En af de mest almindelige processer inden for næsten alle indkøb og supply chain er RFQ. Med anmodningen om tilbud ved du præcis, hvad du har brug for, og nu vil leverandører fortælle dig, hvor meget det vil koste., Men ved at anmode om tilbud fra en række leverandører, beder du dem i det væsentlige om at konkurrere om din virksomhed, hvilket giver mulighed for at finde omkostningsbesparelser, der ellers ikke er tilgængelige for dig — det er selvfølgelig, hvis du vælger den rigtige leverandør. Husk, at en mislykket RF. – proces muligvis ikke er den eneste grund til, at du lider af svingende priser.,
for At sikre at du får den bedste pris og leveringstid, vil du ønsker at køre din RFQ på en måde, der giver mening for din virksomhed, men det vil ofte omfatte følgende trin:
Forberedelse af RFQ
Af hele RFQ-processen, forberedelse er nok det vigtigste. Faktisk afsætte mindst 50 procent af din tid på at forberede bud. Bestem, hvilken type RF.du gerne vil køre. Vil det være åbent eller kun invitere? Vil budgivningen forblive forseglet indtil indsendelsesfristen?, Hvad med en omvendt auktion, hvor rollerne som køber og sælger vil blive vendt?
derfra vil du være opmærksom på at forberede al den dokumentation, du skal sende til RF. – buddeltagerne. Mens dokumenterne vil variere, indeholder de ofte følgende:
- Invitation. Invitationen er din mulighed for at fastlægge formålet med RF.. Du ønsker også at give oplysninger om din virksomhed, projekt, og andre nødvendige oplysninger.
- prisskabelon., Uden en prisskabelon vil ingen to bud nogensinde se ens ud, hvilket gør det vanskeligt at sammenligne tilbud. Hvordan du ønsker at se bud er helt op til dig, men en mulighed er at anmode om priser opdeles i omkostningselementer.
- Prækvalifikation. Hvis du endnu ikke har kvalificeret deltagere, kan du gøre det under RF. – processen ved at inkludere prækvalifikationskrav og spørgeskemaer. Som med prisfastsættelse, forudsætninger vil variere fra virksomhed til virksomhed.
- udvælgelseskriterier., I et forsøg på at holde processen gennemsigtig bør du også beskrive tildelingskriterierne og vægten af udvælgelsesprocessen. Dine kriterier kan omfatte: startpris, funktionalitet af tjenester, samlede ejeromkostninger, omkostningsdrivere, associerede risici osv.
håndtering af RF. – processen
håndtering af RF. – processen er meget som at styre en virksomhed. Du vil gøre det etisk, hvilket betyder at behandle alle som ligestillede — ingen spillefavoritter. Hvis du deler info med en part, du ønsker at distribuere den samme info til alle andre parter., Og aldrig lække pris eller leverandør-specifikke oplysninger til andre deltagere.
tildeling af en RF. – vinder
nu er det tid til at beslutte, hvem der får din virksomhed. Hvis du har gjort din due diligence på frontend (dvs.GTC, prisskabelon osv.), bør beslutningen være ret let. Men gør det ikke alene. Åbn beslutningen op til interne interessenter, og bede dem om at veje ind baseret på forudbestemte kriterier.
når du er nået frem til en endelig beslutning, skal du skrive et notat., Detaljer antallet af bud, kvalificerede RF. – deltagere, og stemmer for hver deltager, sammen med eventuelle årsager til diskvalifikationer, detaljer om tildelingskriterier og vægte, og den endelige beslutning. Dette notat vil være noget en intern revisor vil anmode om at se.
lukning
lukning af RF. – processen bør medføre mere end blot at annoncere vinderen, forhandle vilkårene og underskrive kontrakten. Vent, indtil blækket er tørt for at annoncere det vindende bud offentligt., At gøre noget andet tager magten ud af dine hænder og kan ændre betingelserne for dine forhandlinger.
kun når kontrakten er underskrevet, skal du takke tilbudsgivere for at have deltaget i RF. – processen, og at den nu er lukket. Du kan derefter give feedback til deltagerne og vælge, om du vil annoncere det vindende firma eller ej.
hver gang du underskriver en kontrakt med en leverandør, skal du forstå, at du i det væsentlige indgår et langvarigt forhold. Begge parter skal føle, at det er gensidigt fordelagtigt., Lad det ikke være et ensidigt forhold. Ellers kan du ende med at gennemgå RF. – processen igen og igen.
hvis du tidligere har oplevet frustrerende RF. – processer, eller er ved at starte din første, skal du ringe til os, og vi hjælper dig med at konfigurere den. Hvis du har brug for nogen af de nødvendige RFQ dokumentation, InterlogUSA har en række skabeloner til rådighed, herunder:
Invitation og Beskrivelse
Prisfastsættelse Skabelon