facturen zijn vaak het eerste en soms het laatste document dat naar de client gaat. We moeten dus een goede indruk maken bij het versturen van facturen. Afgezien van de verplichte dingen zoals de naam van de klant en item details, moet een factuur diverse andere belangrijke elementen bevatten.
een van de elementen is – betalingsvoorwaarden.,
wanneer het gaat om het effectief starten van een bedrijf of het effectief beheren van een bestaand bedrijf, is het meest cruciale element het duidelijk vaststellen van de betalingsvoorwaarden voor facturen.
ironisch genoeg is het ook het minst lastige deel. Hoewel alle bedrijven stellen hun betalingsvoorwaarden, ze zijn niet goed opgesteld op facturen. Als gevolg hiervan kunnen operationele problemen ontstaan zoals-slechte betalingen van klanten, juridische implicaties, ongewenste follow-ups van betalingen, en veel van dergelijke problemen.
vaak, zelfs na het opstellen van de Voorwaarden op verkoopfacturen, een ondernemer geconfronteerd met problemen., Het gebeurt door het ontbreken van een goede of onvolledige formulering van de standaardvoorwaarden.
in dit artikel zullen we zien hoe u standaard betalingsvoorwaarden voor facturen kunt schrijven tijdens het verzenden van facturen naar uw klanten. Leer ook over de belangrijke elementen die moeten worden gedekt, zoals garantie, vooruitbetalingen, retourbeleid, late betaling kosten en nog veel meer. We zullen kijken naar de best practices voor het schrijven van termen samen met enkele voorbeelden.,
behoefte aan Voorwaarden op facturen
Het is niet alleen zo dat de situatie lastig wordt voor de zakenman of de dienstverlener, de klant heeft ook een slechte ervaring. Duidelijk gedefinieerde voorwaarden zorgen voor duidelijkheid in vele aspecten voor beide partijen:
1) beter begrip
wanneer voorwaarden worden gedefinieerd, houdt de dienstverlener de betalingsvoorwaarden duidelijk. Het wordt bijvoorbeeld gemakkelijk te begrijpen of de betaling kan worden gedaan met creditcards of niet. Of wat is de boete als de betaling wordt vertraagd?,
2) Toepasselijk recht
het specificeert ook de rechtsgebieden en toepasselijke wetten en autoriteiten in geval van geschillen over betalingen.
3) soepele transacties
wanneer de betalingstermijn of de voorwaarden zijn gedefinieerd, is de cliënt op de hoogte van de termijn waarbinnen de betaling moet worden afgewikkeld. Op dezelfde manier plant de ondernemer haar budget volgens de verschuldigde betalingen die haar helpen het geld in het bedrijf te circuleren, cruciaal voor haar winstgevendheid.,
4) gevolgen bij niet-naleving
de standaardvoorwaarden bepalen de gevolgen van niet-naleving bij betalingen. Bij vertraging van de betaling is bijvoorbeeld een rente van 10% per maand verschuldigd.
Best Practices for Writing Invoice Terms and Conditions
Er zijn veel kleine en kritische aspecten van het schrijven van een goede en volledige voorwaarden op verkoopfacturen, zoals:
- gebruik van eenvoudige, beleefde en eenvoudige taal.
- met vermelding van de volledige gegevens van de onderneming en de cliënt.,
- volledige gegevens over het product of de Dienst, inclusief belastingen of kortingen.
- het referentienummer of factuurnummer.
- met vermelding van de betalingsmodus.
daarnaast zijn er best practices die, wanneer ze worden gevolgd of gebruikt, de zaken eenvoudig en sneller kunnen maken. Dit zijn:
1) verkoopvoorwaarden
een duidelijke afbakening van de verkoopvoorwaarden zal elke mogelijke kans op misverstanden of onenigheid met een van de partijen wegnemen., Daarom is het van het grootste belang om de verkoopvoorwaarden zoals – kosten, hoeveelheid, enkele eenheidskosten, leverdatum of tijdstip van de dienst, betaalmethode of krediet, indien van toepassing te vermelden.
Dit is het belangrijkst bij grensoverschrijdende transacties of transacties. Het vermelden van de” verantwoordelijkheid ” van internationale belastingen, rechten, of een andere regelgeving maakt het betalingsproces probleemloos.
2) vooruitbetaling
Het is een van de meest gebruikelijke betalingstermijnen, waarbij de dienstverlener vóór de levering van het product of de dienst om volledige of gedeeltelijke betaling vraagt., Dit is gebruikelijk in de dienstverlenende sector en wordt gevolgd om na verkoop niet-betaling recovery te voorkomen. Het wordt geoefend om out-of-pocket uitgaven te voorkomen om het project te voltooien.
gewoonlijk geschreven als “PIA”, het moet worden opgenomen indien gevolgd door de zakelijke onderneming en evenzo, de cliënt moet uitkijken voor dergelijke dingen vermeld op de deal.
3) onmiddellijke betaling
de dienstverlener eist de betaling onmiddellijk na de levering van het product of de dienst. Het wordt vaak aangeduid als “Cash on Delivery” (COD), of soms te betalen bij ontvangst., Bij afwezigheid van naleving van de termijn wordt de deal of levering als geannuleerd of ongeldig beschouwd.
het vermelden van deze term of voorwaarde is belangrijk omdat de cliënt geïrriteerd kan zijn als een dergelijke voorwaarde niet wordt vermeld.
4) Net 7, Net 10, Net 30
Er zijn voorwaarden voor vooruitbetaling wanneer de cliënt krediet wordt aangeboden. Het wordt genoemd als “netto 7” of “netto 30”, wat betekent betalen van de verschuldigde na zeven of dertig dagen na de datum van de verkooprekening. De term maakt de klant duidelijk “wanneer de betaling verschuldigd is”. Maar soms kan het verwarring veroorzaken als de” term ” hem niet duidelijk is., Het is daarom aan te raden om het over te brengen in een van de andere precieze manieren zoals- “gelieve de betaling na 7 dagen na de datum van de factuur” of gewoon “dag 7”.
vele malen worden prikkels aan de cliënt aangeboden om de betaling vooraf te betalen door in te zetten als “2/5 netto 7”. Het staat voor – “betaal in vijf dagen en krijg 2% korting”. Het vermijden van een dergelijke vertegenwoordiging en het schrijven “gelieve te betalen binnen vijf dagen en bespaar 2 procent” maakt een betere impact.,
5) garantievoorwaarden
de factuur moet de garantievoorwaarden van het product of de dienst verlichten en moet het aantal dagen aangeven waarna de garantie niet van toepassing is. Het dient ook te vermelden wanneer de garantie ongeldig is en / of duidelijk te vermelden dat de garantie niet betekent dat het product wordt geretourneerd. De garantievoorwaarden moeten bij de factuur worden gevoegd. Veelgebruikte garantievoorwaarden zijn:
- producten die tijdens het transport beschadigd zijn, vallen niet onder de garantie.
- het product heeft een garantie van 90 dagen, tenzij anders vermeld.,
- het product draagt alleen fabrieksgarantie en er zal geen retour of omruiling plaatsvinden.
6) retour-of vervangingsbeleid
elk klein bedrijf moet het retourbeleid opnemen, vooral als het in de detailhandel is. Het aantal retourzendingen of het Restitutiebeleid bepaalt de populariteit van uw product of diensten. Tegelijkertijd kunt u uzelf beschermen tegen valse claims en bestellingen.
Deze voorwaarden verminderen ook uw waarschijnlijke verliezen als gevolg van retourzendingen of terugbetalingen., Enkele van de voorbeeldvoorwaarden die in uw detailhandelsfactuur kunnen worden opgenomen zijn-
- alle producten die worden geretourneerd voor terugbetaling/vervanging of verlengd op krediet moeten worden geretourneerd in “verkoopbare” staat met originele verpakking.
- 10% opslagkosten zijn van toepassing op alle niet-defecte vervangingen.
- in geval van een beschadigd product of artikel ontvangen gelieve contact op te nemen met ons gratis nummer-1800-328-XXXX.,om de relatie tussen de leverancier en de klant te verbeteren, is het van het grootste belang de klant te informeren over achterstallige betalingen en de gevolgen daarvan. Het kan geen kwaad om de betalingsvoorwaarden in uw overeenkomst te vermelden als –
- ze de klant herinneren aan de vervaldatum.
- compenseer uw financiële kosten als gevolg van vertraging.
- verbetert de totale betalingstermijn en-procedure.,
enkele voorbeelden van termen& voorwaarden op een beleefde manier zijn:
indien een factuurbedrag niet door de onderneming op de genoemde vervaldag is ontvangen, dan is, zonder beperking van de rechten van de onderneming, het volgende van toepassing.
- Deze kosten kunnen aanleiding geven tot te late rente @ 2% van het uitstaande saldo per week, of het bij de wet toegestane maximumpercentage, indien dit lager is.
- wij kunnen voorwaarden stellen voor toekomstige verlengingen van contracten/diensten of onze diensten aan u opschorten totdat dit bedrag volledig is betaald.,
basistermen die in gedachten moeten worden gehouden
enkele andere termen en hun korte vormen die in gedachten moeten worden gehouden zijn:
– EOM: einde van de maand
– CWO: Cash met bestelling
– CND: Cash volgende levering
– CBS: Cash vóór verzending
laatste gedachten
de manier waarop u omgaat met uw klanten en klanten. Dit geldt wanneer u factureert. Zorg ervoor dat u beleefd bent tijdens het opstellen van uw factuur voorwaarden, houd ze kort en eenvoudig, duidelijk in termen van tarieven en belastingen, en bieden meer dan één betalingsoptie.,
Its sterk aanbevolen om een goede facturatie software die kan zorgen voor de factuur formaat te gebruiken. In ProfitBooks kunt u bijvoorbeeld de Voorwaarden één keer instellen en het verschijnt automatisch op alle facturen.
start met het aanmaken van facturen met ProfitBooks