The Ultimate Guide to RFP ‘ s

heeft u de opdracht gekregen om een verzoek om een voorstel te maken, of een RFP?

of je nu geen idee hebt wat dat is of al een tijdje niet geschreven hebt, de gids van vandaag kan helpen.

We duiken in de details van wat een RFP eigenlijk is, waarom je er een nodig zou kunnen hebben, en hoe je vandaag de eerste RFP kunt maken.

om te beginnen moet u begrijpen wat al deze letters betekenen.

wanneer uw bedrijf een nieuw (vaak groot) project heeft, of een project dat complexer is en een beetje outsourcing vereist, kan een RFP u helpen de klus de eerste keer goed te klaren.,

het RFP-document wordt een manier voor u om snel de sterke en zwakke punten van potentiële leveranciers in relatie tot uw project te ontdekken zonder te veel van uw tijd te besteden aan het jagen voor hen zelf.

RFP ‘ s kunnen u ook een voorproefje geven van verschillende strategieën die u misschien niet hebt overwogen, aangezien elke leverancier zijn eigen unieke actieplan samen met zijn bod zal opnemen.,

en u zult deze informatie hebben voordat u ooit aan de leverancier moet committen.

Houd er rekening mee dat dit niet verward moet worden met een RFQ.

RFP vs RFQ

een RFQ, of offerteaanvraag, is iets anders dan een RFP omdat het alleen de quote zelf is. Hier, bedrijven vragen meerdere offertes van verschillende leveranciers om diensten te vergelijken op basis van de prijs Alleen. Hoewel een RFP een prijsofferte bevat (samen met verschillende andere details), geeft een RFQ geen details over iets anders dan de prijs.

in tegenstelling tot een RFP is een RFQ een offerteaanvraag of offerte.,

Hier is hoe je het verschil kunt begrijpen:

terwijl je technisch gezien een offerte ontvangt in een RFP, krijg je ook informatie zoals het actieplan, de tijdlijn van voltooiing, het leverbare schema en de lijst met geleverde diensten.

maar met een RFQ ontvangt u alleen de offerte zelf voor de dienst of producten die u wilt kopen.

in de meeste gevallen is het gewoon vergelijken van offertes niet genoeg om te zien of een potentiële leverancier de juiste oplossing is voor uw bedrijf, daarom is een RFP meer geschikt in deze situaties.,

het RFP-proces uitgelegd

voordat potentiële bieders hun voorstellen kunnen indienen, moet een RFP worden opgesteld door de onderneming die het werk aanvraagt. (P. S. We zullen u later in deze gids laten zien hoe u dit moet doen)

Dit geeft potentiële aannemers een beter idee van wat uw bedrijf zoekt.

zodra uw RFP is verzonden, kunnen aannemers of leveranciers het bekijken en hun beste biedingen indienen om te concurreren voor de baan.,

in deze voorstellen nemen verkopers over het algemeen de volgende items op:

• een actieplan over hoe zij het probleem gaan oplossen
• een tijdlijn van wat u kunt verwachten
• eventuele noodzakelijke achtergrondinformatie
• hoeveel zij verwachten dat het gehele project zal kosten

in bepaalde gevallen kunnen bieders terugkomen en zeggen dat specifieke componenten van het RFP moeten worden aangepast op basis van hun ervaring in de industrie.,

Op dit moment kunt u hun feedback bekijken en een nieuwe RFP maken om de wijzigingen aan te passen, of u kunt het origineel laten zoals het is en het in gedachten houden terwijl u de andere ingediende biedingen overweegt.

zodra u alle voorstellen ontvangt, zal het bijna moeiteloos zijn om ze allemaal te vergelijken en te bepalen welke leverancier het beste bij uw bedrijf past.

uit de stapel bieders, wilt u dit beperken tot een handvol van uw top drie, vijf of 10 Favorieten om te overwegen, afhankelijk van hoeveel u ontvangt of geïnteresseerd bent in.,

vanaf hier zult u tijd willen besteden aan het verder doorlichten van potentiële leveranciers om te bepalen wie er echt het beste geschikt is voor de taak.

sommige bedrijven kunnen nog een beste en laatste bod van hun top leveranciers vragen nadat ze dit onderhandelingsproces zijn gestart om ervoor te zorgen dat ze niet alleen de juiste persoon of bedrijf voor de baan krijgen, maar ook tegen de juiste prijs.

hoewel dit klinkt als een extra stap, is het een die u geld, tijd en hoofdpijn kan besparen.

maar dit leidt ons ook tot een grote vraag: Is dit allemaal echt nodig?,

kunt u niet gewoon tijd besteden aan het bekijken van twee of drie leveranciers in uw eentje?

zoals u hierna zult zien, is die route zeker niet in uw belang.

waarom een aanvraag indienen?

laten we kort deze twee scenario ‘ s vergelijken:

• Optie #1: besteed tijd aan het vinden van de perfecte leverancier op uw eigen.
• Optie # 2: Gebruik een RFP om potentiële leveranciers naar u te laten komen.

kies de eerste route, en u zult waarschijnlijk uw collega ‘ s, vrienden en netwerkgroepen gebruiken om te helpen bij het aanvragen van mogelijke verwijzingen voor de taak.,

of u kunt een Google-zoekopdracht uitvoeren om de beste leveranciers in uw omgeving te bekijken.

nadat u de website van een mogelijke kandidaat voor de baan hebt bekeken, zult u het perfecte bericht maken om uit te reiken en te leren of ze zelfs maar kunnen helpen.

dan moet u de details van uw project uitleggen en u kunt hen al dan niet vragen om een voorstel in te dienen voordat u besluit ze voor uw project te kiezen.

het is geen ingewikkeld proces, maar hebben we al gezegd dat je het moet herhalen voor elke veelbelovende verwijzing of leverancier die je tegenkomt?

stel je voor hoe lang dat gaat duren!,

nu, wat als deze potentiële contractanten al wisten uw project details en ze kwamen terug met hun beste plan van actie en een formeel bod voor u om te herzien?

dus in plaats van elke keer je behoeften uit te leggen, zou je het gewoon een keer schetsen, en het naar de massa ‘ s sturen.

en om u nog meer tijd te besparen, is het aan potentiële contractanten-niet aan u-om contact op te nemen.

de RFP-route geeft u ook een voorproefje van het echte actieplan van elke leverancier, niet het plan waarin ze u via de telefoon of in persoon ompraten.,

aangezien potentiële kandidaten een formeel bod moeten indienen, moeten ze tijd besteden aan het schetsen van de oplossing en het probleem echt aanpakken.

en als ze dat niet doen, heb je een gemakkelijke manier om leveranciers te verwijderen en vrij snel door de stapel opties te snijden.

maar om tot dit punt te komen, kunt u deze volgende fout niet maken.

hier is wat niet te doen met een RFP

Als u de juiste leverancier wilt vinden, moet uw RFP specifiek zijn.

alleen vragen met ” Ja ” of “nee”brengen je nergens.,

daarom moet u specifieke vragen maken die doordachte antwoorden vereisen.

probeer soortgelijke zinnen te gebruiken:

• kunt u een voorbeeld delen van hoe u dit probleem hebt opgelost of een vergelijkbaar voorbeeld voor een ander bedrijf? Bent u onvoorziene wegversperringen tegengekomen? Wat zou je deze keer hetzelfde of anders doen?

• met uw voorgestelde herontwerp, hoe lang zou het duren voor een niet-technisch onderlegde persoon om het nieuwe registratieformulier in te vullen? Hoeveel tijd denkt u dat dit kan besparen?

Met deze tips in gedachten bent u klaar om uw eerste RFP op te stellen.,

hoe een RFP te schrijven

Hier is de basisstructuur van een RFP en wat in de jouwe op te nemen:

projectoverzicht

voordat u in de details van uw bedrijf gaat, moet u een korte inleiding geven tot het project zelf, zodat leveranciers meteen weten of het iets is waarop geboden moet worden.

uw bedrijfsachtergrond

Dit zou geen lange geschiedenis van uw bedrijf moeten zijn. Integendeel, het zou aannemers een beter idee moeten geven van wat uw bedrijf doet en wie u als doelmarkt dient.,

de doelen van uw Project

identificeren duidelijk wat u hoopt te bereiken met dit project en wat u ziet als een “win”, zodat iedereen op dezelfde pagina zit.

Projectbereik

de details van het project zijn essentieel in een RFP. Op dezelfde manier als u geen vage vragen wilt gebruiken, zal een vage projectscope u ook niet helpen om de juiste leverancier te vinden.

besteed tijd aan het gedetailleerd beschrijven van uw project scope zodat er later geen verrassingen zijn.,

Target Deliverable Schedule

zelfs als uw deadlines niet super krap zijn, moet u nog steeds een target deliverable schedule in gedachten hebben. Dit moet worden opgenomen in uw RFP, zodat potentiële leveranciers goed kunnen meten of ze de middelen en bandbreedte hebben om de taak op tijd te voltooien.

mogelijke wegblokkades

verberg uw bestaande of potentiële problemen niet onder het spreekwoordelijke tapijt als u wilt dat ze verdwijnen. Een succesvolle RFP is expliciet duidelijk over eventuele technische problemen of mogelijke wegblokkades, zoals: Heeft u te maken met aangepaste codering of een verouderd platform?, Heeft uw team beperkte middelen?

door deze vooraf uit te leggen, zullen potentiële leveranciers precies weten waar ze aan beginnen.

u zult natuurlijk ook aannemers verwijderen die de taak niet aankunnen vanwege deze beperkingen.

maar u zult ook verbinding maken met bedrijven die weten hoe ze deze veelvoorkomende problemen met vaardigheid en finesse moeten oplossen.

onthoud, het is veel beter om dit nu uit te vinden dan nadat je het bod hebt geaccepteerd en aan het werk bent gegaan.

budgetbeperkingen

Het is ook belangrijk om vooraf met uw budget te zijn., Hoe meer u verrassingen kunt elimineren, hoe beter voor alle betrokken partijen.

wat u zoekt in potentiële leveranciers

een andere manier om verrassingen te verminderen of te elimineren is door precies uit te leggen wat u zoekt in potentiële aannemers.

alles wat u hoeft te doen is schetsen wat het belangrijkst is voor uw project (dat wil zeggen, tijd, oplossing, budget, enz.) en laten zien hoe je hun voorstellen zal evalueren op basis van dat.

We zullen je snel laten zien hoe dit gedaan wordt, maar voordat we dat doen, is er nog een ding om hier toe te voegen: een RFP sollicitatiebrief.,

net als een sollicitatiebrief voor een cv, een RFP sollicitatiebrief creëert een professionele afbeelding voor uw merk en zet de toon voor potentiële leveranciers. Het geeft aan dat ze het voorstel en het project serieus moeten nemen.

het goede nieuws is dat er een aantal tools zijn om het maken van RFP ‘ s makkelijker en minder stressvol te maken dan je denkt.

Proposal Software Tools om u te helpen RFP ‘ s te beheren

in dit artikel hebben we 10 tools beschreven om u te helpen bij het beheren en creëren van professioneel ogende voorstellen in minder tijd.,

voor de doeleinden van vandaag zijn de volgende vijf tools geweldige plaatsen om te beginnen:

RFPIO

RFPIO lost het probleem op van het reageren op RFP ‘ s, van projectbeheer tot samenwerking, tot integratie met andere software. Hun oplossing omvat rapportage dashboards, auto-response functies, en geautomatiseerde generatie van proactieve voorstellen vanuit uw CRM. RFPIO bevat ook een intelligente antwoordbibliotheek die eerdere RFP-antwoorden omzet in on-demand intelligence die omzetteams in staat stelt enterprise content binnen handbereik te hebben, waar ze ook werken.,

en wat is beter? RFPIO heeft een integratie met HubSpot die automatisch uw RFP synchroniseert met uw portal, waardoor het gemakkelijk is om informatie te delen met uw team.

PandaDoc

om aangepaste RFP ‘ s met uw eigen branding te maken, kunt u overwegen de proposal software PandaDoc te gebruiken.

Hier kunt u uw eerste RFP binnen enkele minuten instellen en zelfs samenwerken met teamleden met behulp van real-time updates binnen het document zelf.,

Nusii

net als andere proposal software op de markt, gebruikt Nusii een drag and drop editor die het bouwen van RFP ‘ s een fluitje van een cent maakt — vooral voor beginners.

dankzij het schone, moderne, eenvoudige ontwerp is het ook heel gemakkelijk om erachter te komen.

een van de handigste functies van Nusii is het gebruiken voor het opnieuw werken van bestaande RFP ‘ s om u tijd te besparen. Kopieer gewoon de inhoud van een RFP die u wilt en bewerk informatie om te passen bij uw nieuwe verzoek.

Loopio

hoe wilt u alle antwoorden op uw RFP ‘ s organiseren?,

een opvallende functie van Loopio is de RFP-responsbibliotheek, die u direct toegang geeft tot al uw antwoorden van eerdere RFP ‘ s. Dit bespaart u het gedoe van het graven rond om te vinden wat je nodig hebt in een drukke inbox.

hun magische functie zal je zelfs helpen om een antwoord automatisch in te vullen als het lijkt op een antwoord dat je al hebt gedaan.

Plus kunt u uw volledige RFP-proces beheren-inclusief het verzenden van geautomatiseerde reacties-en samenwerken met uw team op één plek met hun intuïtieve dashboard.,

en als proposal tools nu buiten het budget zijn, of als u eerst uw eigen hand wilt proberen te maken, gebruik dan dit sjabloon als startpunt.

RFP360

RFP360 stroomlijnt uw benadering van RFP-responsbeheer. Hun intuïtieve kennisbeheer -, workflow-en samenwerkingsfuncties maken het eenvoudig om boeiende reacties in één bibliotheek te maken, te beoordelen, bij te werken en goed te keuren., De mogelijkheden van Proposal automation en answer intelligence (AI) versnellen uw vermogen om vragen te beantwoorden, waarbij u de best mogelijke antwoorden voorstelt en deze automatisch in bulk voltooit.

u kunt ook RFP ‘ s importeren in verschillende formaten en gepolijste definitieve voorstellen genereren, en geïntegreerde uitbreidingen stellen iedereen in uw organisatie in staat om inhoud uit uw kennisbibliotheek te gebruiken in Microsoft Office — bestanden, online vragenlijsten en formulieren-zonder deze toepassingen te verlaten.,

vrije en bewerkbare RFP-sjabloon

Download een gratis, bewerkbare RFP-sjabloon.

om dit sjabloon te gebruiken, download het hier of vul het formulier hieronder in. U kunt secties of stukjes informatie verwijderen die niet betrekking hebben op uw project en toevoegen wat u nog meer nodig hebt voor uw RFP ‘ s.