een van de meest voorkomende processen binnen bijna elke inkoop-en leveringsketen is de RFQ. Met de offerteaanvraag weet u precies wat u nodig hebt en wilt u nu dat leveranciers u vertellen hoeveel het gaat kosten., Maar door het aanvragen van offertes van een aantal leveranciers, Je bent in wezen hen te vragen om te concurreren voor uw bedrijf, het verstrekken van de mogelijkheid om kostenbesparingen niet anders beschikbaar voor u — dat is, natuurlijk, als u kiest voor de juiste leverancier. Vergeet niet dat een mislukte RFQ-proces mogelijk niet de enige reden is dat u lijdt aan fluctuerende tarieven.,
om ervoor te zorgen dat u de beste prijs en doorlooptijd krijgt, wilt u uw RFQ uitvoeren op elke manier die zinvol is voor uw bedrijf, maar het zal vaak de volgende stappen bevatten:
voorbereiding van de RFQ
van het gehele RFQ-proces is de voorbereiding waarschijnlijk het belangrijkste. In feite, besteden ten minste 50 procent van uw tijd voorbereiden op biedingen. Bepaal welk type RFQ je wilt uitvoeren. Is het open of alleen op uitnodiging? Blijft de bieding verzegeld tot de indieningstermijn?, Hoe zit het met een omgekeerde veiling, waar de rollen van koper en verkoper zullen worden omgekeerd?
vanaf daar zal je je aandacht richten op het voorbereiden van alle documentatie die je nodig hebt om naar de RFQ-bieddeelnemers te sturen. Hoewel de documenten zullen variëren, bevatten ze vaak de volgende:
- uitnodiging. De uitnodiging is uw kans om het doel van de RFQ in kaart te brengen. U zult ook informatie willen verstrekken over uw bedrijf, project en alle andere noodzakelijke gegevens.
- Pricing template., Zonder een prijssjabloon zullen geen twee biedingen ooit op elkaar lijken, waardoor het moeilijk is om aanbiedingen te vergelijken. Hoe u wilt zien biedingen is geheel aan u, maar een optie is om te vragen prijzen worden verdeeld in kostenelementen.
- prekwalificatie. Als je deelnemers nog niet kwalificeert, kun je dit doen tijdens het RFQ-proces door prekwalificatievereisten en vragenlijsten op te nemen. Net als bij de prijsstelling, voorwaarden zal variëren per bedrijf.
- selectiecriteria., In een poging om het proces transparant te houden, moet u ook de gunningscriteria en gewichten van het selectieproces beschrijven. Uw criteria kunnen zijn: initiële prijs, functionaliteit van de diensten, total cost of ownership, cost drivers, geassocieerde risico ‘ s, enz.
het RFQ-proces beheren
Het RFQ-proces beheren lijkt veel op het beheren van een bedrijf. Je wilt het ethisch doen, wat betekent dat je iedereen als gelijken behandelt-geen favorieten spelen. Als je informatie deelt met één partij, wil je dezelfde informatie verspreiden naar alle andere partijen., En nooit lekken prijs of leverancier-specifieke informatie aan andere deelnemers.
een RFQ-winnaar toekennen
nu is het tijd om te beslissen wie uw bedrijf krijgt. Als je hebt gedaan uw due diligence op de front-end (dat wil zeggen GTC, prijsstelling template, enz.), moet de beslissing vrij gemakkelijk zijn. Maar doe het niet alleen. Open de beslissing voor interne stakeholders en vraag hen af te wegen op basis van vooraf bepaalde criteria.
Als u tot een definitieve beslissing bent gekomen, schrijf dan een memo., Vermeld het aantal inschrijvingen, gekwalificeerde RFQ-deelnemers en de stemmen voor elke deelnemer, samen met eventuele redenen voor diskwalificaties, bijzonderheden over gunningscriteria en gewichten en de definitieve beslissing. Deze nota zal een intern controleur vragen te zien.
Closing
het sluiten van het RFQ-proces zou meer moeten inhouden dan alleen het aankondigen van de winnaar, het onderhandelen over de Voorwaarden en het ondertekenen van het contract. Wacht tot de inkt droog is om het winnende bod publiekelijk bekend te maken., Iets anders doen neemt de macht uit je handen en kan de voorwaarden van uw onderhandelingen veranderen.
alleen als het contract is ondertekend, moet u bieders bedanken voor deelname aan het RFQ-proces en dat het nu gesloten is. U kunt vervolgens feedback geven aan de deelnemers en kiezen of u het winnende bedrijf aankondigt of niet.
elke keer dat u een contract ondertekent met een leverancier, moet u begrijpen dat u in wezen een langdurige relatie aangaat. Beide partijen moeten het gevoel hebben dat het wederzijds voordelig is., Laat het geen eenzijdige relatie zijn. Anders zou je het RFQ-proces keer op keer kunnen doorlopen.
Als u in het verleden frustrerende RFQ-processen hebt ervaren, of op het punt staat uw eerste te starten, bel ons dan en wij helpen u graag met het opzetten. Als u een van de benodigde RFQ-documentatie nodig hebt, heeft InterlogUSA een aantal sjablonen beschikbaar, waaronder:
uitnodiging en Beschrijving
Prijssjabloon