Den ultimata guiden till RFPs

har du fått i uppdrag att skapa en begäran om förslag, eller en RFP?

oavsett om du inte har någon aning om vad det är eller inte har skrivit en på ett tag, kan dagens guide hjälpa till.

vi dyker in i detaljerna i vad en RFP faktiskt är, varför du kanske behöver en, och hur du skapar din allra första idag.

för att börja, bör du förstå vad alla dessa bokstäver betyder även.

När ditt företag har ett nytt (ofta stort) projekt, eller ett som är mer komplext och kräver lite outsourcing, kan en RFP hjälpa dig att få jobbet gjort rätt första gången.,

RFP doc blir ett sätt för dig att snabbt avslöja styrkor och svagheter potentiella leverantörer i förhållande till ditt projekt utan att behöva spendera för mycket av din tid på jakt efter dem själv.

RFPs kan också ge dig en smygtitt i olika strategier som du kanske inte har övervägt eftersom varje leverantör kommer att inkludera sin egen unika handlingsplan tillsammans med sitt bud.,

och du har den här informationen innan du någonsin måste åta dig till säljaren.

Tänk på att detta inte ska förväxlas med en RFQ.

RFP vs. RFQ

en RFQ, eller begäran om offert, är något annorlunda än en RFP eftersom det bara är själva citatet. Här, företag värva flera pris citat från olika leverantörer att jämföra tjänster baserade på priset ensam. Medan en RFP innehåller en prisuppgift (tillsammans med flera andra detaljer), detaljerar en RFQ inte något annat än pris.

i motsats till en RFP är en RFQ en begäran om offert eller offert.,

Så här förstår du skillnaden:

medan du tekniskt får en offert i en RFP får du också information som handlingsplanen, tidslinjen för slutförande, leveransschema och listan över tjänster som tillhandahålls också.

men med en RFQ får du bara citatet själv för tjänsten eller produkterna du är intresserad av att köpa.

i de flesta fall räcker det inte att jämföra citat för att se om en potentiell leverantör är rätt lämplig för ditt företag, varför en RFP är mer lämplig i dessa situationer.,

RFP-processen förklarade

innan potentiella anbudsgivare kan lämna in sina förslag måste en RFP utarbetas av det företag som begär arbetet. (P. S. Vi visar dig hur du gör det senare i den här guiden)

detta ger potentiella entreprenörer en bättre uppfattning om vad ditt företag letar efter.

När din RFP skickas ut kan entreprenörer eller leverantörer granska den och skicka in sina bästa bud för att konkurrera om jobbet.,

i dessa förslag innehåller leverantörerna i allmänhet följande:

• en handlingsplan för hur de ska lösa problemet
• en tidslinje över vad du kan förvänta dig
• all nödvändig bakgrundsinformation
• hur mycket de förväntar sig att hela projektet ska kosta

i vissa fall kan budgivarna komma tillbaka och säga att specifika komponenter i RFP måste justeras baserat på deras erfarenhet i branschen.,

vid denna tidpunkt kan du antingen granska deras feedback och skapa en ny RFP för att justera för ändringarna, eller så kan du lämna originalet som det är och ha det i åtanke när du överväger de andra inlämnade buden.

När du får alla förslag kommer det att vara nästan enkelt att jämföra var och en och bestämma vilken leverantör som passar bäst för ditt företag.

av högen med budgivare vill du begränsa detta till en handfull av dina topp tre, fem eller 10 favoriter att överväga, beroende på hur många du får eller är intresserad av.,

härifrån vill du spendera tid på att granska potentiella leverantörer ytterligare för att bestämma vem som verkligen passar perfekt för jobbet.

vissa företag kan begära ytterligare ett bästa och sista erbjudande från sina främsta leverantörer efter att de har startat denna förhandlingsprocess för att säkerställa att de inte bara får rätt person eller företag för jobbet, men till rätt pris också.

Även om detta kan låta som ett extra steg, det är en som kan spara pengar, tid och huvudvärk på vägen.

men detta leder oss också till en stor fråga: är allt detta verkligen nödvändigt?,

kan du inte bara spendera tid på att granska två eller tre leverantörer på egen hand?

som du ser härnäst är den rutten definitivt inte i ditt bästa intresse.

varför utfärda en begäran om förslag?

låt oss kortfattat jämföra dessa två scenarier:

• alternativ #1: spendera tid att hitta den perfekta leverantören på egen hand.
• alternativ #2: Använd en RFP för att få potentiella leverantörer att komma till dig.

välj den första rutten, och du kommer förmodligen att använda dina medarbetare, vänner och nätverksgrupper för att hjälpa till att begära eventuella hänvisningar till jobbet.,

eller så kan du utföra en Google-sökning för att kolla in de bästa leverantörerna i ditt område.

När du har granskat webbplatsen för en möjlig kandidat för jobbet, kommer du att skapa det perfekta meddelandet för att nå ut och lära dig om de ens kan hjälpa till.

då måste du förklara detaljerna i ditt projekt och du kan eller kanske inte be dem att lämna in ett förslag innan du bestämmer dig för att välja dem för ditt projekt.

det är inte en komplicerad process, men nämnde vi att du måste upprepa det för varje lovande hänvisning eller leverantör du stöter på?

Föreställ dig hur lång tid det kommer att ta!,

tänk om dessa potentiella entreprenörer redan visste dina projektuppgifter och de kom tillbaka med sin bästa handlingsplan och ett formellt bud för dig att granska?

så istället för att behöva förklara dina behov varje gång, skulle du helt enkelt beskriva det en gång och skicka ut det till massorna.

och för att spara ännu mer tid, skulle det vara upp till potentiella entreprenörer — inte du — att nå ut.

RFP-rutten ger dig också en smygtitt i varje leverantörs verkliga handlingsplan, inte den som de pratar dig in i via telefon eller personligen.,

eftersom potentiella kandidater måste lämna in ett formellt bud måste de spendera tid med att beskriva lösningen och verkligen arbeta igenom problemet till hands.

och om de inte gör det, har du ett enkelt sätt att sålla ut leverantörer och skära igenom stapeln av alternativ ganska snabbt.

men för att komma till den här punkten kan du inte göra detta nästa misstag.

här är vad man inte ska göra med en RFP

om du vill hitta rätt leverantör måste din RFP vara specifik.

endast fråga ”ja” eller ”nej” frågor kommer inte att få dig någonstans.,

det är därför du måste skapa specifika frågor som kräver tankeväckande svar.

försök använda meningar som liknar dessa:

• kan du dela ett exempel på hur du har löst detta problem eller en liknande för ett annat företag? Har du stött på några oförutsedda vägspärrar? Vad skulle du göra samma eller annorlunda den här gången?

• med din föreslagna omdesign, hur lång tid skulle det ta en icke-teknisk kunnig person att fylla i det nya registreringsformuläret? Hur mycket tid uppskattar du att detta kan spara?

med dessa tips i åtanke är du redo att utarbeta din första RFP.,

hur man skriver en RFP

här är den grundläggande strukturen för en RFP och vad du ska inkludera i din:

projektöversikt

innan du går in i detaljerna i ditt företag, bör du ge en kort introduktion till själva projektet så att leverantörer vet direkt om det är något värt att bjuda på.

din företagsbakgrund

det här borde inte vara en lång historia för ditt företag. Snarare bör det ge entreprenörer en bättre uppfattning om vad ditt företag gör och vem du tjänar som en målgrupp.,

målen för ditt projekt

tydligt identifiera vad du hoppas kunna åstadkomma med detta projekt och vad du ser som en ”vinst” så att alla är på samma sida.

projektets omfattning

detaljerna i projektet är väsentliga i en RFP. På samma sätt som du inte vill använda vaga frågor, kommer ett vagt projekt omfattning inte hjälpa dig att hitta rätt leverantör heller.

spendera tid verkligen beskriver ditt projekt omfattning så det finns inga överraskningar senare.,

target Deliverable Schedule

Även om dina tidsfrister inte är super snäva, bör du fortfarande ha ett mål deliverable schema i åtanke. Detta måste ingå i din RFP så potentiella leverantörer kan korrekt mäta om de har resurser och bandbredd för att slutföra jobbet i tid.

möjliga vägspärrar

göm inte dina befintliga eller potentiella problem under den ökända mattan om du vill att de ska försvinna. En framgångsrik RFP är uttryckligen klart om eventuella tekniska problem eller eventuella vägspärrar, till exempel: har du att göra med anpassad kodning eller en föråldrad plattform?, Har ditt team begränsade resurser?

genom att förklara dessa på framsidan kommer potentiella leverantörer att veta exakt vad de kommer in i.

Du kommer också naturligt att rensa ut entreprenörer som inte kan hantera uppgiften på grund av dessa begränsningar.

men du kommer också att ansluta till företag som vet hur man arbetar kring dessa vanliga problem med skicklighet och finess.

Kom ihåg att det är mycket bättre att ta reda på detta nu än efter att du har accepterat budet och börjat arbeta.

budgetbegränsningar

det är också viktigt att vara direkt med din budget också., Ju mer du kan eliminera överraskningar, desto bättre för alla inblandade parter.

vad du letar efter hos potentiella leverantörer

ett annat sätt att minska eller eliminera överraskningar är att förklara exakt vad du letar efter hos potentiella entreprenörer.

allt du behöver göra är att beskriva vad som betyder mest för ditt projekt (dvs. tid, lösning, budget etc.) och visa hur du kommer att utvärdera sina förslag baserat på det.

vi visar dig hur det här görs snart, men innan vi gör det finns det ytterligare en sak att lägga till här:ett RFP-brev.,

precis som ett följebrev för ett CV, skapar ett RFP-följebrev en professionell bild för ditt varumärke och anger tonen för potentiella leverantörer. Det signalerar att de bör ta förslaget och projektet på allvar.

den goda nyheten är att det finns ett antal verktyg för att skapa RFP enklare och mindre stressande än du inbillar dig.

Proposal Software Tools to Help You Manage RFPs

i den här artikeln beskriver vi 10 verktyg som hjälper dig att hantera och skapa professionella förslag på kortare tid.,

för dagens ändamål är följande fem verktyg bra ställen att komma igång:

RFPIO

RFPIO löser problemet med att svara på RFP, från projektledning till samarbete, att integrera med annan programvara. Deras lösning inkluderar rapportering instrumentpaneler, auto-response funktioner, och automatiserad generation av proaktiva förslag inifrån CRM. RFPIO innehåller också ett intelligent svarsbibliotek som förvandlar tidigare RFP-svar till on-demand-intelligens som ger intäktsgrupper med företagsinnehåll till hands varhelst arbetet utförs.,

och vad är bättre? RFPIO har en integration med HubSpot som kommer att automatiskt synkronisera dina RFP med din portal, vilket gör det enkelt att dela information med ditt team.

PandaDoc

för att skapa anpassade RFP med ditt eget varumärke, överväga att använda förslagsprogramvaran PandaDoc.

Här kan du ställa in din första RFP inom några minuter och även samarbeta med teammedlemmar med hjälp av realtidsuppdateringar i själva dokumentet.,

Nusii

i likhet med andra förslag programvara på marknaden, Nusii använder en dra och släpp editor som gör att bygga RFPs en bris — speciellt för nybörjare.

Tack vare sin rena, moderna, enkla design är det också väldigt lätt att räkna ut också.

en av de mest användbara funktionerna i Nusii använder den för att omarbeta befintliga RFPs för att spara tid. Bara kopiera innehållet från en RFP du gillar och redigera information för att passa din nya begäran.

Loopio

hur planerar du att organisera alla svar på dina RFP?,

en enastående funktion med Loopio är dess RFP response library, vilket ger dig omedelbar tillgång till alla dina svar från tidigare RFP. Detta sparar dig besväret att gräva runt för att hitta vad du behöver i en fullsatt inkorg.

deras magiska funktion kommer även att hjälpa dig att fylla ett svar automatiskt om det verkar som om det liknar det du redan har gjort.

Plus, Du kan hantera hela din RFP-process-inklusive att skicka automatiserade svar-och samarbeta med ditt team på ett ställe med sin intuitiva instrumentpanel.,

och om förslag verktyg är ur budgeten just nu, eller om du vill prova på att skapa din egen första, Använd denna mall som utgångspunkt.

RFP360

RFP360 effektiviserar din inställning till RFP-svarshantering. Deras intuitiva kunskapshantering, arbetsflöde och samarbetsfunktioner gör det enkelt att skapa, granska, uppdatera och godkänna övertygande svar i ett enda bibliotek., Förslag automation och svar intelligens (AI) kapacitet påskynda din förmåga att svara på frågor, vilket tyder på bästa möjliga svar och automatiskt slutföra dem i bulk.

Du kan också importera RFP i olika format och generera polerade slutliga förslag, och integrerade tillägg tillåter alla i din organisation att använda innehåll från ditt kunskapsbibliotek i Microsoft Office-filer, online frågeformulär och formulär — utan att lämna dessa program.,

gratis och redigerbar RFP-Mall

ladda ner en gratis, redigerbar RFP-Mall.

för att använda den här mallen, ladda ner den här eller fyll i formuläret nedan. Du kan ta bort sektioner eller bitar av information som inte avser ditt projekt och lägga till vad du behöver för dina RFP.