En av de mest vanlige prosesser i nesten alle innkjøp og supply chain er RFQ. Med tilbudsforespørsel, vet du nøyaktig hva du trenger og ønsker nå våre leverandører for å fortelle deg hvor mye det vil koste., Men ved å be om tilbud fra flere leverandører, du er egentlig å be dem om å konkurrere for din bedrift, som gir mulighet til å finne kostnadsbesparelser ikke annet er tilgjengelige for deg — det er, selvfølgelig, hvis du velger riktig leverandør. Husk at et mislykket RFQ prosess kan ikke være den eneste grunnen til at du lider av varierende priser.,
for Å sikre at du får den beste prisen og føre tid, vil du ønsker å kjøre din RFQ i hvilken som helst måte som er fornuftig for virksomheten din, men det vil ofte omfatte følgende fremgangsmåte:
Utarbeidelse av RFQ
Av hele RFQ prosessen, forberedelse er trolig den viktigste. Faktisk, bruker minst 50 prosent av din tid på å forberede for bud. Bestem deg for hva slags RFQ du ønsker å kjøre. Vil det være åpent eller be-kun? Vil budgivning være forseglet til alt er søknadsfristen?, Hva om en omvendt auksjon, hvor rollene av kjøperen og selgeren vil bli reversert?
Fra det, vil du snu oppmerksomheten til å forberede all den dokumentasjon du trenger for å sende til RFQ bud deltakere. Mens dokumentene vil variere, og de er ofte inkluderer følgende:
- Invitasjon. Invitasjonen er din mulighet til å legge ut formålet med RFQ. Du vil også ønsker å gi informasjon om ditt firma, prosjekt og andre nødvendige detaljer.
- Prising mal., Uten en prising mal, ikke to bud vil alltid se likt, noe som gjør det vanskelig å sammenligne tilbud. Hvordan du ønsker å se bud er helt opp til deg, men ett alternativ er å be om priser deles inn i kostnadsarter.
- Prequalification. Hvis du har ennå til å kvalifisere deltakere, kan du gjøre det under RFQ prosessen ved å inkludere prequalification krav og spørreskjemaer. Som med priser, forutsetninger vil variere fra selskapet.
- kriterier., I et forsøk på å holde prosessen transparent, bør du også beskrive tildeling av kriterier og vekter av utvelgelsesprosessen. Kriteriene kan omfatte: første pris, funksjonalitet av tjenester, totalkostnaden, kostnadsdrivere, førsteamanuensis risiko, osv.
Administrere RFQ Prosessen
Administrere RFQ prosessen er mye som å håndtere en virksomhet. Du ønsker å gjøre det på en etisk måte, som betyr å behandle alle mennesker som likeverdige, og — uten å spille favoritter. Hvis du deler informasjon med en tredjepart, vil du ønsker å distribuere at samme informasjon til alle andre partier., Og aldri lekkasje pris eller leverandør-spesifikk informasjon til andre deltakere.
Belønner en RFQ Vinner
Nå er det tid for å bestemme hvem som vil få din bedrift. Hvis du har gjort dine due diligence på fronten (dvs. GTC, priser mal, etc.), vedtaket skal være ganske lett. Men trenger ikke gjøre det alene. Åpne den beslutningen opp til interne interessenter, og be dem om å veie basert på forhåndsdefinerte kriterier.
Når du har kommet til en endelig avgjørelse, skrive opp et memo., Detaljer antall bud, kvalifisert RFQ deltakere, og stemmer for hver deltaker, sammen med noen grunner for diskvalifiseringer, detaljer om tildeling av kriterier og vekter, og den endelige avgjørelsen. Dette notatet vil være noe en intern revisor vil be om å få se.
Avsluttende
Lukke RFQ prosessen bør innebære mer enn bare å annonsere vinneren, forhandlinger om vilkårene, og du har signert kontrakten. Vent før blekket er tørt for å kunngjøre den vinnende bud offentlig., Å gjøre noe annet tar kraften ut av hendene og kunne endre betingelsene for din forhandlingene.
Bare når kontrakten er signert, bør du takke tilbydere for å delta i RFQ prosessen, og at det er nå lukket. Deretter kan du gi tilbakemelding til deltakerne og velg om for å kunngjøre den vinnende selskapet eller ikke.
hver gang du signerer en kontrakt med en leverandør, forstår at du er i hovedsak å inngå et langsiktig forhold. Begge parter må føle at det er til gjensidig nytte., Ikke la det bli et ensidig forhold. Ellers kan du ende opp med å gå gjennom RFQ prosessen igjen og igjen.
Hvis du har opplevd som frustrerende RFQ prosesser i det siste, eller er i ferd med å starte din første, ring oss og vi vil være glade for å hjelpe deg med å sette det opp. Hvis du trenger noen av de nødvendige RFQ dokumentasjon, InterlogUSA har en rekke maler tilgjengelig, blant annet:
Invitasjon og Beskrivelse
Prising Mal