RFI vs RFP: Hva er Forskjellen?

Hvis du har jobbet i byggebransjen, er det sannsynlig at du har støtt på RFP vs RFI øyeblikk. En RFI, eller be om informasjon, er et foreløpig dokument for å få generell informasjon fra potensielle leverandører, mens en RFP, eller be om forslag, er et dokument som er et selskap forespørsler fra leverandører for å få en oversikt over tilbud og kostnader for en bestemt tjeneste. Mens de har mange likheter, RFPs og RFIs har svært ulike situasjoner der de skal brukes i., Men hvordan gjør du vet å bruke en RFP vs RFI?

Request For Information (RFI)

En RFI er en formell forespørsel for generell informasjon fra potensielle leverandører. RFIs er nyttig å samle informasjon eller be om generelle spørsmål og er vanligvis mer uformell enn RFPs. RFIs er faktisk å finne dokumenter som spør åpne spørsmål for å la leverandøren for å fullt ut forklare deres tilbud., Leverandøren vil ofte forklare sin posisjon i markedet, hvordan de lisens sine produkter eller tjenester, og hvilke kostnader som bør forventes fra deres tjenester. En typisk RFI vil si virksomhetens generelle utfordringer og gi leverandørene mulighet til å forklare sine tilbud med et bredt omfang. En RFI er brukt til å «teste vannet» med potensielle leverandører og er ikke et løfte om fremtidig virksomhet.

RFIs er vanligvis brukt til å samle inn informasjon for å hjelpe deg med å bestemme om de skal forfølge videre skritt med en leverandør., De er vanligvis etterfulgt av enten en RFP (request for proposal), RFT (forespørsel om anbud), eller RFQ (be om tilbud). Med fremveksten av internett, mange selskaper har klar-oppført RFIs tilgjengelig for potensielle kunder gjennom metoder som informative e-post.

En RFI brukes ofte i byggebransjen for å endre omfanget av arbeidet når det er enten mangel på eller motstridende informasjon., Det er svært vanlig for en underleverandør til å sende inn en RFI når det er noen tvetydighet om hva omfanget av deres oppgave er for å avklare eventuelle misforståelser før du fortsetter med byggingen. Selv om den eksakte formatering av en RFI endringer basert på hvert enkelt tilfelle, mest RFIs i bygg inneholder et mål eller et sammendrag, en tidslinje, leveransen, kriterier for evaluering, og betalingsbetingelser. Ved hjelp av en RFI i bygg og anlegg kan bidra til å avklare eventuelle feil før de oppstår, og derfor bidrar til å effektivisere den samlede prosessen.,

Request for Proposal (RFP)

En RFP, eller be om forslag, er en mer strukturert format for å samle informasjon fra leverandører. RFPs oppstår ofte ved hjelp av en anbudsprosessen mellom leverandører til å vinne virksomhet fra et selskap. Selskapet angir dens problemer og inviterer leverandører til å foreslå løsninger basert på deres tilbud. En RFP vanligvis følger en RFI siden det er mer spesifikke og tilpasset den enkelte kunde., Når du sender inn en RFP, du bør ha klart behov og være villig til å dele intern informasjon med leverandøren., det er god praksis når du sender en RFP for å gjøre følgende:

1. Be om priser vilkårene forhånd for å unngå støt senere på
2. Spør leverandøren for å finne eksempler på deres tidligere arbeide for å få et mål på sine tjenester
3. Være konkret om krav og forventninger, siden denne fasen krever en forpliktelse til en leverandør

i Tillegg, spør leverandøren spesifikke spørsmål for å lære mer om deres tilbud og metode er viktig å forstå at hvis de er en god plass for en bedrifts behov., Noen grunnleggende RFP spørsmål å stille leverandører er:

1. Hvilke skritt vil du ta for å kontrollere kostnader under denne prosessen?
2. Hvilke risikoer kan du forutse i dette prosjektet?
3. Hva vil din tilnærming til implementering bli?

En RFP krever store mengder av spesifikasjon i hva et selskap ønsker å kjøpe fra en leverandør. De mer spesifikke leverandører som er i stand til å være, jo mer nøyaktig et forslag vil slå ut. Sender en RFP krever mer tid og ressurser for både selskapet og leverandøren, og er derfor ansett som mer alvorlig enn å sende en RFI.,

Be om Tilbud (RFQ)

En RFQ, eller tilbudsforespørsel, er lik en RFP, men fokuserer på bekostning av den eksakte spesifikasjoner som selskapet trenger for et prosjekt. RFQs forskjellige fra RFPs i at de ikke er å stille åpne spørsmål og leter etter forslag, men heller har forhåndsbestemte spesifikasjoner for prosjektet de ønsker leverandørene til å oppfylle., En RFQ kan være nyttig i en situasjon hvor et selskap er ute etter å supplere et eksisterende system, men siden det er ikke mye rom for autonomi mange leverandører vurdere dem ugunstige i forhold til en RFP.

Sammenligning

Det er ingen sikker «forespørsel om» form som er bedre enn andre, det kommer an på hva du er ute etter fra leverandører. Hvis du allerede vet hva du ønsker og trenger bare en leverandør å oppfylle din forespørsel, en RFQ er din beste innsats., Hvis du er åpen for ideer, men er nær ved å gjøre et kjøp, en RFP er en god neste trekk. Hvis du er fortsatt i den starter stadier av å gjøre undersøkelser og lete etter en generell oversikt fra leverandører, med en RFI er trolig kommer til å være best. Den viktigste delen er å forstå forskjellene mellom en RFI vs RFP, slik at du kan be om en som er riktig for deg.