Einer der häufigsten Prozesse in fast jeder Einkaufs-und Lieferkette ist der Ausschreibungsprozess. Mit der Angebotsanfrage wissen Sie genau, was Sie brauchen und möchten nun, dass die Lieferanten Ihnen sagen, wie viel es kostet., Wenn Sie jedoch Angebote von einer Reihe von Lieferanten anfordern, bitten Sie diese im Wesentlichen, um Ihr Unternehmen zu konkurrieren, und bieten Ihnen die Möglichkeit, Kosteneinsparungen zu erzielen, die Ihnen sonst nicht zur Verfügung stehen — das heißt natürlich, wenn Sie den richtigen Anbieter auswählen. Denken Sie daran, dass ein erfolgloser Kaufprozess möglicherweise nicht der einzige Grund ist, warum Sie unter schwankenden Raten leiden.,
Um sicherzustellen, dass Sie den besten Preis und die beste Vorlaufzeit erhalten, möchten Sie Ihre Ausschreibung auf jede für Ihr Unternehmen sinnvolle Weise ausführen, sie enthält jedoch häufig die folgenden Schritte:
Vorbereitung der AUSSCHREIBUNG
Die Vorbereitung des gesamten Ausschreibungsprozesses ist wahrscheinlich die wichtigste. Widmen Sie mindestens 50 Prozent Ihrer Zeit der Vorbereitung auf Gebote. Entscheiden Sie, welche Art von ANFRAGE Sie ausführen möchten. Wird es offen oder nur auf Einladung sein? Bleibt das Gebot bis zur Einreichungsfrist versiegelt?, Was ist mit einer umgekehrten Auktion, bei der die Rollen von Käufer und Verkäufer umgekehrt werden?
Von dort aus richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Vorbereitung aller Unterlagen, die Sie an die Ausschreibungsteilnehmer senden müssen. Während die Dokumente variieren, enthalten sie häufig Folgendes:
- Einladung. Die Einladung ist Ihre Gelegenheit, den Zweck der Ausschreibung festzulegen. Sie möchten auch Informationen zu Ihrem Unternehmen, Projekt und anderen erforderlichen Details bereitstellen.
- Preismodell Vorlage., Ohne eine Preisvorlage werden keine zwei Gebote jemals gleich aussehen, was es schwierig macht, Angebote zu vergleichen. Wie Sie Gebote sehen möchten, liegt ganz bei Ihnen, aber eine Möglichkeit besteht darin, die Aufteilung der Preise in Kostenelemente anzufordern.
- Präqualifikation. Wenn Sie die Teilnehmer noch nicht qualifiziert haben, können Sie dies während des Ausschreibungsprozesses tun, indem Sie Präqualifizierungsanforderungen und Fragebögen einbeziehen. Wie bei den Preisen variieren die Voraussetzungen je nach Unternehmen.
- Auswahlkriterien., Um den Prozess transparent zu halten, sollten Sie auch die Vergabekriterien und-gewichte des Auswahlprozesses beschreiben. Ihre Kriterien können umfassen: Anfangspreis, Funktionalität der Dienste, Gesamtbetriebskosten, Kostentreiber, assoziierte Risiken usw.
Verwalten des Ausschreibungsprozesses
Die Verwaltung des Ausschreibungsprozesses ähnelt der Verwaltung eines Unternehmens. Sie wollen es ethisch tun, was bedeutet, alle gleich zu behandeln-keine Favoriten spielen. Wenn Sie Informationen mit einer Partei teilen, möchten Sie dieselben Informationen an alle anderen Parteien verteilen., Und geben Sie niemals preis-oder lieferantenspezifische Informationen an andere Teilnehmer weiter.
Vergabe eines Ausschreibungssiegers
Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, wer Ihr Unternehmen erhält. Wenn Sie Ihre Due Diligence am Frontend durchgeführt haben (z. B. AGB, Preisvorlage usw.die Entscheidung sollte ziemlich einfach sein. Aber Mach es nicht alleine. Öffnen Sie die Entscheidung für interne Stakeholder und bitten Sie sie, anhand vorgegebener Kriterien abzuwägen.
Sobald Sie eine endgültige Entscheidung getroffen haben, schreiben Sie ein Memo., Geben Sie die Anzahl der Gebote, qualifizierten Ausschreibungsteilnehmer und Stimmen für jeden Teilnehmer sowie alle Gründe für Disqualifikationen, Einzelheiten zu Vergabekriterien und-gewichten sowie die endgültige Entscheidung an. Dieses Memo wird von einem internen Prüfer angefordert.
Schließen
Das Schließen des Ausschreibungsprozesses sollte mehr als nur die Bekanntgabe des Gewinners, die Aushandlung der Bedingungen und die Unterzeichnung des Vertrags beinhalten. Warten Sie, bis die Tinte trocken ist, um das Gewinngebot öffentlich bekannt zu geben., Wenn Sie etwas anderes tun, nehmen Sie die Macht aus Ihren Händen und können die Bedingungen Ihrer Verhandlungen ändern.
Nur wenn der Vertrag unterzeichnet ist, sollten Sie Bietern für die Teilnahme am Ausschreibungsprozess danken und dass er jetzt geschlossen ist. Sie können dann den Teilnehmern Feedback geben und auswählen, ob Sie das Gewinnerunternehmen bekannt geben möchten oder nicht.
Jedes Mal, wenn Sie einen Vertrag mit einem Anbieter unterzeichnen, verstehen Sie, dass Sie im Wesentlichen eine langfristige Beziehung eingehen. Beide Parteien müssen das Gefühl haben, dass es für beide Seiten von Vorteil ist., Lass es keine einseitige Beziehung sein. Andernfalls könnten Sie den gesamten Prozess immer wieder durchlaufen.
Wenn Sie in der Vergangenheit frustrierende Produktionsprozesse erlebt haben oder gerade dabei sind, Ihre erste zu starten, rufen Sie uns an und wir helfen Ihnen gerne beim Einrichten. Wenn Sie eine der erforderlichen Preisdokumentationen benötigen, steht InterlogUSA eine Reihe von Vorlagen zur Verfügung, darunter:
Einladung und Beschreibung
Preisvorlage