hålla dina kunder nöjda? Det är den lätta delen av att driva ett kafé. Upp till 60 procent av kaféerna och de små restaurangerna ligger nära under sitt första öppningsår, av skäl som marknadsmättnad, otillräckligt kapital, bristande branscherfarenhet och brist på affärsplanering.
Så, hur kan du planera för ekonomisk framgång som Kafé ägare? Vilka är de vanligaste ekonomiska misstagen och hur kan du undvika dem?,
jag pratade med Jim Starcev och Mark Calhoun av PerfectCube och Chris Deferio av Nycklarna till Butiken podcast för att få deras råd. Jim och Mark presenterar på reella nummer i ditt Café: den finansiella sidan av att driva ett framgångsrikt företag på Coffee Fest New York 2019 i Mars 3rd till 5th, medan Chris presenterar på topp 10 sätt att förlora anställda. (Du kan boka din biljett här.)
dessa samtal är en del av en rad fria och betalda workshops i Coffee Fest s affärsverksamhet spår., Ämnen inkluderar företagsägare Bootcamp, prissättningsstrategier och skär avfallet & spara pengar. Den internationella restaurangen och Foodservice Show i New York äger också rum tillsammans med Coffee Fest.
Här är vad Jim, Mark och Chris hade att säga om att driva ett ekonomiskt hälsosamt kafé.,
Du kanske också gillar caféägare, så här diversifierar du dina erbjudanden& öka dina vinster
döm inte din lönsamhet efter din popularitet.
förstå dina kostnader & vinster
det är en sak att känna till dina cortados från dina piccolos, men vet du skillnaden mellan dina fasta och rörliga kostnader? Som caféägare hjälper förståelsen av kostnader och vinstmodeller dig att forma din affärsplan.,
denna kunskap är också användbar vid diskussion av tvister och lagstiftning, vid samråd med en revisor och vid beslut om du ska investera i ny utrustning eller öppna en ny webbplats. Viktigast, det hjälper dig att isolera vilka faktorer du behöver fokusera på eller effektivisera för att öka din lönsamhet.
”Tack och lov har kaffe ingen speciell terminologi att tala om när det gäller affärsmått”, säger Chris. ”Det betyder att du kan prata med någon om att skapa ett bra system av mätvärden för att spåra i din butik och det kräver ingen översättning alls.,”
Så här är några vanliga finansiella villkor som du bör känna till:
vinstmarginal: det belopp med vilket intäkterna från försäljningen överstiger kostnaderna. När du överväger att lägga till en produkt, bör du faktor i kostnaderna för material, avfall och arbetskraft. Detta gör att du kan prissätta produkten så att alla dessa kostnader är tillräckligt täckta.
din resultaträkning (PnL) jämfört med din balansräkning: båda dessa är finansiella rapporter som företag utfärdar regelbundet för att visa sin verksamhets finansiella hälsa., I en resultaträkning delas intäkter, kostnader och kostnader upp under en viss tidsperiod. En balansräkning är ett register över ett företags tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.
kostnad för sålda varor (Kuggar): de direkta kostnaderna för produktion av varor som säljs i ett företag. Detta inkluderar kostnaden för de material som används samt de direkta arbetskostnaderna.
Prime kostnader: den direkta kostnaden för en produkt, som står för material och arbete som är involverade i produktionen, exklusive fasta kostnader., Jim säger, ” Jag gillar prime kostnader som ett nummer eftersom det är dina två variabler som du styr-kuggar och arbetskraft.”
variabel kontra fasta kostnader: fasta kostnader inkluderar ofta hyra, byggnader, maskiner etc. Rörliga kostnader är de som varierar med produktionen. ”Din variabel kostar vad dina kuggar och dina arbetsförhållanden är”, säger Jim. ”Din fasta kostnad är din hyra och din totala beläggning kostnader. de tre förarna för att avgöra om ditt kafé gör eller inte, i de flesta fall.,”
matkostnader: hur mycket det kostar dig i råvaror för att göra en maträtt i procent av hur mycket intäkter du genererar från det objektet. Detta hjälper dig pris din meny på lämpligt sätt. ”Det är också ett sätt att du kan våga spåra avfall”, säger Jim. ”Jag vet exakt vad ett objekt ska kosta mig att göra; Jag vet att det här är hur mycket av vi sålde. mina ideala matkostnader var 22%, och mina faktiska Kuggar var 24%, jag vet att jag har exakt 2% av avfallet.”
avkastning på investeringar (ROI): ett mått på vinst/förlust som genereras på en investering i förhållande till hur mycket pengar som investeras., ”Du vill se till att varje affärsbeslut du gör-köpa en utrustning, diskontering etc. – kommer att vara värt det och om du ska få din investering tillbaka på varje dollar du spenderar, säger Mark.
kostnad för tillväxt: kostnaden för att finansiera din egen tillväxt och expansion, vanligtvis upprätthålls under en tidsperiod.
ett upptaget café kan fortfarande misslyckas om det missköter sina vinstmarginaler och kostnader.,
krig mot avfall
spårning, hantering och minimering av avfall är en viktig del av ekonomisk framgång. Men vad ska du fokusera på att minska avfallet, särskilt av bulkförstöring som kaffe, mjölk och i vissa fall mat?
alla mina intervjuade är överens om att det är viktigt att hantera ditt lager väl. ”Du bör hålla reda på lageromsättningen och basera hur mycket du har på hyllan på hur snabbt du kan flytta den”, säger Chris. ”Overstocking lagerskåpet kommer att binda upp alla dina pengar som kan användas för att tjäna andra behov i caféet när de kommer upp.,”
”lagerhantering, det finns bara många nyanser du verkligen måste förstå, särskilt” vad är hållbarheten för alla mina produkter?””tillägger Jim. ”Om mina bakverk varar två dagar, har en veckas leverans av bakverk är ett mycket stort misstag; kaffe varar två veckor, men bär två månaders värde är ett problem.”
Chris säger, ” Håll reda på hur snabbt du går igenom en fem lb väska på bar, och detaljhandeln påsar också.”När det gäller att återställa baren, titta på dina butikshyllor för påsar som åldras för kundförsäljning (två veckor är en bra allmän regel)., Brygg sedan kaffet på din bar istället för att beställa en ny fem pund påse med samma bönor.
”det värsta som kan hända är att du slutar med ett ton kaffe som är för gammalt för att brygga på baren eftersom du inte kan flytta det och sedan sluta donera det eller ge bort det”, betonar Chris.
dessutom är det viktigt att balansera vilken lagring som kostar dig jämfört med vad det kommer att kosta dig att alltid behålla en fräsch och mager inventering. ”Du vill inte ha för mycket inventering om det inte sparar mer pengar på lång sikt”, säger Jim.,
till exempel kan det finnas en leveransavgift för din mjölk. ”Om jag betalar en leveransavgift och plötsligt hitta mjölk kommer att kosta $ 5 en gallon kontra $ 3 en gallon varje gång jag gör detta, jag plötsligt börja tänka, Jag kunde göra en leverans i veckan,” säger han.
vet hur mycket mjölk du behöver ha i lager – och hur mycket som hälls ner i diskbänken.
känna igen dina dolda Bemanningskostnader
det är relativt enkelt att spåra de flesta produktförluster., Men vad händer när du slösar bort saker som är antingen mindre konkreta eller svårare att isolera? Kan du spåra hur mycket dessa faktorer indirekt äter i din vinstmarginal? Vad är några av dessa dolda kostnader och hur mildrar du dem efter bästa förmåga?
vissa dolda kostnader orsakas av brist på personalutbildning. Kostnaderna kan stiga till följd av dålig portionskontroll – små mängder mjölk, mat och kaffe lägger upp över tiden., ”du får någon att göra en latte och så mycket mjölk som de behöver och ånga den, fylla koppen och… det finns två eller tre uns kvar som bara dumpas ner i diskbänken”, säger Jim.
”saker som beror på brist på träning och därför ringer noggrannheten in, brygger för mycket, back-up bryggt kaffe, bryter servicefartyg, inte håller med förebyggande underhåll av utrustning etc.”, tillägger Chris. Svaret, säger han mig, är att träna dig själv och din personal att vara kunnig, detaljerad och avsiktlig.,
”personalkostnader är en av de största faktorerna att tänka på när man tittar på lönsamheten i en butik”, betonar han. ”Utbildningspersonal måste följa ett robust ombord system som investerar betydligt up-front för att korrekt utrusta baristas för framgång på lång sikt. Minska kostnaderna genom att skära utbildning fungerar aldrig på lång sikt.”
bra personalutbildning kan resultera i effektiv användning av tid och resurser bakom baren.,
schema Smart
en annan vanlig skyldige är overstaffing, som Chris skämt är en dold kostnad som inte är riktigt så dold. ”Ägare tror ibland aldrig att titta på antalet personer på ett skift eftersom deras arbetsflöde är byggt runt ett visst antal”, säger han. ”Men om siffrorna inte motiverar tre personer måste du anpassa och anpassa dig.”
”När människor är upptagna, tenderar de att överschemat början och slutet av,” Jim tillägger. ”Men … om det är 15 minuter framför, och 15 minuter bakom, det är 30 minuter. 30 extra minuter för tre personer som arbetar 1,5 timmar., Om det händer fem gånger under veckan … det gör en enorm skillnad för dig.”
markera också varningar mot att låta dina känslor diktera dina bemanningsnivåer när som helst. ”Vi har sett det här mycket: innan de blir upptagna och strax efter att de är upptagna, håll personalnivåerna höga eftersom de känner sig upptagna, men de är verkligen inte”, säger han. ”De måste börja låta folk gå hem.”
detta kan vara svårt av ett antal skäl, särskilt för små kafé ägare., Ofta har ägare och baristas ett förhållande som gränsar till vänskap, och ägarna vet att deras personal behöver timmarna. Dessutom kan det finnas lagar på plats som begränsar arbetsgivare från att skära timmar som tidigare har kontrakterats.
dessutom har skärningstimmar den negativa effekten av att öka personalens missnöje. Detta skulle kunna förvärra omsättningen i en bransch som redan är ökänd för sin höga personalomsättning.
lösningen, Mark och Jim think, är smart och prediktiv schemaläggning., Detta gör det möjligt för personalen att förutsäga upptagen och tysta perioder, och tillåter ägare att vara transparent om när baristas kan förväntas stanna längre eller lämna tidigare. Det möjliggör en större flexibilitet för att mildra dolda arbetskostnader.
dessutom kan rättvis ersättning, tydliga kommunikationskanaler och en kultur som både bryr sig om och utmanar anställda att växa minska omsättningen.,
Läs mer i hur du håller dina bästa Baristas från att sluta
tomma tabeller och ingen rad betyder färre anställda behövs bakom baren.
hantera dina menyer & prissättning
oavsett hur effektivt ditt kafé körs kommer du fortfarande att misslyckas om du inte har en tillräcklig vinstmarginal per objekt eller en meny som drar in kunder.
enligt Chris är det viktigt att din butik erbjuder variation – men inte så mycket att du hamnar offra kvalitet., ”Det finns häftklamrar som människor kommer att komma in för dagligen, som kaffedrycker, bönor och te”, säger Chris. Dessa är dina viktigaste affärsdrivrutiner och måste vara både hög kvalitet och mycket lönsam.
”erbjuder inte för mycket för att försöka behaga alla. Du kommer inte,” råder Chris. ”Håll det enkelt och utmärkt.”
men inte pare din meny ner för mycket: det är fortfarande en bra idé att erbjuda mervärde objekt, som mat, som också lockar människor. Du kan också välja att sälja detaljhandeln.,
som en allmän regel anser Chris att den acceptabla vinstmarginalen för drycker bör vara cirka 70% efter factoring i alla materialkostnader. För detaljhandeln, rekommenderar han fördubbling vad du betalat till att börja med och sedan lägga till lite mer för att dra nytta av försäljningen.
När du överväger din prisstrategi betonar Jim och Mark att det också är viktigt att implementera små stegvisa prishöjningar minst årligen. ”Det är bara ett hälsosamt sätt att driva ditt företag”, säger Jim.
”det har nästan ingen effekt på att du förlorar kunder., De flesta kaféer är rädda för prishöjningar eftersom det finns en ilsken kund och de oroar sig för att alla tänker på det sättet. Men sanningen är att 95% av dina kunder förmodligen inte ens märker.”
Jim och Mark berätta om en av sina kunder som använde PerfectCube teknik: kunden höjde sina priser 5% och, som ett resultat, förlorade 1% av sina kunder. Detta resulterade dock fortfarande i ytterligare us $ 1,300 vinst.,
”vad vi försöker visa är att även om du gör upprörd 1% av dina kunder och de kommer aldrig tillbaka-vilket inte kommer att hända – vet du att du fortfarande kommer att tjäna mer pengar eftersom det är hur vinstmarginaler fungerar”, säger Mark. ”Vi vill att folk ska förstå att det är säkert att höja priserna i små steg, att göra det årligen.”
Chris varnar för frestelsen att priset är lågt för att locka till sig mer affärer. ”Detta kommer att döda dig i slutet”, säger han. ”Du behöver vinst för att upprätthålla affärer och växa., Pris vad du behöver för att göra tillräckligt med vinst så att du kan tjäna dina kunder väl in i framtiden.”
överväga prissättning upp bästsäljande objekt eller säsongsartiklar. Mark rekommenderar kanske binda prishöjningar med en kampanj eller förändringar i säsongen. Och han betonar, ” de flesta kunder antingen aldrig märker, eller de bryr sig inte, eftersom de förstår kostnaderna går upp.”
Välj din meny och priser noggrant för att säkerställa hälsosamma vinstmarginaler.,
beräkna din ideala butik storlek& Layout
slutligen, din butik layout och storlek har en direkt inverkan på din ekonomiska framgång. Att undvika flaskhalsar och frustrerande designelement är avgörande eftersom dessa faktorer kan göra att människor söker kaffe någon annanstans. Ditt kundflöde ska vara intuitivt och smärtfritt från början till slut.
produktplacering är också viktigt. Detaljhandeln måste vara i iögonfallande områden där människor naturligt samlas och ser, till exempel när de först gå in, medan de väntar i linje, och i registret.,
om du har en större butik, kommer du sannolikt att betala mer i omkostnader. Designa ditt café för att ge dig (åtminstone) det genomsnittliga antalet kunder dagligen som du behöver vinst är avgörande. Tänk inte bara det optimala antalet omslag, eller kunder som beställer och konsumerar mat och dryck, men också din kundomsättning.
du vill inte att ditt kafé ska känna sig så full att det vänder kunder bort. Du vill inte heller ha för många omslag i förhållande till dina bemanningsnivåer, vilket kan vara skadligt för kundservice.,
” För detta behöver du veta eller projicera vad varje kund spenderar eller behöver spendera”, säger Chris. ”Du kan hitta rapporter om det genomsnittliga antalet försäljningar, genomsnittligt biljettbelopp och genomsnittligt antal varor som köpts på baksidan av de flesta POS-system.”
den hastighet med vilken du vrider över dina tabeller kan påverka butiksstorleken du behöver för att tjäna pengar.
att driva ett ekonomiskt lönsamt café handlar inte bara om bra branding, gott kaffe och en bra kundupplevelse., Det handlar också om noggrann planering, förstå dina vinstmarginaler och minska dina kostnader. Så se till att du verkligen vet ditt företag. Räkna ut hur mycket du behöver göra, hur mycket du behöver tjäna, och hur mycket lager och personal du verkligen behöver.
eftersom kunskap och planering verkligen är nyckeln till framgång i cafébranschen.
hittade det här användbart? Kolla in Café ägare, så här diversifierar du dina erbjudanden & öka dina vinster
Observera: den här artikeln har sponsrats av Coffee Fest., Anmäl dig till Coffee Fest New York här eller se framtida händelser i USA här.
vill du läsa fler artiklar så här? Anmäl dig till vårt nyhetsbrev!