en viktig aspekt av alla kvalitetssystem förmågan att arbeta i linje och enligt standardiserade och explicit standard operativa förfaranden (SOPs).
för att säkerställa att du och ditt team arbetar från en formaliserad och samordnad process ökar inte bara produktiviteten utan minskar risken för fel. Medan alla kanske vill göra det rätta, är ofta allas version av den rätta saken sannolikt något annorlunda., Detta innebär att hur en uppgift är klar kommer sannolikt att variera beroende på vem som utför den uppgiften.
om förväntan hos din organisation är att alla ska följa samma regler måste du klargöra vilka dessa regler är. Det bästa sättet att göra detta är att dokumentera dem.
för dem som upplever standardrutiner för första gången, eller arbetar i en liten organisation som vill sätta standardrutiner på plats, har vi sammanställt en lätt introduktion till vilka standardrutiner som är och varför din organisation behöver implementera dem.
Vad är SOPs?,
standard operativa förfaranden (SOPs) är de dokumenterade processer som ett företag har på plats för att säkerställa att tjänster och produkter levereras konsekvent varje gång. Standardrutiner används ofta för att visa överensstämmelse med förordningen eller operativa metoder och för att dokumentera hur uppgifter måste slutföras i din organisation.
ofta när ett företag växer och just har börjat, tenderar VD eller ledningsgrupp att fatta alla interna beslut., När företaget når en viss storlek kan denna form av beslutsfattande begränsa sin kapacitet att växa ytterligare eftersom VD eller ledningsgrupp inte kan fatta alla beslut i lämplig tidsram eller vara involverad i varje aspekt av verksamheten. I det här fallet skulle dina SOPs vanligtvis ta över och fungera som ditt styrande ord. Standardrutiner kan också vara ett effektivt sätt att kommunicera förändringar i hur ditt företag fungerar till dina anställda.
kraven för standardrutiner och deras format kommer att variera från industri till industri., SOP krav kan också bero på vilken typ av verksamhet din organisation bedriver, eller vilka regler ditt företag styrs av. I klinisk forskning är dessa krav exakta.
Varför behöver du SOPs i din organisation?
procedurer är inte en be-all, end-all – lösning-de garanterar inte utmärkt prestanda eller bra resultat. Men vad SOPs kommer att göra är att se till att du har ett strukturerat kvalitetssystem och processer på plats, kvalificerade anställda och en motiverande företagskultur., SOPs, i sin renaste form stöder rätt personer i rätt miljö.
SOPs hjälper dig att utvärdera mer än vad du gör nu men hjälper dig också att bestämma hur du ska gå vidare. Tänk om din organisation vill implementera ny programvara för dokumenthantering.
för att avgöra vilken programvara du ska köpa måste du veta hur dina anställda kommer att använda programvaran och hur den kommer att påverka dina affärsprocesser. Om du har fullständig och grundlig SOPs, kan du använda dem för att utvärdera den nya programvarans styrkor och svagheter., Genom att fullt ut förstå dina nuvarande processer kommer du att göra det bästa valet för dina organisationer.
ett SOP är ett användbart affärsverktyg eftersom det kommunicerar rätt sätt att utföra en aktivitet inom din organisation. Standardrutiner ger dig minst följande:
- konsekvens – den främsta orsaken till procedurer är konsekvens i hur en individ utför en viss uppgift eller aktivitet. Ju mer konsekvent en process är från person till person, desto mindre chans kommer det att finnas kvalitetsproblem.,
- minskning av fel – en skriftlig procedur beskriver en uppsättning instruktioner för att utföra en uppgift. Så länge varje individ inom ditt team utför uppgiften som den är skriven, finns det större chans att minska fel.
- kommunikation – en annan stor anledning till att du behöver SOPs i din organisation är till nytta för kommunikation. Med förbättringar av processer uppdateras driftsförfarandena, och varje uppdatering kräver ny träning. Uppdatering av SOPs ger en metod för att kommunicera processändringar till anställda.,
fördelarna med att ha SOPs i din organisation
att skapa mer struktur i din verksamhet kan dramatiskt förbättra produktiviteten och minska kostnaderna. Inte varje organisation kommer att dra nytta av denna typ av standardisering, och det beror på dig, företagsägaren eller chefen, för att avgöra om det finns arbetsprocesser som kan dupliceras varje dag inom ditt företag och om det är värt att lära dessa processer till anställda genom SOPs.
många stora fördelar kan realiseras genom att standardisera processer och dokumentera formella standardrutiner till din organisation., Här är en bra lista som vi hittade från Sanjay Kumar Jain:
- för att ge människor all säkerhet, hälsa, miljö och operativ information som behövs för att utföra ett jobb ordentligt. Att placera värde endast på produktion samtidigt som man ignorerar säkerhet, hälsa och miljö är kostsamt på lång sikt. Det är bättre att utbilda anställda i alla aspekter av att göra ett jobb än att möta olyckor, böter och tvister senare.
- för att säkerställa att produktionsverksamheten utförs konsekvent för att upprätthålla kvalitetskontroll av processer och produkter., Konsumenter, från privatpersoner till företag, vill ha produkter av konsekvent kvalitet och specifikationer. SOPs specificerar arbetssteg som hjälper till att standardisera produkter och därmed kvalitet.
- för att säkerställa att processerna fortsätter oavbrutna och slutförs på ett föreskrivet schema. Genom att följa SOPs hjälper du till att undvika processavstängningar som orsakas av utrustningsfel eller annan skada på anläggningen.
- för att säkerställa att inga fel uppstår vid tillverkning och andra processer som skulle skada någon i det omgivande samhället., Efter hälsa och miljö steg i SOPs säkerställer mot spill och utsläpp som hotar växt grannar och skapa gemenskap upprördhet.
- för att säkerställa att godkända förfaranden följs i enlighet med företagets och regeringens föreskrifter. Välskrivna standardrutiner bidrar till att säkerställa att statliga föreskrifter är uppfyllda. De visar också ett företags goda avsikt att fungera korrekt. Underlåtenhet att skriva och använda rätt SOPs kommer bara att signalera statliga tillsynsmyndigheter att ditt företag inte är allvarligt om överensstämmelse.,
- för att fungera som ett träningsdokument för att undervisa användare om processen för vilken SOP skrevs. Grundliga SOPs kan användas som grund för att tillhandahålla standardiserad utbildning för anställda som är nya till ett visst jobb och för dem som behöver omutbildning.
- att fungera som en checklista för medarbetare som observerar arbetsprestanda för att förstärka korrekt prestanda. Processen att aktivt bry sig om medarbetarna innebär att en arbetare coachar en annan i alla aspekter av bra arbetsprestanda., När man beskriver de korrekta förfarandena i en bra SOP kan någon medarbetare använda den SOP för att coacha en annan och hjälpa till att förbättra arbetsförmågan.
- att fungera som en checklista för revisorer. Revision jobbprestanda är en process som liknar den observation som nämnts tidigare, men det brukar innebära registrering. SOPs bör fungera som en solid grund när man utvecklar detaljerade revisionskontrolllistor.
- för att fungera som en historisk post för hur, varför och när steg i en befintlig process. Detta ger en faktisk grund för att revidera dessa steg när en process eller utrustning ändras., När människor flyttar från jobb till jobb inom och mellan företag försvinner oskrivna kunskaper och färdigheter från arbetsplatsen. Korrekt underhållna skriftliga SOPs kan krönika den bästa upplevelsen som kan tjäna nya arbetare när äldre går vidare.
- att fungera som en förklaring av steg i en process för granskning i olycksutredningar. Även om olyckor är olyckliga, se dem som möjligheter att lära sig att förbättra villkoren. En bra SOP ger dig en grund för att börja utreda olyckor.,
Takeaway
redo att automatisera hela livscykeln för dina kontrollerade dokument och skapa dina SOPs? Du kan vara intresserad av att ladda ner vårt it SOP Template starter pack för att hjälpa till att beskriva vad du behöver för att behålla kontrollen och efterlevnaden av reglerna. Montrium erbjuder också en SOP skriv-och granskningstjänst för att säkerställa överensstämmelse med de nuvarande GXP-kraven.,
för att alla dina standardrutiner ska hanteras på ett ställe kommer vårt elektroniska kvalitetshanteringssystem quality Connect med en SOP – hanteringsmodul som är utformad för att hantera alla kontrollerade dokument som ingår i ditt kvalitetssystem. Enkel åtkomst, centraliserad distribution och intuitiva arbetsflöden säkerställer att kvalitet och överensstämmelse är kärnan i din verksamhet.