en hemsk dag du vaknar och inser att en anställd du litade på har förskingrats från ditt företag. Det är en av de mest förödande saker att hända med ett litet företag ägare.
exempel på förskingring finns i överflöd och det finns ingen brist på sätt som anställda stjäl.
målet med den här artikeln är att hjälpa dig att upptäcka varningsskyltarna. Om du kan tänka som en förskingrare, vet du vad du ska leta efter för att skydda ditt företag.
och skydda det du måste! Konsekvenserna av förskingring kan vara katastrofala för ett litet företag., Enligt Hiscox Förskingringsstudien är medianbeloppet för en anställd stöld en jättestor $ 294,000.
följande lista över förskingringsexempel bygger på min yrkeskunskap. Tidigt i min karriär var jag en egen advokat på en regional bank. Vi undersökte hundratals förskingring fall som involverar kunder i banken, ofta småföretag. Senare tjänstgjorde jag som vicepresident för mänskliga resurser i ett företag där jag också behandlade andra typer av arbetsplatsstöld och bedrägeri. Så jag har sett allt.
Vad är förskingring?,
innan vi tittar på förskingringsexempel, låt oss först förstå vad förskingring betyder.
förskingring är när en anställd eller någon annan i en betrodd position stjäl från ditt företag. De använder pengarna eller andra tillgångar för eget bruk.
förskingring innebär ofta en vit krage brott där medel tas från bankkonton, eller kanske där kontrollera förfalskning eller lönebedrägerier är inblandade. Men det är inte begränsat till dessa omständigheter.
förskingring är ett brott — personen är vanligtvis belastad med stöld enligt statlig lag., Under vissa omständigheter kan det också vara ett federalt brott. Straff kan innebära fängelsetid och böter. Förskingraren beordras vanligtvis av domstolen att betala restitution till verksamheten. Företag återbetalas dock sällan i sin helhet.
Förskingringsexempel
här är de 25 bästa förskingringsexempel och arbetsplatsstölder för att se upp för:
Smideskontroller
arbetstagaren skriver företagskontroller eller gör elektroniska betalningar till sig själv. Arbetstagaren lagar sedan böckerna för att dölja stölden.,
detta klassiska förskingringsexempel underlättas när ett företag använder en signaturstämpel för en exekutions signatur. En signatur stämpel är bokstavligen som att lämna anställda en tom check eftersom de kan ”underteckna” kontroller utan din vetskap.
förebyggande: separat ansvar: en arbetare behandlar kontroller och en annan för att förena transaktioner och godkänna dokumentation., Om du inte har tillräckligt med personal för separata funktioner, förena sedan kontoutdrag själv. Kräver inköpsorder eller fakturor för varje betalning. Och sluta använda en signatur stämpel-eller hålla den under lås och nyckel.
inlösen kundkontroller
den anställde godkänner och kasserar kundkontroller som ska betalas till företaget och behåller sedan pengarna.
idag, eftersom fler betalningar blir elektroniska är det väsentliga brottet detsamma. Arbetstagaren kan inrätta ett bankkonto med ett fiktivt namn som liknar arbetsgivarens att avleda elektroniska betalningar till., Små banker och kreditföreningar kan vara slappa för att tillåta konton som ska upprättas av arbetstagaren med hjälp av falska ”gör affärer som” namn.
förebyggande: separera funktionerna så att en person är ansvarig för behandlingen av betalningar och en annan för avstämning av bokföringsposter. Genomföra kontroller för att spåra kundbetalningar vid varje steg för att undvika denna typ av förskingring.
Faking Vendor betalningar
nästa på vår lista över förskingring exempel är när en anställd stjäl företagets medel, men försöker dölja dem som betalningar till leverantörer., Trolösa anställda kan skapa falska leverantörsfakturor och ändra bokföringssystem för att dölja sina spår.
förebyggande: granska regelbundet detaljerade kostnadsrapporter (inte bara sammanfattande rapporter) uppdelade efter leverantör, belopp och syfte. Om du är bekant med dina nummer är det lättare att upptäcka när en betalning eller bokföring ser misstänkt ut. Om ditt företag är tillräckligt stort, separera de funktioner som anställda utför.,
Overbilling kunder
den anställde överbullar kunder, håller extra pengar och täcker upp det med falska bokföringsposter.
Ibland är detta ett storskaligt bedrägeri där varje kund eller transaktion överbeskattas av en liten ”avgift” i flera år. Andra gånger det innebär dubbel fakturering samma belopp två gånger eller tacking på avgifter för objekt kunden inte köpa.
Du kan vara frestad att tänka på detta som att stjäla från kunder, men det är verkligen en typ av förskingring., Ditt företag bär ansvar för överfyllningar och måste göra gott för kunderna.
förebyggande: genomföra en periodisk revision av kundkostnader. Var uppmärksam på kundklagomål om faktureringsfel och kräva noggranna förklaringar från personalen om hur de inträffade. Klagomål kan vara ett varningstecken på ett större problem.
stöld av Kundkortsdata
en anställd som tar telefonorder kan senare använda kundens kreditkortsdata för att debitera personliga inköp online., Eller en bensinstation chef kan använda en skimmer enhet för att skumma kortdata från terminaler vid pumparna.
en mer nördig version är när en anställd hämtar kreditkortsdata från företagets IT-system. Då säljer han eller hon det på den mörka webben.
förebyggande: begränsa åtkomst till kunddata till endast de som behöver det. Distribuera teknik som redacts kreditkortsnummer eller bara skriver ut de sista siffrorna, för att begränsa papperskorgen skörd eller oavsiktlig delning. Ändra behörigheter när någon med den åtkomst lämnar företaget., Om du använder kortterminaler, installera anti-skimming-teknik-vissa kommuner kräver det nu.
Padding An Expense Account
padding examples sträcker sig från enstaka försök att motivera en dyr lunch med en ”kreativ” beskrivning, hela vägen för att utarbeta förskingringssystem.
stora företag tar stoppning på allvar-borde du inte? En Hewlett Packard VD avslogs tillbaka i 2010 i ansiktet av anklagelser han vadderade hans bekostnad konto för att dölja en utomäktenskaplig affär. HP såg problemet som en av förtroende.,
förebyggande: ha en skriftlig policy som beskriver vad som är — och inte — återbetalningsbart. Gå igenom policyn i personalmöten. Om anställda gör mycket affärsresor, överväga att använda en kostnadshanteringsapp som Zoho Expense eller Expensify för att kontrollera godkännanden och se skannade kvitton på ett ställe.
Dubbel doppning
nästa på vår lista över förskingringsexempel är när det finns en enda legitim affärskostnad, men arbetstagaren får två återbetalningar. Hon betalar först för en kostnad med företagets kreditkort., Senare lämnar hon in en begäran om kontant ersättning för samma kostnad.
förebyggande: insistera på att se underliggande kvitton för alla utgifter (granska inte bara kreditkortsutdraget). Använd kostnad programvara om dina anställda ådrar sig en hel del ersättningsbara kostnader.
använda ett företag kreditkort för personligt bruk
den anställde betalar för personliga utgifter med hjälp av ett företag kreditkort. Den goda nyheten är, ofta dessa stölder är sporadiska och beloppen är små.,
men vad händer om samma anställd också hanterar redovisningssystemet och inser ingen annan än henne uppmärksammar? Använda ett företag kreditkort för personligt bruk kan förvandlas till massiva förskingring exempel i kombination med förfalskade bokföring.
förebyggande: har alltid två personer inblandade i processen: en att godkänna kostnader och en att hantera redovisning. Kräva dokumentation av kostnadssyftet.
annullera transaktioner i kassan
en medarbetare i kassan annullerar transaktioner och får kontanter., Detta är ett vanligt sätt att skumma pengar från en detaljhandeln småföretag.
förebyggande: nyare point-of-sale-system har säkerhetsprotokoll för att förhindra denna typ av stöld. Till exempel tillåter de clearance nivåer så att du kan kräva chef godkännande att annullera en försäljning. Anställd ID-nummer spåra hur ofta en viss anställd annullerar transaktioner så att du kan upptäcka upprepade brottslingar.
Siphoning av kontantinsättningar
innan du släpper av kontantpåsen på banken på kvällen får arbetstagaren några av pengarna. Beloppet kan vara tillräckligt liten för att inte missa-kanske $ 100., Men vecka efter vecka, Det lägger upp till tusentals dollar.
förebyggande: personligen räkna dagens pengar, fyll i insättningsavgiften och skriv in beloppet i bokföringen själv innan du lämnar av påsen. Eller separera funktionerna så att två personer är inblandade. Andra strategier kan hjälpa, såsom övervakningskameror i det område där kontanter räknas tillsammans med att använda låsta insättning påsar. Se fler tips för kontantbehandling.,
plundra den småaktiga kassan eller säker
denna stöld kan vara lika enkelt som den anställde tar $200 ur kassaskåpet eller småaktiga kassan.
förebyggande: Lås upp stora summor och behåll nyckeln själv, för att minimera åtkomst och frestelse av anställda. Eller använd övervakningskameror. Läs: 20 Kontanthantering Bästa Praxis.
Pocketing Cash från insamlingar
Skimming fundraiser pengar är alltför vanligt i ideella organisationer. Men denna typ av bedrägeri förekommer också i företag som tar på sig en välgörenhets sak., Om en person har fullständig kontroll över pengarna, från början till slut, kan frestelsen att stjäla visa sig vara för stor.
förebyggande: ha alltid minst två personer som är involverade i arbetsflödet för insamling, inspelning, deponering och överföring av donationer. Ge inte frestelsen en chans.
stjäl Kontorsmaterial
det är chockerande hur många anställda verkar känna att det är okej att ta stora mängder Kontorsmaterial hem. Stöld av leveranser innebär vanligtvis förbrukningsartiklar som Frimärken, Post-it anteckningar eller kaffe leveranser.,
ägarna till ett företag startade under den stora depressionen hade en lösning. De var så sparsamma att de krävde att anställda skulle vända sina pennor i slutet av varje dag! Du behöver inte hålla så hårt i tygeln. Men rimliga kontroller är en bästa praxis.
förebyggande: sätt de flesta av dina leveranser under lås och nyckel och fyll på ett öppet leveransområde sparsamt för att hålla krympningen liten. En övervakningskamera kan hjälpa. Diskutera användningen av leveranser i ett företagsmöte för att ange tonen och förmedla företagsvärden.,
stjäl utrustning eller råvaror
i bygg-och tillverkningsföretag kan en anställd gömma företagets egendom i en container eller lagringsområde och hämta den efter timmar.
Utrustningsstöld förekommer också på kontor. Tänk bärbara datorer eller små dokument skannrar som kan glida in i en ryggsäck eller handväska.
förebyggande: Lås upp eller skruva ner värdefulla föremål om möjligt. Märk Viktig utrustning med ett nummer och låt anställda veta att du planerar regelbundna revisioner för att säkerställa att objekt fortfarande finns på plats., Använd övervakningskameror och elektroniska åtkomstsystem.
stjäl produkter
medarbetaren stjäl företagets produkter. Exempel är smycken eller parfym från en high end butik. Typiska offer är små återförsäljare som saknar krympning kontroller. Det är fantastiskt hur många ägare helt enkelt fyller inventering i ett förråd utan spårningssystem.
en annan variant är när en servitör inte tar ut vänner för mat eller dryck i en restaurang.
förebyggande: använd säkerhetskameror. Implementera ett lagerhanteringssystem och kontrollera regelbundet lagernivåerna., Det finns även POS-teknik som spårar ogiltigförklarade transaktioner och rabatter, och varnar ägaren eller chefen.
Burglarizing Company lokaler
Tänk klassisk inuti jobb — med eller utan medbrottslingar. Arbetstagaren lämnar en dörr olåst eller använder en nyckel för att komma in efter timmar. Ditt företag blir lurat.
förebyggande: installera säkerhetskameror. Implementera ett elektroniskt säkerhetssystem för att säkra åtkomst efter timmar och registrera vem som kommer och går.,
stjäla returnerade varor
denna stöld kan uppstå i en detaljhandel eller e-handel inställning, eller i alla företag som byter ut gammal utrustning. Den anställde tar helt enkelt tillbaka objekt hem eller säljer dem på Craigslist eller eBay.
en brist på kontroller gör denna stöld enklare. I vissa småföretag kan avkastningen staplas slumpmässigt i ett hörn. Är det konstigt att de försvinner?
förebyggande: implementera kontrollsystem för hantering av Returer och annan egendom.,
hävdar ett företag Laptop förlorades
arbetstagaren ger en bärbar dator eller mobil enhet till en familjemedlem och berättar arbetsgivaren det förlorades. Företaget ersätter sedan objektet.
förebyggande: Använd programvara för enhetshantering som gör det möjligt för företaget att inaktivera förlorade enheter och spåra deras plats.
ställa in falska anställda
förskingring anställd sätter upp falska anställda, fickor lön, och kockar böcker för att dölja transaktionen. Detta händer i företag med frånvarande ägare eller övertroende ägare som inte uppmärksammar.,
förebyggande: implementera system för att förena personal med personalkostnader. Granska regelbundet en detaljerad rapport om personalens utgifter. Kom ihåg att detaljerade rapporter är din vän. Förskingring är mycket svårare att upptäcka om allt du någonsin tittar på är sammanfattningsrapporter eller en hög nivå p&L.
förfalskning av Övertid
detta kan omfatta system där medarbetare klockar in och ut för varandra. Eller det kan innebära en lön kontorist skapa falska poster för förmodade övertid som han betalar sig själv.
förebyggande: använd elektroniska tidrapportssystem., Titta på övertid betala noga för ovanliga ökningar. Jämför detaljerade rapporter för att identifiera exakt vilka anställda får övertid och när — du kan upptäcka misstänkta mönster.
underlåtenhet att remittera löneskatt pengar
den anställde förskingrar pengar öronmärkta för arbetsgivarens löneavgifter eller andra skattepengar. Så småningom skattemyndigheten kommer ner hårt på företagsägaren för att inte skicka in skattepengar, och kan lämna in en kvarstad mot verksamheten eller beslagta egendom. Så inte bara står du inför förluster från förskingring, men du har IRS på din svans — en dubbel whammy!,
detta förskingringsexempel begås av oärliga bokhållare, finansiell personal, lönebetalare och till och med små externa lönetjänster.
förebyggande: outsourca till en stor ansedd lönetjänst som Paychex eller ADP. Det går långt för att förhindra en förskingring mardröm. Eller kräva en regelbunden revision av ett externt bokföringsföretag.
samla Kickbacks från leverantörer
i det här systemet får arbetstagaren leverantörslådor och du är omedveten. Kickbacks kan vara kontanter., De kan också ha formen av ytterligare produkter och tjänster som används i en anställds sida företag eller hem. Ett varningsskylt är ett ovanligt nära förhållande mellan en leverantör och en anställd.
förebyggande: engagera dig i att välja leverantörer själv. Detta minimerar samverkan mellan leverantörer och trolösa anställda.
sälja affärshemligheter; företagsspionage
arbetstagaren säljer känslig information till en konkurrent. Eller arbetstagaren tar konfidentiella dokument och affärshemligheter med honom när han byter jobb.
du ser detta i högteknologiska startups., Till exempel åtalades en tidigare Google executive för åtal för att stjäla 14 000 filer för självkörande bilteknik och ta dem till en start som senare förvärvades av Uber.
förebyggande: har starka anställningsavtal. Delade molnlagringssystem hjälper dig att hantera och spåra vem som har tillgång till vad.
Företagsidentitetsstöld
en anställd säkrar en kredit eller lån i ditt företagsnamn, med hjälp av pengarna för personliga inköp. Förskingraren använder sedan företagets medel för att göra betalningarna., Typiska förskingrare är finanspersonal eller bokhållare med tillgång till bokföring och legitima konton som används för att täcka sina spår.
en liknande stöld är när en partner eller familjemedlem i ett familjeföretag tar ut obehöriga lån i företagets namn.
förebyggande: genomföra interna kontroller för kontroller och saldon. Kräva detaljerade rapporter för att se vart pengar går. Plötsliga kassaflödesproblem eller en negativ förändring i ditt företag kredit värdering kan vara varningstecken på förskingring., Var särskilt uppmärksam på tjänster som PayPal och andra än att tillåta godkända lån eller förskott mot ditt konto.
starta ett företag med hjälp av företagets resurser
i den här situationen startar anställda egna företag på företagstid. I värsta situationer anställda använder företagets resurser som programkod i sin nya programvara, eller stjäla råvaror.
gör inga misstag om det: det här är stöld. Ännu, några vanföreställningar själar skryta på sociala medier om vad de gör!
ändå kan arbetsgivaren få det sista skrattet. Varför?, Eftersom generellt sett äger en arbetsgivare all arbetsprodukt som skapas på företagstid.
förebyggande: Ställ in förväntningarna ordentligt med anställda — och gör din policy tydlig, vad som än är. Vissa arbetsgivare uppmuntrar sidoföretag, men andra har en no moonlighting policy. Även om du tillåter sidoföretag, gör det klart att aktiviteter inte ska utföras under arbetstid, och företagets resurser får inte användas.
slutliga tankar om förskingring
det är viktigt att vara en engagerad företagsägare. Var uppmärksam, ställ frågor och granska detaljerade rapporter., Distribuera teknik för att kontrollera åtkomst-och godkännandenivåer, och ge tidig varning om något ovanligt. Mest av allt, genomföra kontroller och saldon i dina processer för att se till att ingen enskild anställd har fullständig kontroll. Steg som dessa hjälper till att skydda försörjningen för alla i branschen.