fakturor är ofta det första och ibland det sista dokumentet som går till kunden. Så vi måste göra ett gott intryck när vi skickar fakturor. Bortsett från de obligatoriska saker som Klientnamn och objekt Detaljer, en faktura bör innehålla olika andra viktiga element.
ett av elementen är – betalningsvillkor.,
När det gäller att starta ett företag eller hantera ett befintligt företag effektivt, är det mest kritiska elementet ställa in fakturabetalningsvillkor tydligt.
ironiskt nog är det också den minst störda delen. Även om alla företag ställer in sina betalningsvillkor, de inte utarbetas korrekt på fakturor. Som ett resultat kan operativa problem som-dåliga betalningar från kunder, rättsliga konsekvenser, oönskade betalningsuppföljningar och många sådana problem uppstå.
många gånger, även efter att ha utarbetat villkor på försäljningsfakturor, står en entreprenör inför problem., Det händer på grund av bristen på korrekt eller ofullständig utarbetande av standardvillkor.
i den här artikeln ser vi hur du skriver vanliga fakturabetalningsvillkor medan du skickar räkningar till dina kunder. Lär dig också om de viktiga element som måste täckas som garanti, förskottsbetalningar, returpolicy, sena betalningsavgifter och mycket mer. Vi tittar på de bästa metoderna för att skriva termer tillsammans med några exempel.,
behov av villkor på fakturor
det är inte bara att situationen blir besvärlig för affärsmannen eller tjänsteleverantören, kunden går också igenom en dålig upplevelse. Tydligt definierade villkor ger tydlighet i många aspekter för båda parter:
1) Bättre förståelse
När villkor definieras håller tjänsteleverantören betalningsvillkoren tydliga. Det blir till exempel lätt att förstå om betalningen kan göras med kreditkort eller inte. Eller, för den delen, Vad är straffet om betalningen är försenad.,
2) reglerar lagar
det specificerar också jurisdiktioner och reglerar lagar och myndigheter vid eventuella tvister i betalningar.
3) smidiga operationer
När betalningsperioden eller villkoren är definierade är kunden medveten om hur länge betalningen behöver avvecklas. På samma sätt planerar entreprenören sin budget enligt förfallna betalningar som hjälper henne att cirkulera pengarna i verksamheten, som är avgörande för hennes lönsamhet.,
4) konsekvenser vid bristande efterlevnad
standardvillkoren definierar konsekvenserna av bristande efterlevnad av betalningar. Till exempel, om betalningen är försenad, debiteras en ränta på 10% per månad.
bästa praxis för att skriva Fakturavillkor
det finns många små och kritiska aspekter av att skriva en bra och fullständiga villkor på försäljningsfakturor, till exempel:
- användning av enkla, artiga och enkla språk.
- nämna fullständiga uppgifter om företaget och kunden.,
- fullständiga uppgifter om produkten eller tjänsten, inklusive skatter eller rabatter.
- referensnummer eller fakturanummer.
- nämna betalningsläget.
dessutom finns det bästa praxis som när de följs eller används kan göra saker enkelt och snabbare. Dessa är:
1) försäljningsvillkor
tydlig avgränsning av försäljningsvillkor kommer att utplåna eventuell risk för missförstånd eller oenighet från någon av parterna., Därför är det av yttersta vikt att nämna försäljningsvillkoren som-kostnad, kvantitet, enda enhetskostnad, leveransdatum eller tid för service, betalningsmetod eller kredit, om någon.
detta är viktigast vid gränsöverskridande transaktioner eller erbjudanden. Att nämna ”ansvaret” för internationella skatter, tullar eller någon annan förordning gör betalningsprocessen problemfri.
2) betalning i förskott
det är en av de vanligaste betalningsvillkoren, där tjänsteleverantören begär fullständig eller partiell betalning före leverans av produkt eller tjänst., Detta är vanligt inom tjänstesektorn och följs för att undvika efter försäljning utebliven betalning återhämtning. Det praktiseras för att undvika utgifter utanför fickan för att avsluta projektet.
vanligtvis skrivet som ”PIA”, det måste införlivas om följt av affärsföretaget och på samma sätt borde kunden se upp för sådana saker som nämns på affären.
3) omedelbar betalning
tjänsteleverantören kräver betalning omedelbart efter leverans av produkten eller tjänsten. Det kallas ofta ”kontant vid leverans” (COD), eller ibland betalas vid mottagandet., I avsaknad av överensstämmelse med termen tas affären eller leveransen som avbruten eller ogiltig.
att nämna denna term eller villkor är viktigt eftersom kunden kan vara irriterad om ett sådant villkor inte nämns.
4) Net 7, Net 10, Net 30
det finns villkor för förskottsbetalning när kunden erbjuds kredit. Det nämns som ”Net 7” eller ”Net 30″, vilket innebär att betala förfallodagen efter sju eller trettio dagar från dagen för försäljningsräkningen. Termen gör det klart för kunden”när betalningen är förfallen”. Men ibland kan det skapa förvirring om” termen ” inte är tydlig för honom., Det rekommenderas därför att sätta det över på ett av de andra exakta sätten som – ” Vänligen gör betalningen efter 7 dagar av fakturadatumet ”eller helt enkelt”Dag 7”.
många gånger incitament erbjuds kunden för att Pre-pone betalningen genom att sätta in som ”2/5 Net 7”. Det står för – ”betala om fem dagar och få 2% Rabatt”. Undvika sådan representation och skriva ”vänligen betala inom fem dagar och spara 2 procent” gör en bättre inverkan.,
5) garantivillkor
fakturan måste belysa Garantivillkoren för produkten eller tjänsten och måste ange antalet dagar efter vilka garantin inte är tillämplig. Det bör också ange när garantin är ogiltig och / eller tydligt nämna att garantin inte betyder att produkten returneras. Garantivillkoren måste bifogas fakturan. Vanliga garantivillkor är:
- produkter som skadats under transiteringen omfattas inte av garantin.
- produkten har 90 dagars garanti Om inget annat anges.,
- produkten bär endast tillverkarens garanti och ingen retur eller utbyte kommer att underhållas.
6) Retur-eller ersättningspolicy
alla småföretag måste införliva returpolicyn, särskilt om den är i detaljhandeln. Antalet returer eller återbetalningspolicyn bestämmer populariteten för din produkt eller dina tjänster. Samtidigt, du kan skydda dig från faux påståenden och order.
dessa villkor kommer också att minska dina sannolika förluster på grund av returer eller återbetalningar., Några av de urvalsvillkor som kan införlivas i din faktura är –
- alla produkter som returneras för återbetalning / ersättning eller utökad kredit måste returneras i ”säljbar” skick med originalförpackning.
- 10% utsättningsavgifter är tillämpliga på alla icke-defekta ersättare.
- om en skadad produkt eller objekt tas emot vänligen kontakta vårt avgiftsfria nummer-1800-328-XXXX.,
7) sena betalningsstraff
för att förbättra förhållandet mellan leverantören och kunden är det av yttersta vikt att utbilda kunden om försenade betalningar och deras efterföljande konsekvenser. Det är ingen skada att nämna de sena betalningsvillkoren i ditt avtal som –
- de påminner kunden om förfallodagen.
- kompensera din ekonomiska kostnad på grund av förseningar.
- förbättrar den totala betalningstiden och processen.,
några exempel på villkor& villkor på ett artigt sätt är:
om något fakturerat belopp inte tas emot av företaget, vid det angivna förfallodagen, då utan att begränsa företagets rättigheter, kommer följande att vara tillämpligt.
- dessa avgifter kan tillfalla sen ränta @ 2% av det utestående saldot per vecka, eller den högsta ränta som tillåts enligt lagen, beroende på vilket som är lägre.
- vi kan villkora framtida avtalsförnyelser/Förnyelser av tjänster eller avbryta våra tjänster till dig tills ett sådant belopp betalas i sin helhet.,
grundläggande villkor att komma ihåg
några andra villkor och deras korta former som ska hållas i åtanke är:
– EOM: slutet av månaden
– CWO: kontanter med Order
– CND: kontanter nästa leverans
– CBS: kontanter före leverans
slutliga tankar
skillnaden mellan att utföra en bra eller dålig verksamhet ligger i hur du handskas med dina kunder och kunder. Detta står sant när du fakturerar. Se till att du är artig när du utarbetar dina fakturavillkor, håll dem korta och enkla, tydliga när det gäller priser och skatter och erbjuda mer än ett betalningsalternativ.,
dess starkt föreslog att använda en bra fakturering programvara som kan ta hand om fakturaformat. Till exempel, i ProfitBooks, kan du ställa in Villkoren en gång och det kommer att visas på alla fakturor automatiskt.
Börja Skapa Fakturor Med ProfitBooks