8 innovativa sätt att få sponsorer för en händelse

om du planerar att vara värd för en händelse, står du också inför en stor fråga: hur ska du finansiera det? Etablerade företag kanske kan doppa i en generös marknadsföringsbudget – men mindre företag behöver sannolikt lite hjälp. Ett bra finansieringsalternativ? Sök sponsorer.

att hitta en sponsor kan dock vara som att försöka bli anställd för ett jobb. Några av era förslag kommer att förkastas eller inte få något svar alls., Lyckligtvis finns det några strategier som du kan använda för att göra ditt evenemang en mer attraktiv sponsring möjlighet.

behöver ditt evenemang en sponsor?

För många evenemang är sponsring nyckeln till kraftfull marknadsföring. Förutom att samla in pengar, med en eller flera händelse sponsorer kan öppna upp möjligheter för:

• bygga varumärkeskännedom
• öka försäljningsnummer
• förbättra varumärkesbild

allt som allt, det finns mycket att vinna från denna typ av strategiskt partnerskap. Men inte varje händelse behöver en sponsring för att lyckas., Du behöver inte ens det för att uppnå de fördelar vi just listat (även om det verkligen hjälper en hel del).

Så hur vet du om ditt evenemang verkligen behöver ha dem? Så här berättar du:

1. ditt evenemang är mycket stort och/eller högt profilerat, med kändishögtalare eller gäster. Media sponsring försäkrar att ditt evenemang kommer att få gott om täckning.
2. dina händelsemål kräver dyra eller ytterligare budgetposter som inte redan redovisats i tilldelade medel., Om ditt mål är att utöka ditt varumärkes bild i tech industrin, med speciella extrafunktioner som smarta händelse märken eller en mobilapp hjälper dig att sticka ut som en branschledare.
3. Du måste bulk upp din kundbas. Influencers som branschbloggare, lokala kändisar eller toppchefer har målgrupper vars intressen kan överlappa med ditt evenemang. Att föra dem på som dina sponsorer överför i huvudsak över den publiken bas och hjälper stelna ditt varumärke bild i ögonen på denna färska marknad.,
4. du behöver hjälp med att räkna ut en stor planeringskomponent som en plats, transport eller catering. Hotell, transportföretag och till och med lokala restauranger kan bidra med sina varor och tjänster till händelser som antingen inte har råd med det eller inte har kunnat ett alternativ som fungerar för dem.
5. ditt evenemang är helt nytt eller ditt varumärke behöver bygga sin industri cred. Att ha sponsring från etablerade företag inom ditt område är den bästa typen av vittnesmål. Det visar att de stöder vad du gör som verkligen hjälper till att påverka människor att registrera sig.,

självklart finns det många anledningar till varför händelser stora och små behöver sponsorer. Och i motsats till populär tro, att hitta en behöver inte vara riktigt svårt eller svårt. Faktum är att allt som krävs är lite forskning och en förståelse för vilka sponsorer som är bäst för din unika händelse.

hur man väljer en sponsor för ditt evenemang

Ja-du har så många alternativ, du får faktiskt välja! Och du kan även finna att eftersom händelse sponsorer når ut till dig.,

nyckeln till att välja den bästa sponsorn för ditt evenemang är att fullt ut förstå dina händelsemål, veta vad du vill ha ut av en sponsring, och få riktigt klart hur ditt evenemang ger värde till potentiella sponsorer.

vilka företag att nå ut till

valen kan vara överväldigande när du just har börjat. Men rykte potentiella sponsorer och deras perspektiv på händelser kommer att avgöra vilken typ av partnerskap du i slutändan har med dem och även hur framgångsrik din händelse kommer att vara övergripande.

• sponsorer som förstår värdet av denna typ av marknadsföring., Oavsett om de har sponsrat en händelse före eller inte, är det fortfarande upp till dig att övertyga dem om att investeringen kommer att betala oavsett vad.
• sponsorer vars målgrupp matchar din i både demografi och intressen. Det är omöjligt att helt anpassa sig till något varumärke, men du kan definitivt välja ut viktiga områden som är värda att lyfta fram under evenemanget och hålla sig till sponsorer som delar dem.
• sponsorer fokuserade på Händelse ROI. Fåfänga sponsorer gillar att hålla sina namn på ett evenemang och kalla det en dag., Men för att få ut det mesta av partnerskapet vill du nå ut till företag som förstår att det är en tvåvägsgata.

om du fortfarande är fast på vem du ska nå ut till, överväga dessa 5 bra metoder för att välja evenemangssponsorer.

5 sätt att hitta en händelse sponsor

lite kreativitet och vissa armbåge fett krävs, men att hitta alternativ för händelse sponsorer är en super uppnåeliga mål.

använd digitala verktyg för att hitta och säkra sponsorer.

det visar sig att detta är ett vanligt problem för både evenemangsplanerare som letar efter sponsorer och sponsorer som letar efter händelser., Tack och lov finns det nu några tillförlitliga lösningar på marknaden som kan hjälpa till:

1. få riktigt specifika om dina händelsemål.

• SponsorPark – bäst för företags sponsorer och evenemang under kategorierna konst, underhållning, sport, festivaler och speciella orsaker.
• Sponeasy – om du behöver en väl utformad sponsrings skrivbord, prova detta dra-och-släpp builder (det har även mallar Du kan använda).
• SponsorMyEvent – Forbes och TEDx är bara några av de varumärken som använder den här sökmotorn.,
• OpenSponsorship – denna plattform vänder sig specifikt till idrottare, lag och sportrelaterade händelser.
• SponsorPitch – sök i deras databas, använd deras CRM och exportera sponsordata med detta samarbetsverktyg.

få riktigt specifika om dina händelsemål

även om dina mål är strikt ekonomiska, kommer inte bara någon gammal sponsor att göra! Om du till exempel behöver hjälp med att boka en hotellplats under en riktigt upptagen säsong, skulle du inte leta efter mediesponsorer för att säkra ett utrymme.,

och om du har mer än ett händelsemål kan du använda en kombination av sponsorer för att uppnå dem. Som till exempel, låt oss säga att samma händelse behövde hjälp med PR för alla fantastiska branschhögtalare som presenterade, kanske kan du få båda typerna av sponsorer och få hotellet att behandla mediepersonalen till vissa VIP-sviter.

nå ut till sponsorer från relaterade händelser.

Event sponsring retention priser glider., 17% av erfarna evenemangspersonal säger att det finns en märkbar minskning — varför du bör notera sponsorer som redan arbetar med händelser i eller relaterade till din bransch.

dessa varumärken förstår redan värdet av evenemangssponsring och kommer sannolikt att fortsätta investera i denna typ av marknadsföring eftersom det gynnar dem också. Plus att de redan vet att deras publik kommer att anpassa sig till din, vilket gör pitching lite lättare.

begränsa dina alternativ till varumärken som starkt anpassar sig till dina händelsevärden.,

Event sponsor platser och möten är tidskrävande, vilket är anledningen till att begränsa antalet varumärken du når ut till är viktigt. Cherry välj namnen på din nuvarande lista som representerar de viktigaste målen och bilden av din kommande händelse. Till exempel, om ditt evenemang är miljövänlig, gör lite gräva för att se om de företag som du vill samarbeta med också använda hållbara metoder för sina produkter eller tjänster.

låt målgruppen bestämma.

din målmarknadsundersökning ska avslöja alla intressen, konton i sociala medier och varumärken som din målgrupp älskar., Varför inte kontakta företag som de redan känner till?

för en deltagare kan det vara trevligt att se ett igenkännbart namn på en Sponsorlista. Men att se ett namn de känner och kärlek kan vara rent spännande. Det hjälper verkligen att få dem att känna att de hör hemma i detta ekosystem av sammankopplade varumärken och värderingar.

och nu, när du har hittat några sponsorer värda att nå ut till, så här förseglar du affären.,

8 Killer sätt att locka sponsorer

ge ditt förslag ”wow” faktor genom att tillhandahålla alla detaljer

När du är jobb jakt, du inte skicka samma generiska följebrev till varje företag. Samma princip gäller för förslag till sponsring av evenemang.

ditt förslag måste sticka ut. När allt kommer omkring granskar företaget sannolikt förslag som din nästan dagligen. Så varför ska företaget sponsra ditt evenemang över andra möjligheter?

i ditt förslag målar du den bilden genom att inkludera dessa detaljer:

• berätta din företagshistoria., Hade ditt företag en ödmjuk början? Grundades det som ett familjeföretag för det lokala samhället? Gör en känslomässig koppling för att slå ett ackord med sponsringsföretaget.
• beskriv vad du gör. Vad är ditt uppdrag uttalande, och hur lever ditt företag upp till det dagligen?
• beskriv målgruppens demografi. Det är bäst om din målgrupp matchar den potentiella sponsorns. på så sätt vet de att de når rätt målgrupp genom att bidra till ditt evenemang.

var specifik om den finansiering du behöver. Slå inte runt busken., Bryt ner vad finansieringen kommer att gå mot, såsom plats hyra, mat, flyga i gästtalare, och så vidare.

erbjuda sponsorincitament

sponsring måste vara en give-and-take-relation. Sponsorer vill ha så mycket bang för sina pengar, förstås. Så vad kommer sponsorerna att få ut av att finansiera ditt evenemang?

här är några idéer för att hjälpa sockra affären:

• för mässor eller utställningar, vilket ger sponsorn en fri monter.
• placera sponsorns namn eller logotyp på evenemangskampanjer och flygblad.,
• nämna sponsorns företag i dina blogginlägg, e-nyhetsbrev och sociala medier inlägg.
• ge händelserelaterade freebies eller rabatter till kunder som köper sponsorns produkt eller registrerar sig för sin tjänst.
• inkludera sponsorns logotyp i alla dina kampanjverktyg.
• uppmuntra dina sociala medier anhängare att ”gilla” eller dela sponsorns innehåll.

om du är villig att ge mer än att ta, visar det sponsorerna att du menar allvar med att göra evenemanget till en framgång.,

erbjuda en ”minimal risk” lösning

sponsring av ditt evenemang är en risk, särskilt om ditt företag är relativt litet. Av denna anledning, varför inte föreslå en ”rättegång” affär?

i stället för att begära hela beloppet du behöver, be om en mindre del i utbyte mot något litet i gengäld. Till exempel, om du behöver $100,000, be om $10,000. I gengäld erbjuder du några av de incitament som anges ovan gratis.

denna ”liten risk, liten vinst” – strategi låter sponsorn testa vattnet med ditt företag. Den här vägen, de tar inte en stor hit om händelsen inte går bra.,

denna strategi fungerar särskilt bra om du vill arbeta med denna sponsor för framtida händelser. Sponsorn kan använda testkörningen för att mäta om du ska arbeta med dig vid framtida händelser.

med den här metoden behöver du naturligtvis flera sponsorer för att helt finansiera ditt evenemang. Det är ingen dålig sak! Med denna metod, du don ’ t sätta alla dina ägg i en korg genom att förlita sig enbart på en enda sponsor.

bilda ett partnerskap med mer etablerade företag

om ditt företag är ungt eller litet kanske det inte har tillräckligt med varumärkeskännedom eller trovärdighet för att locka till sig sponsorer. Lösningen?, Nå till andra företag i din bransch och partner upp för att producera evenemanget.

när potentiella sponsorer ser ett mer etablerat varumärke som är kopplat till evenemanget kan de ha större förtroende för evenemanget. Det kan vara bättre att dra en större händelse valdeltagandet.

vilka typer av företag är bäst för ett gemensamt partnerskap? Leta efter varumärken inom din nisch som inte är direkta konkurrenter. (Annars kommer det att finnas en intressekonflikt.) Om ditt företag säljer kosttillskott, till exempel, försök att samarbeta med ett träningsutrustningsmärke.,

studera vad dina potentiella sponsorer är upp till

gör dina läxor på varje sponsor innan de når. Skanna nyheterna efter saker som:

• har sponsorn varit inblandad i några senaste händelser?
• har det skett förändringar i företaget eller dess ledarskap?
• påverkar viktiga aktuella händelser sponsorns verksamhet?
• lanserar de en ny produkt?

dra nytta av dessa stunder genom att notera dem i ditt förslag och eventuellt väva in det i evenemanget. Om sponsorn precis släppt en ny produkt, kan du hjälpa dem att marknadsföra den vid ditt evenemang., När du når ut till sponsorn, sälja ditt evenemang som en möjlighet att visa upp sin nya produkt och locka nya kunder.

det bästa sättet att hålla jämna steg med företagets nyheter är att följa sponsorns blogg och sociala medier, och att söka nyhetssajter för deras namn.

använd data för att få investerare att känna sig trygga.

i slutet av dagen kommer dina sponsorer att ha sina egna ekonomiska mål för ditt evenemang. Och ju mer övertygade de känner om att uppnå dem, desto bättre. Men det kan vara svårt att bevisa exakt vilken typ av avkastning på sin investering de kan se fram emot., Om du självklart inte använder några händelsedata för att säkerhetskopiera det.

det här tricket fungerar bara om du tidigare har varit värd för liknande händelser. Men den goda nyheten är att den fungerar., Här är några viktiga datapunkter som är värda att dela i ditt pitch-däck:

• bruttointäkter från kampanjer
• antal evenemangskontroller mot registranter
• hur många aktiva diskussionsgruppmedlemmar du för närvarande har
• vilka branscher representeras av de 25% av din närvaro
• din konverteringsfrekvens för besök till köp
• vilket land eller region som tidigare gäster kommer från
• sociala medieengagemang nivåer
• potentiella målgruppen når både på och offline

vi kan fortsätta men du får idén. Verkligen någon värdefull händelse KPI kommer att göra!, Att tillhandahålla denna typ av bevis tillsammans med dokumentation från din händelse programvara kommer att vara ganska inflytelserika för potentiella sponsorer.

få timingen rätt.

händelse sponsring uppsökande kan bara vara en egen konst. Och tiden är en viktig aspekt på några olika sätt.

• när det gäller att lägga till sponsring uppsökande till din långsiktiga händelse tidslinje, se till att börja tidigt. Att arbeta dig fram till beslutsfattaren kräver tålamod men i slutändan är det värt att prata med den mest inflytelserika figuren hos det potentiella företaget.,
• visa respekt för en potentiell sponsor tid är viktigt. Korta e-postmeddelanden och möten visar att du respekterar dem. Plus det kommer att visa (inte berätta) att de inte behöver överinvestera utöver vad de ursprungligen kom överens om i första hand.
• och slutligen finns det tidpunkten för när man ska närma sig dem. Experter säger att maj, juni och September är de bästa månaderna eftersom försäljningen sannolikt kommer att vara hög. December, November, juli och augusti (aka semestermånaderna), å andra sidan, är de värsta tiderna på året för att kasta sponsorer.,

så för att sammanfatta: när du gör det, hur du gör det, och hur länge du spenderar på varje tonhöjd bestämmer slutligen sannolikheten för framgång.

hitta de bästa personerna att kontakta.

det finns flera viktiga beslutsfattare för event sponsring. Och eftersom varje företag har sitt eget jobbtitel och hierarkisystem är det bra att hålla dessa grundläggande principer i åtanke:

• Undvik uppenbara titlar. Att hitta rätt kontakt för att sälja händelse sponsring innebär att placera dig själv så strategiskt som möjligt., ”Sponsringschef” på din målsponsor är förmodligen översvämmad med erbjudanden just nu, så gå till vänster när alla andra går rätt genom att söka efter mindre uppenbara alternativ (som vi kommer att beröra nedan).
• varumärkesteamet är din bästsäljare. Varumärkeschefer fokuserar på offentlig bild, vilket är en av de starkaste fördelarna med att sponsra ett evenemang. Lägg dem högst upp på din lista när du når ut.
• för mindre företag, följ pengarna. Alla som ansvarar för budgetering på nationell eller regional nivå kommer sannolikt att ha kontroll över medel som är tillgängliga för evenemangs sponsring.,
• överväga vem du redan vet. Det finns ingen anledning till varför ett företag som du redan har en relation med inte kunde vara din händelse sponsor. Starta inom ditt nätverk och nå ut till personer som du redan har en dialog med.

i grund och botten, de bästa människor att kontakta om möjliga händelse sponsring är de som har högsta möjliga ROI på din tid investerat. Mindre uppenbara jobbtitlar och människor i ditt nätverk kommer att visa sig vara mycket givande och direkta kontakter för pitching.,

var säker på ditt sponsringsförslag

kom i slutändan ihåg att potentiella sponsorer är företag — inte filantropiska organisationer. De vill ha något i gengäld för att finansiera ditt evenemang.

nyckeln är att vara en effektiv kommunikatör och tydligt visa vad som gör ditt evenemang värt sponsorns marknadsföring dollar. Var säker på ditt tillvägagångssätt och du kan bara höra tillbaka från sponsorer.

vill du ha mer information om sponsorer för ett evenemang?

mer så här:

hur man skriver en effektiv Sponsor förslag
4 sätt att öka din händelse Sponsor ROI
Hur man bygger meningsfulla relationer med händelse sponsorer
Hur man får händelse sponsorer dina deltagare kommer att älska
4 färskt innehåll idéer för dina Sponsringsförslag