det här inlägget uppdaterades den 17 juni 2020.
deltagare e-post är en viktig del av händelsemarknadsföring. Långt innan gästerna anländer och checkar in för ditt evenemang, har de redan bildat ett intryck av dig baserat på din e-postkommunikation.
det finns en konst att räkna ut rätt antal e-postmeddelanden att skicka till dina deltagare. Om du planerar en konferens som säljer biljetter nästan ett år i förväg, kommer du sannolikt att skicka fler e-postmeddelanden än någon som planerar en lokal verkstad som händer på en vecka.,
även om frekvensen och typen av e-postmeddelanden du skickar varierar beroende på ditt evenemang, bör dessa tre meddelanden utgöra kärnan i din e-postkommunikation.
3 måste-skicka deltagare e-post
#1: registreringsbekräftelse e-post
När du säljer biljetter eller samla RSVPs för ditt evenemang, är det viktigt att ge en e-postbekräftelse som fungerar som en enkel referens med alla information deltagare behöver., Viktiga element för att inkludera:
- händelsenamn
- datum
- händelsetid
- Händelseplats (kartlänkar är till stor hjälp)
- biljettinformation
- all speciell information
- kontakt för frågor
denna bekräftelse är en av de viktigaste e-postmeddelandena du skickar till dina deltagare., Även om de inte öppnar det omedelbart, det är e-post de är minst benägna att ta bort, tack vare all viktig information inuti.
Pro Tips: automatisera din registrering e-post (och alla dina andra e-postmeddelanden) med promotor, ett e-postmarknadsföringsverktyg som integreras med evenemangskalendern.
#2: påminnelse e
en vänlig påminnelse e-post hjälper till att förbereda deltagare för din kommande händelse. Bortsett från att påminna dem om datum och tid, kan du också använda det här e-postmeddelandet för att svara på sista minuten frågor., Användbara detaljer för att inkludera:
- Vägbeskrivningar
- parkeringsinformation
- klädkod
- vad ska man ta med
- Händelse hashtag och/eller sociala medier information
- länkar till relevanta blogginlägg om händelsen
i allmänhet, din händelse påminnelse e-post ska skickas 24 till 48 timmar i förväg av händelser som inte kräver resor, och 10 till 14 dagar i förväg av händelser där resor är inblandade.,
#3: deltagare tack e-post och post-event wrap-up
en av de mest underskattade deltagare e-post är tackmeddelandet. Denna touchpoint ger en värdefull möjlighet att marknadsföra andra kommande evenemang, samla deltagare feedback och vägleda deltagare mot nästa steg du vill att de ska ta.
här är ett prov tack-du e-post Du kan ändra för dina egna händelser:
kära (förnamn),
Tack så mycket för att delta (händelse namn)! Vi är så glada att du kunde gå med oss med (publik och/eller Högtalartyp) till (beskriv händelseämne).,
ta en stund att hjälpa oss att förbättra framtiden (händelsetyper) genom att ta en kort (enkätlängd) undersökning. Din feedback är oerhört värdefull för vår pågående insats för att erbjuda (evenemangsmål).
(Händelsematerial) kan hittas/kommer att publiceras (plats eller tidsram).
var noga med att markera dina kalendrar för (nästa händelse) på (datum). Registreringsinformation är / kommer att finnas tillgänglig på vår hemsida.
Tack igen för att vara en del av en sådan underbar (händelsetyp) upplevelse. (I/vi) ser fram emot (framtida åtgärder) igen snart!,
(hälsning)
(namn eller händelse team)
Så här kan det se ut för en fastighetsmäklare som bara var värd för en workshop för första gången hem köpare:
kära Jill,
Tack så mycket för att du deltog i vår första gången homebuyers verkstad förra tisdagen! Vi hoppas att du njöt av att höra från lokala experter för att hjälpa nya bostadsköpare sortera igenom alternativen för att finansiera ditt första hem.
ta en stund att hjälpa oss att förbättra framtida workshops genom att ta en kort fem-fråga undersökning., Din feedback är extremt värdefull för vårt försök att erbjuda gratis utbildningsresurser till bostadsköpare som dig själv.
de Finans kalkylblad och lån räknare som används under verkstaden kan hittas på vår resurs sida: awesomemadeuprealtor.com/resources.
var noga med att markera din kalender för vår Minneapolis Home tour på söndag, 13 maj. Registreringsinformation finns på vår hemsida: awesomemadeuprealtor.com/hometour
Tack igen för att vara en del av en underbar verkstadsgrupp. Jag ser fram emot att arbeta med dig snart!,
Tack,
Katie HomeSeller
slutliga tankar innan du trycker på Skicka
innan du slår skicka på någon av de e-postmeddelanden som vi har beskrivit ovan, vara säker på att du korrekturläsa noggrant. Var uppmärksam på grammatik, skiljetecken och stavning, samt din användning av rubriker för enkel scannability.
När det är möjligt, segmentera din e-postlista och anpassa dina meddelanden för varje grupp av mottagare. Ju bättre du kommunicerar med dina deltagare, desto mer sannolikt kommer de att vara att återvända till din nästa händelse.,
letar du efter ett verktyg för att förenkla din e-postmarknadsföring? Kolla in Promoter, en plugin som gör det enkelt att hålla kontakten med dina deltagare varje steg på vägen.