op een vreselijke dag word je wakker en realiseer je je dat een werknemer die je vertrouwde, verduistert van je bedrijf. Het is een van de meest verwoestende dingen om te gebeuren met een kleine ondernemer.
voorbeelden van verduistering in overvloed en er is geen tekort aan manieren die werknemers stelen.
Het doel van dit artikel is om u te helpen de waarschuwingssignalen te herkennen. Als je kunt denken als een verduisteraar, zult u weten wat te zoeken om uw bedrijf te beschermen.
en het beschermen moet je! De gevolgen van verduistering kunnen catastrofaal zijn voor een klein bedrijf., Volgens de Verduisteringsstudie van Hiscox is het gemiddelde bedrag van een werknemer diefstal maar liefst $294.000.
de volgende lijst met voorbeelden van verduistering is gebaseerd op mijn professionele kennis. In het begin van mijn carrière was ik een interne advocaat bij een regionale bank. We onderzochten honderden gevallen van verduistering waarbij klanten van de bank betrokken waren, vaak kleine bedrijven. Later diende ik als vicepresident van human resources in een bedrijf waar ik ook te maken had met andere vormen van diefstal en fraude op de werkplek. Dus ik heb alles gezien.
Wat is verduistering?,
voordat we naar voorbeelden van verduistering kijken, laten we eerst begrijpen wat verduistering betekent.
verduistering is wanneer een werknemer of iemand anders in een vertrouwde positie steelt van uw bedrijf. Ze gebruiken het geld of andere activa voor eigen gebruik.
verduistering houdt vaak een witteboordencriminaliteit in waarbij geld wordt gestolen van bankrekeningen, of misschien wanneer er sprake is van controlevervalsing of loonfraude. Maar het is niet beperkt tot die omstandigheden.
verduistering is een misdrijf — de persoon wordt meestal beschuldigd van diefstal volgens de wet van de staat., In bepaalde omstandigheden kan het ook een federale misdaad zijn. Straffen kunnen gevangenisstraf en boetes inhouden. De verduisteraar wordt meestal door de rechtbank bevolen om de zaak terug te betalen. Bedrijven worden echter zelden volledig terugbetaald.
Verduisteringsvoorbeelden
Hier zijn de top 25 verduisteringsvoorbeelden en werkplekdiefstallen waar je op moet letten:
het vervalsen van controles
de werknemer schrijft bedrijfscontroles of verricht elektronische betalingen aan zichzelf. De werknemer kookt dan de boeken om de diefstal te verbergen.,
Dit klassieke voorbeeld van verduistering wordt gemakkelijker wanneer een bedrijf een handtekening stempel van een executive ‘ s handtekening gebruikt. Een handtekening stempel is letterlijk als het overhandigen van werknemers een blanco cheque omdat ze kunnen” ondertekenen ” cheques zonder uw medeweten.
preventie: afzonderlijke verantwoordelijkheden: een werknemer om controles te verwerken en een andere om transacties te verzoenen en documentatie goed te keuren., Als u niet genoeg personeel voor afzonderlijke functies, dan reconcile bankafschriften zelf. Eis inkooporders of facturen voor elke betaling. En stop met het gebruik van een handtekening stempel — of houd het achter slot en grendel.
verzilveren Klantencontroles
de werknemer onderschrijft en verzilvert klantencontroles die verschuldigd zijn aan het bedrijf, en houdt vervolgens het geld.
nu meer betalingen elektronisch worden, is de belangrijkste misdaad hetzelfde. De werknemer kan het opzetten van een bankrekening met een fictieve naam vergelijkbaar met de werkgever om elektronische betalingen af te leiden in., Kleine banken en kredietverenigingen kunnen laks zijn in het toestaan van rekeningen worden vastgesteld door de werknemer met behulp van valse “zakendoen als” Namen.
preventie: scheid de functies zodanig dat één persoon verantwoordelijk is voor de verwerking van betalingen en een andere persoon verantwoordelijk is voor de afstemming van de boekingsboekingen. Implementeer controles om betalingen van klanten bij elke stap te volgen om dit soort verduistering te voorkomen.
faken Vendor Payments
volgende op onze lijst met voorbeelden van verduistering is wanneer een werknemer bedrijfsmiddelen steelt, maar ze probeert te verbergen als betalingen aan leveranciers., Faithless medewerkers kunnen valse leveranciersfacturen maken en boekhoudkundige systeemvermeldingen wijzigen om hun sporen te verbergen.
preventie: bekijk regelmatig gedetailleerde uitgavenrapporten (niet alleen samenvattende rapporten), uitgesplitst naar leverancier, bedrag en doel. Als u bekend blijft met uw nummers, is het makkelijker om te herkennen wanneer een betaling of boekhoudkundige vermelding verdacht lijkt. Als uw bedrijf groot genoeg is, scheidt u de functies die medewerkers uitvoeren.,
Overbilling klanten
de werknemer overbilling klanten, houdt het extra geld en bedekt het met valse boekhoudkundige boekingen.
soms is dit een grootschalige fraude waarbij elke klant of transactie jarenlang wordt overbelast door een kleine “vergoeding”. Andere keren gaat het om dubbele facturering hetzelfde bedrag tweemaal of tacking op kosten voor items die de klant niet heeft gekocht.
je zou geneigd kunnen zijn om dit te zien als stelen van klanten, maar het is echt een soort verduistering., Uw bedrijf draagt de verantwoordelijkheid voor overbilling en zal moeten goed te maken aan klanten.
preventie: voer een periodieke audit uit van de facturen van klanten. Besteed veel aandacht aan klachten van klanten over factureringsfouten en vereisen grondige uitleg van het personeel van hoe ze zich hebben voorgedaan. Klachten kunnen een waarschuwing zijn voor een groter probleem.
diefstal van Klantenkaartgegevens
een werknemer die telefonische orders aanneemt, kan later de creditcardgegevens van de klant gebruiken om persoonlijke aankopen online in rekening te brengen., Of een benzinestation manager kan een skimmer-apparaat gebruiken om kaartgegevens van terminals bij de pompen af te romen.
een meer nerdy versie is wanneer een werknemer creditcardgegevens downloadt van IT-systemen van het bedrijf. Dan verkoopt hij of zij het op het dark web.
preventie: Beperk de toegang tot klantgegevens tot alleen degenen die het nodig hebben. Implementeer technologie waarmee creditcardnummers worden geredigeerd of alleen de laatste cijfers worden afgedrukt om het verzamelen van afval of onbedoeld delen te beperken. Machtigingen wijzigen wanneer iemand met IT-toegang het bedrijf verlaat., Als u kaartterminals gebruikt, installeert u anti-skimming Technologie-sommige gemeenten hebben het nu nodig.
Padding een onkostenrekening
Padding voorbeelden variëren van de occasionele poging om een dure lunch te rechtvaardigen met behulp van een “creatieve” beschrijving, helemaal tot het uitwerken van verduisteringsschema ‘ s.
grote ondernemingen nemen padding serieus – zou u dat niet moeten doen? Een CEO van Hewlett Packard werd in 2010 ontslagen wegens beschuldigingen dat hij zijn onkostenrekening opvulde om een buitenechtelijke affaire te verbergen. HP zag het probleem als een van vertrouwen.,
Preventie: een schriftelijk beleid hebben waarin staat wat al dan niet terugbetaalbaar is. Bespreek het beleid in personeelsvergaderingen. Als medewerkers veel zakenreizen maken, overweeg dan om een onkostenbeheer-app zoals Zoho Expense of Expensify te gebruiken om goedkeuringen te controleren en gescande ontvangstbewijzen op één plek te bekijken.
Double Dipping
volgende op onze lijst met voorbeelden van verduistering is wanneer er één legitieme bedrijfskosten zijn, maar de werknemer twee terugbetalingen krijgt. Ze betaalt eerst een onkosten met de creditcard van het bedrijf., Later dient ze een verzoek om terugbetaling in contanten in voor dezelfde kosten.
preventie: dring aan op het zien van onderliggende ontvangsten voor alle uitgaven (Bekijk niet alleen het creditcardafschrift). Gebruik expense management software als uw medewerkers veel terugbetaalbare kosten.
met behulp van een bedrijfscreditcard voor persoonlijk gebruik
de werknemer betaalt voor persoonlijke uitgaven met behulp van een bedrijfscreditcard. Het goede nieuws is, vaak zijn deze diefstallen sporadisch en de bedragen zijn klein.,
echter, wat als dezelfde werknemer ook het boekhoudsysteem beheert en beseft dat alleen zij aandacht besteedt? Het gebruik van een bedrijf credit card voor persoonlijk gebruik kan veranderen in massale verduistering voorbeelden in combinatie met vervalste boekhouding.
Preventie: Zorg ervoor dat er altijd twee mensen bij het proces betrokken zijn: één om uitgaven goed te keuren en één om de boekhouding af te handelen. Documentatie van de kosten doel vereisen.
transacties aan de kassa ongeldig maken
een medewerker aan de kassa maakt transacties ongeldig en verpakt het geld., Dit is een veel voorkomende manier van het afromen van geld uit een retail klein bedrijf.
preventie: nieuwere verkooppuntsystemen hebben beveiligingsprotocollen om dit soort diefstal te voorkomen. Bijvoorbeeld, ze toestaan clearance levels, zodat u kunt eisen manager goedkeuring om een verkoop ongeldig. Employee ID-nummers bijhouden hoe vaak een bepaald personeelslid Void transacties, zodat u kunt herkennen recidivisten.
overhevelen van gelddeposito ‘s
alvorens de gelddeposito’ s avonds bij de bank af te geven, steekt de werknemer een deel van het geld in. Het bedrag kan klein genoeg zijn om niet te missen-misschien $ 100., Maar week na week, komt het neer op duizenden dollars.
preventie: Tel persoonlijk het geld van de dag, vul het stortingsbewijs in en voer het bedrag zelf in de boekhouding in voordat u de tas overhandigt. Of de functies scheiden zodat er twee mensen bij betrokken zijn. Andere strategieën kunnen helpen, zoals Beveiligingscamera ‘ s in het gebied waar contant geld wordt geteld, samen met het gebruik van vergrendelde stortingszakken. Bekijk meer tips voor cash processing.,
plunderen van de kleine kas of Kluis
deze diefstal kan zo eenvoudig zijn als de werknemer die $200 uit de kluis of kleine kas haalt.
preventie: sluit grote sommen en houd de sleutel zelf, om de toegang en verleiding door werknemers te minimaliseren. Of gebruik Beveiligingscamera ‘ s. Lees: 20 Best Practices Voor Het Verwerken Van Contant Geld.
Pocketing geld van fondsenwervers
afromen fondsenwerving geld is maar al te vaak in non-profitorganisaties. Maar dit soort fraude komt ook voor in bedrijven die een charitatieve zaak op zich nemen., Als één persoon volledige controle heeft over het geld, van begin tot eind, kan de verleiding om te stelen te groot blijken.
Preventie: Zorg dat er altijd ten minste twee personen betrokken zijn bij de workflow van het verzamelen, registreren, storten en overmaken van donaties. Geef de verleiding geen kans.
het stelen van kantoorbenodigdheden
Het is schokkend hoeveel werknemers het in orde lijken te vinden om grote hoeveelheden Kantoorbenodigdheden mee naar huis te nemen. Bij diefstal van benodigdheden gaat het meestal om verbruiksartikelen zoals Postzegels, Post-it-notities of koffiebenodigdheden.,
de eigenaren van een bedrijf begonnen tijdens de grote depressie hadden een oplossing. Ze waren zo zuinig dat werknemers hun potloden moesten inleveren aan het einde van elke dag! Je hoeft niet zo strak te houden. Redelijke controles zijn echter een goede praktijk.
preventie: zet de meeste benodigdheden achter slot en grendel en vul een open bevoorradingsruimte spaarzaam aan, om krimp klein te houden. Een beveiligingscamera kan helpen. Bespreek het gebruik van voorraden in een bedrijfsbijeenkomst om de toon te zetten en bedrijfswaarden over te brengen.,
het stelen van apparatuur of grondstoffen
in bouw-en productiebedrijven kan een werknemer bedrijfseigendom in een container of opslagruimte verbergen en het na uren ophalen.
diefstal van apparatuur vindt ook plaats in kantoren. Denk aan laptops of kleine documentscanners die in een rugzak of handtas kunnen worden geschoven.
preventie: waardevolle voorwerpen vergrendelen of vastschroeven indien mogelijk. Label belangrijke apparatuur met een nummer en laat medewerkers weten dat u regelmatig audits plant om ervoor te zorgen dat items nog steeds op locatie zijn., Gebruik Beveiligingscamera ‘ s en elektronische toegangssystemen.
producten stelen
de werknemer steelt producten van het bedrijf. Voorbeelden zijn sieraden of parfum van een high-end winkel. Typische slachtoffers zijn kleine detailhandelaren die geen krimpcontroles hebben. Het is verbluffend hoeveel eigenaren gewoon spullen inventaris in een berging zonder tracking systeem.
een andere variatie is wanneer een ober vrienden niet in rekening brengt voor eten of drinken in een restaurant.
preventie: gebruik Beveiligingscamera ‘ s. Implementeer een voorraadbeheersysteem en controleer regelmatig de voorraadniveaus., Er is zelfs POS-technologie die ongeldige transacties en kortingen volgt en de eigenaar of manager waarschuwt.
inbraak bedrijfspanden
denk klassiek inside job – met of zonder medeplichtigen. De werknemer laat een deur open of gebruikt een sleutel om binnen te komen na sluitingstijd. Je bedrijf wordt opgelicht.
preventie: Beveiligingscamera ‘ s installeren. Implementeer een elektronisch beveiligingssysteem om na sluitingstijd toegang te beveiligen, en registreer wie komt en gaat.,
stelen van geretourneerde goederen
deze diefstal kan plaatsvinden in een retail-of ecommerce-omgeving, of in elk bedrijf dat oude apparatuur verwisselt. De werknemer neemt gewoon geretourneerde items naar huis of verkoopt ze op Craigslist of eBay.
een gebrek aan controles maakt deze diefstal gemakkelijker. In sommige kleine bedrijven, rendement kan worden gestapeld lukraak in een hoek. Is het een wonder dat ze verdwijnen?
preventie: implementeer controlesystemen voor het beheren van returns en andere eigenschappen.,
beweren dat een Laptop van het bedrijf verloren Was
de werknemer geeft een laptop of mobiel apparaat aan een familielid en vertelt de werkgever dat het verloren is gegaan. Het bedrijf vervangt dan het item.
preventie: gebruik apparaatbeheersoftware die het bedrijf in staat stelt verloren apparaten uit te schakelen en hun locatie te volgen.
Nepwerknemers opzetten
de verduisterende werknemer zet nepwerknemers op, stopt het loon in de zak en kookt de boeken om de transactie te verbergen. Dit gebeurt in bedrijven met afwezige eigenaren of over-vertrouwende eigenaren die niet opletten.,
preventie: implementeer systemen om personeelskosten en personeelskosten met elkaar te verzoenen. Bekijk regelmatig een gedetailleerd personeelsverslag waarin de uitgaven per werknemer worden uitgesplitst. Denk eraan, gedetailleerde rapporten zijn je vriend. Verduistering is veel moeilijker te herkennen als je alleen maar naar samenvattende rapporten kijkt of een hoog niveau P&L.
vervalsen van overuren
Dit kan schema ’s omvatten waarbij collega’ s voor elkaar in en uit klokken. Of het kan een payroll clerk het creëren van valse inzendingen voor veronderstelde overuren die hij zichzelf betaalt.
preventie: gebruik elektronische tijdbladsystemen., Let op overuren betalen nauw voor ongebruikelijke verhogingen. Vergelijk gedetailleerde rapporten om precies te identificeren welke werknemers krijgen overwerk en wanneer-u kunt verdachte patronen herkennen.
het niet afstaan van Loonbelastinggeld
de werknemer verduistert geld dat bestemd is voor de overmakingen van de loonbelasting van de werkgever of ander belastinggeld. Uiteindelijk zal de Belastingdienst hard op de bedrijfseigenaar komen voor het niet verzenden van het belastinggeld, en kan een pandrecht tegen het bedrijf indienen of eigendom in beslag nemen. Dus je wordt niet alleen geconfronteerd met verliezen door verduistering, maar je hebt de Belastingdienst achter je aan — een dubbele whammy!,
dit voorbeeld van verduistering wordt gepleegd door oneerlijke boekhouders, financieel personeel, payroll clerks en zelfs kleine externe payrolldiensten.
preventie: outsourcen naar een grote gerenommeerde payroll service zoals Paychex of ADP. Het gaat een lange weg om een verduistering nachtmerrie te voorkomen. Of een regelmatige controle door een extern accountantskantoor vereisen.
het verzamelen van smeergeld van Leveranciers
in dit schema krijgt de werknemer smeergeld van Leveranciers en bent u niet op de hoogte. Smeergeld kan contant zijn., Ze kunnen ook de vorm van extra producten en diensten die worden gebruikt in het bedrijf of thuis van een werknemer. Een waarschuwing is een ongewoon nauwe relatie tussen een verkoper en een werknemer.
preventie: betrek uzelf bij het kiezen van Leveranciers. Dit minimaliseert collusie tussen verkopers en trouweloze werknemers.
verkopen van bedrijfsgeheimen; bedrijfsspionage
de werknemer verkoopt gevoelige informatie aan een concurrent. Of de werknemer neemt vertrouwelijke documenten en bedrijfsgeheimen mee bij het wisselen van baan.
u ziet dit bij high tech startups., Bijvoorbeeld, een voormalige Google executive werd aangeklaagd op strafrechtelijke aanklachten voor het stelen van 14.000 bestanden voor zelfrijdende auto-technologie en het nemen van hen aan een startup later overgenomen door Uber.
preventie: heb sterke werknemersafspraken. Gedeelde cloudopslagsystemen helpen u bij het beheren en bijhouden van wie waartoe toegang heeft.
diefstal van zakelijke identiteit
een werknemer beveiligt een kredietlijn of lening op uw bedrijfsnaam, met behulp van het geld voor persoonlijke aankopen. De verduisteraar gebruikt vervolgens bedrijfsmiddelen om de betalingen te doen., Typische verduisteraars zijn financieel personeel of boekhouders met toegang tot de boekhouding en legitieme rekeningen gebruikt om hun sporen te wissen.
een soortgelijke diefstal is wanneer een partner of familielid in een familiebedrijf ongeautoriseerde leningen op naam van het bedrijf neemt.
preventie: implementeren van interne controles voor checks and balances. Gedetailleerde rapporten nodig om te zien waar het geld naartoe gaat. Plotselinge cashflow problemen of een negatieve verandering in uw bedrijf credit score kunnen waarschuwingssignalen van verduistering., Besteed bijzondere aandacht aan services zoals PayPal en andere dan het toestaan van vooraf goedgekeurde leningen of voorschotten op uw rekening.
het starten van een bedrijf met behulp van bedrijfsmiddelen
in deze situatie beginnen werknemers hun eigen bedrijf op bedrijfstijd. In de ergste situaties gebruiken medewerkers bedrijfsmiddelen zoals softwarecode in hun nieuwe softwareproduct of stelen ze grondstoffen.
vergis u niet: dit is diefstal. Toch scheppen sommige waanzinnige zielen op op sociale media over wat ze aan het doen zijn!
toch kan de werkgever het laatst lachen. Waarom?, Omdat over het algemeen, een werkgever eigenaar is van alle werk product gemaakt op bedrijfstijd.
preventie: stel verwachtingen correct met werknemers-en maak uw beleid duidelijk, wat er ook is. Sommige werkgevers moedigen side businesses aan, maar andere hebben een niet-zwartwerk beleid. Zelfs als u nevenactiviteiten toestaat, maakt u duidelijk dat Activiteiten niet mogen worden uitgevoerd tijdens werkuren en bedrijfsmiddelen mogen niet worden gebruikt.
laatste gedachten over verduistering
Het is belangrijk om een betrokken ondernemer te zijn. Let op, stel vragen en bekijk gedetailleerde rapporten., Implementeer technologie om toegangs-en goedkeuringsniveaus te controleren en waarschuw in een vroeg stadium voor ongebruikelijke zaken. Bovenal, implementeren checks and balances in uw processen om ervoor te zorgen dat geen enkele werknemer volledige controle heeft. Stappen als deze helpen het levensonderhoud van iedereen in het bedrijf te beschermen.