een essentieel aspect van elk kwaliteitssysteem het vermogen om te werken in afstemming en volgens gestandaardiseerde en expliciete standaardwerkprocedures (SOP ‘ s).
om ervoor te zorgen dat u en uw team werken vanuit een geformaliseerd en gecoördineerd proces verhoogt niet alleen de productiviteit, maar vermindert het risico op fouten. Terwijl iedereen kan willen doen het juiste ding, vaak ieders versie van dat juiste ding is waarschijnlijk iets anders., Dit betekent dat de manier waarop een taak wordt uitgevoerd waarschijnlijk zal variëren afhankelijk van wie die taak uitvoert.
als de verwachting bij uw organisatie is dat iedereen dezelfde regels volgt, dan moet u duidelijk maken wat die regels zijn. De beste manier om dit te doen is om ze te documenteren.
voor degenen die sop ’s voor het eerst ervaren, of die werken in een kleine organisatie die op zoek is naar SOP’ s, hebben we een lichte inleiding samengesteld over wat standaard operationele Procedures zijn, en waarom uw organisatie ze moet implementeren.
Wat zijn standaardwerkvoorschriften?,
Standard Operating Procedures (SOP ‘ s) zijn de gedocumenteerde processen die een bedrijf heeft opgezet om ervoor te zorgen dat diensten en producten steeds consistent worden geleverd. SOP ‘ s worden vaak gebruikt om de naleving van de regelgeving of operationele praktijken aan te tonen en om te documenteren hoe taken binnen uw organisatie moeten worden uitgevoerd.
vaak wanneer een bedrijf groeit en net begint, de CEO of het management team de neiging om alle interne beslissingen te nemen., Naarmate het bedrijf een specifieke omvang bereikt, kan deze vorm van besluitvorming zijn capaciteit om verder te groeien beperken omdat de CEO of het managementteam niet alle beslissingen in de juiste tijd kan nemen of betrokken zijn bij elk aspect van het bedrijf. In dit geval, uw SOP ‘ s zou meestal overnemen en fungeren als uw regerende woord. SOP ‘ s kunnen ook een effectieve manier zijn om veranderingen in de manier waarop uw bedrijf werkt aan uw werknemers te communiceren.
de vereisten voor standaardwerkvoorschriften en hun formaat zullen variëren van industrie tot industrie., SOP-vereisten kunnen ook afhangen van het type activiteit dat uw organisatie onderneemt, of welke regelgeving uw bedrijf wordt beheerst door. In klinisch onderzoek zijn deze eisen nauwkeurig.
Waarom hebt u SOP ‘ s in uw organisatie nodig?
Procedures zijn geen be-all, end-all oplossing – ze garanderen geen uitstekende prestaties of goede resultaten. SOP ‘ s zorgen er echter voor dat u over een gestructureerd kwaliteitssysteem en processen beschikt, gekwalificeerde medewerkers en een motiverende bedrijfscultuur beschikt., SOP ‘ s ondersteunen in hun puurste vorm de juiste mensen in de juiste omgeving.
SOP ‘ s helpen u meer te evalueren dan wat u nu doet, maar helpen u ook te beslissen hoe u verder wilt gaan. Stel je voor als uw organisatie op zoek is naar nieuwe document management software te implementeren.
om te bepalen welke software u wilt kopen, moet u weten hoe uw medewerkers de software zullen gebruiken en hoe het uw bedrijfsprocessen zal beïnvloeden. Als u volledige en grondige SOP ‘ s hebt, kunt u ze gebruiken om de sterke en zwakke punten van de nieuwe software te evalueren., Door uw huidige processen volledig te begrijpen, maakt u de beste keuze voor uw organisaties.
een SOP is een nuttig bedrijfstool omdat het de juiste manier communiceert om een activiteit binnen uw organisatie uit te voeren. Standaard operationele Procedures op een minimum geven u het volgende:
- consistentie-de belangrijkste reden voor procedures is consistentie in de manier waarop een individu een bepaalde taak of activiteit uitvoert. Hoe consistenter een proces van persoon tot persoon is, hoe minder kans er zal zijn kwaliteitsproblemen.,
- vermindering van fouten – een schriftelijke procedure bevat een reeks instructies voor het uitvoeren van een taak. Zolang elk individu binnen uw team de taak uitvoert zoals het is geschreven, is er een grotere kans op het verminderen van fouten.
- communicatie-een andere belangrijke reden waarom u SOP ‘ s nodig hebt in uw organisatie is ten behoeve van communicatie. Met verbeteringen aan processen worden de operationele procedures bijgewerkt en elke update vereist een nieuwe training. Het bijwerken van SOP ‘ s biedt een methode om de proceswijzigingen aan werknemers te communiceren.,
voordelen van SOP ‘ s in uw organisatie
Het creëren van meer structuur in uw bedrijfsactiviteiten kan de productiviteit drastisch verbeteren en de kosten verlagen. Niet elke organisatie zal profiteren van dit soort standaardisatie, en het hangt af van u, de eigenaar of manager, om te bepalen of er werkprocessen die kunnen worden gedupliceerd elke dag binnen uw bedrijf en of het de moeite waard het onderwijzen van deze processen aan werknemers via SOP ‘ s.
vele grote voordelen kunnen worden gerealiseerd door het standaardiseren van processen en het documenteren van formele SOP ‘ s aan uw organisatie., Hier is een geweldige lijst die we vonden van Sanjay Kumar Jain:
- om mensen te voorzien van alle veiligheids -, gezondheids -, milieu-en operationele informatie die nodig is om een taak naar behoren uit te voeren. Alleen waarde hechten aan de productie zonder de veiligheid, de gezondheid en het milieu uit het oog te verliezen, is op lange termijn duur. Het is beter om werknemers te trainen in alle aspecten van het doen van een baan dan om ongevallen, boetes, en rechtszaken later geconfronteerd.
- ervoor zorgen dat productieprocessen consistent worden uitgevoerd om de kwaliteitscontrole van processen en producten te handhaven., Consumenten, van particulieren tot bedrijven, willen producten van consistente kwaliteit en specificaties. SOP ‘ s specificeren werkstappen die helpen producten te standaardiseren en dus kwaliteit.
- om ervoor te zorgen dat processen ononderbroken doorgaan en volgens een voorgeschreven schema worden voltooid. Door de SOP ‘ s te volgen, helpt u bij het voorkomen van processtoringen veroorzaakt door defecte apparatuur of andere schade aan de faciliteit.
- om ervoor te zorgen dat er geen storingen optreden in fabricage-en andere processen die iemand in de omgeving zouden schaden., Na gezondheid en milieu stappen in SOP ‘ s zorgt tegen morsen en emissies die planten buren bedreigen en maken gemeenschap verontwaardiging.
- om ervoor te zorgen dat goedgekeurde procedures worden gevolgd in overeenstemming met bedrijfs-en overheidsvoorschriften. Goed geschreven SOP ‘ s dragen ertoe bij dat aan de regelgeving van de overheid wordt voldaan. Ze tonen ook aan dat een bedrijf te goeder trouw voornemens is om correct te werken. Het niet schrijven en het gebruik van de juiste SOP ‘ s zal alleen signaal overheid toezichthouders dat uw bedrijf is niet serieus over de naleving.,
- dienen als een opleidingsdocument voor het onderwijzen van gebruikers over het proces waarvoor de SOP werd geschreven. Grondige SOP ‘ s kunnen worden gebruikt als basis voor het verstrekken van gestandaardiseerde opleidingen voor werknemers die nieuw zijn voor een bepaalde baan en voor degenen die een omscholing nodig hebben.
- als checklist voor medewerkers die werkprestaties observeren om de juiste prestaties te versterken. Het proces van actieve zorg over collega ‘ s omvat de ene werknemer coaching een andere in alle aspecten van goede werkprestaties., Bij het schetsen van de juiste procedures in een goede SOP, kan elke medewerker die SOP gebruiken om een ander te coachen en te helpen bij het verbeteren van werkvaardigheden.
- als checklist voor auditors. Auditing job performance is een proces vergelijkbaar met de eerder genoemde observatie, alleen gaat het meestal om het bijhouden van records. SOP ‘ s moeten dienen als een solide basis bij het ontwikkelen van gedetailleerde audit checklists.
- fungeren als een historisch overzicht van het hoe, waarom en wanneer van stappen in een bestaand proces. Dit biedt een feitelijke basis voor het herzien van die stappen wanneer een proces of apparatuur wordt gewijzigd., Als mensen van baan naar baan binnen en tussen bedrijven verhuizen, verdwijnen ongeschreven kennis en vaardigheden van de werkplek. Goed onderhouden geschreven SOP ‘ s kunnen kronieken van de beste ervaring die nieuwe werknemers kunnen dienen wanneer ouderen verder gaan.
- als verklaring voor de stappen in een proces voor herziening in ongevallenonderzoek. Hoewel ongevallen zijn ongelukkig, bekijk ze als kansen om te leren hoe de omstandigheden te verbeteren. Een goede SOP geeft je een basis om ongevallen te onderzoeken.,
The Takeaway
klaar om de volledige levenscyclus van uw gecontroleerde documenten te automatiseren en uw SOP ‘ s aan te maken? U bent misschien geïnteresseerd in het downloaden van onze IT SOP Template starter pack om u te helpen schetsen wat u nodig hebt om de controle en naleving van de regelgeving te behouden. Montrium biedt ook een sop writing and review service aan om te garanderen dat aan de huidige GXP vereisten wordt voldaan.,
om al uw SOP ‘ s op één plaats te beheren, wordt ons Quality Connect electronic quality management systeem geleverd met een SOP Management module die is ontworpen om alle gecontroleerde documenten die deel uitmaken van uw kwaliteitssysteem te beheren. Eenvoudige toegang, gecentraliseerde distributie en intuïtieve workflows zorgen ervoor dat kwaliteit en compliance de kern vormen van uw activiteiten.