Fakturaer er ofte de første, og noen ganger det siste dokumentet som går til klienten. Så, vi må gjøre et godt inntrykk når du sender fakturaer. Bortsett fra de obligatoriske ting som klient navn og detaljer, en faktura skal inneholde ulike andre viktige elementer.
Ett av elementene er betaling vilkår og betingelser.,
Når det gjelder å starte en bedrift, eller administrere en eksisterende virksomhet effektivt, den mest kritiske elementet er å sette faktura, betaling, vilkår og betingelser klart.
Ironisk nok, det er minst plaget del også. Selv om alle virksomheter satt sine betaling vilkår og betingelser, de er ikke skrevet ut på riktig måte på fakturaer. Som et resultat, operasjonelle problemer som dårlig betalinger fra kunder, juridiske implikasjoner, uønskede betaling oppfølging, og mange slike problemer kan oppstå.
Mange ganger, selv etter utkastet vilkår og betingelser på salg fakturaer, en entreprenør ansikter problemer., Det skjer på grunn av mangel på riktig eller ufullstendige utarbeidelse av standard vilkår og betingelser.
I denne artikkelen, vi får se hvordan å skrive standard faktura, betaling, vilkår og betingelser når du sender regninger til dine kunder. Også lære om viktige elementer som må være dekket som garanti, forskudd, retningslinjer for retur, for sen betaling og avgifter, og mye mer. Vi skal se på de beste praksis for å skrive vilkår sammen med noen eksempler.,
Behov for Vilkår og Betingelser på Fakturaer
Det er ikke bare det at situasjonen blir plagsom for den forretningsmann eller tjenesteleverandøren, klienten går også gjennom en dårlig opplevelse. Klart definerte vilkår og betingelser bringe klarhet i mange aspekter for begge parter:
1) Bedre Forståelse
Når vilkårene og betingelsene som er definert, tjenesteleverandøren holder betalingsbetingelser klart. For eksempel, det blir lett å forstå om betaling kan gjøres med kredittkort eller ikke. Eller, for den saks skyld, hva er straffen hvis betalingen er forsinket.,
2) Gjeldende Lover
Det er også angir jurisdiksjon og gjeldende lover og myndigheter i tilfelle av eventuelle tvister i utbetalinger.
3) Jevn Drift
Når perioden for betaling eller de terminologiene er definert, klienten er klar over det tidsrommet som betaling må være avgjort. På samme måte, entreprenør planer sitt budsjett i henhold til betalinger som hjelper henne sirkulere penger i virksomheten, kritisk til sin lønnsomhet.,
4) Konsekvenser i tilfelle av Manglende Overholdelse
standard vilkår og betingelser angi konsekvensene av manglende oppfyllelse i utbetalinger. For eksempel, i tilfelle at betalingen er forsinket, med en eierandel på 10% per måned er skattepliktig.
Beste Praksis for Skriving av Faktura Vilkår og Betingelser
Det er mange små og viktige aspekter av å skrive en god og fullstendige vilkår og betingelser for salg fakturaer, for eksempel:
- Bruk av enkle, høflig og grei språk.
- for å Nevne fullstendig informasjon om firmaet og klienten.,
- Fullstendig informasjon om produktet eller tjenesten, inkludert skatter og rabatter.
- referansenummeret eller fakturanummer.
- for å Nevne betaling modus.
I tillegg er det beste praksiser som når fulgt eller brukt kan gjøre ting enkelt og raskere. Disse er:
1) Vilkår for Salg
Klar avgrensning av vilkår for salg vil tørke ut eventuell mulighet for misforståelse eller uenighet fra noen av partene., Det er derfor av største betydning for å nevne vilkår for salg som pris, mengde, enhet kostnad, leveringsdag eller tidspunktet for tjenesteytelsen, betalingsmåte eller kreditt, hvis noen.
Dette er mest viktig i grenseoverskridende transaksjoner eller avtaler. Å nevne den «ansvar» for internasjonale avgifter, toll, eller annen regulering som gjør betalingen problemfri.
2) Betaling på Forhånd
Det er en av de mest vanlige betalingsbetingelser, der tjenesteleverandøren ber om full eller delvis betaling før levering av produkt eller tjeneste., Dette er utbredt i service bransjen, og er fulgt for å unngå etter-salg manglende betaling recovery. Det er praktisert for å unngå out-of-pocket utgifter til å fullføre prosjektet.
Vanligvis skrives som «PIA», det må innarbeides hvis etterfulgt av business fast og tilsvarende, klienten burde se ut for slike ting som er nevnt på avtalen.
3) Instant Payment
tjenesteleverandøren krever betaling umiddelbart etter levering av produktet eller tjenesten. Det er ofte referert til som «postoppkrav» (COD), eller noen ganger Betales ved Mottak., I fravær av tilslutning til begrepet, avtale eller levering er tatt som avlyst eller annullert.
å Nevne at dette vilkår er viktig som klienten kan bli irritert hvis en slik tilstand er ikke nevnt.
4) Netto 7, Netto 10, Netto 30
Det er vilkår for forskuddsbetaling når klienten er tilbudt kreditt. Det er nevnt som «Netto 7» eller «Netto 30», som betyr å betale på grunn av etter syv eller tretti dager etter datoen for salg bill. Begrepet gjør det klart for klienten «når betalingen forfaller». Men, noen ganger kan det skape forvirring om det «sikt» er ikke klart for ham., Det er derfor anbefalt å sette den over i en av de andre presise måter som- «Vær så snill å gjøre betaling etter 7 dager fra fakturadato» eller bare «Dag 7».
Mange-en-times insentiver tilbys til kunden for å pre-pone betaling ved å sette inn som «2/5 Netto 7″. Det står for – betal i fem dager og få 2% rabatt». Unngå en slik representasjon og skrive «vennligst betal innen fem dager og spare 2 prosent» gjør en bedre effekt.,
5) Garanti Vilkår
faktura må belyse vilkårene for garantien på produktet eller tjenesten, og må angi antall dager etter at garantien er ikke gjeldende. Det bør også staten når garantien står ugyldig og/eller tydelig omtale som garanti betyr ikke at retur av produktet. Garantien vilkår og betingelser må være knyttet til fakturaen. Brukte vilkår og betingelser for garantien er:
- Produkter skadet under transporten vil ikke være dekket under garantien.
- produktet bærer en 90 dagers garanti, med mindre annet er angitt.,
- produktet bærer bare produsentens garanti og ingen retur eller bytte vil bli underholdt.
6) Returnere eller bytte Politikk
Noen små virksomheten må innarbeide retningslinjer for retur, spesielt hvis det er i detaljhandelen. Antall retur eller tilbakebetaling politikk vil bestemme populariteten av dine produkter eller tjenester. På samme tid, kan du beskytte deg selv fra faux krav og pålegg.
Disse vilkårene vil også redusere sannsynlig tap på grunn av avkastning eller refusjoner., Noen av prøven vilkår og betingelser, som kan bli innlemmet i din butikk faktura er-
– >
- Alle produkter som returneres for refusjon/erstatning eller utvidet på kreditt må returneres i «salgbar» tilstand med original emballasje.
- 10% restocking ekstra avgifter tilkommer på alle ikke-defekt erstatninger.
- I tilfelle av et skadet produkt eller elementet mottatt vennligst ta kontakt med vårt gratis nummer-1800-328-XXXX.,
7) Sen Betaling Straffer
for Å bedre forholdet mellom leverandør og kunde, det er av største betydning for å opplyse kunden ved forsinket betaling og deres påfølgende konsekvenser. Det er ingen skade i å nevne det for sen betaling og betingelser i avtalen som –
– >
- De minner klienten fra forfall.
- Kompensere dine finansielle kostnader på grunn av forsinkelse.
- Forbedrer den generelle betaling tid og prosess.,
Noen eksempler på vilkår & betingelser på en høflig måte er:
Hvis noen av fakturert beløp ikke er mottatt av selskapet, på grunn av de nevnte dato, så uten å begrense selskapets rettigheter, vil følgende være aktuelt.
- De kostnader kan påløpe slutten av interesse @ 2% av utestående saldo per uke, eller maksimal hastighet er tillatt ved lov, den som er lavere.
- Vi kan tilstanden fremtiden kontraktsfornyelser/service fornyelser eller utsette våre tjenester til deg før dette beløpet er betalt i sin helhet.,
Grunnleggende Begreper for å Holde i Tankene
Noen andre vilkår og deres korte skjemaer for å holdes i bakhodet er:
– EOM: Slutten av Måneden
– CWO: Kontanter med Ordre
– CND: Kontant Neste Levering
– CBS: Kontanter før Forsendelse
Siste Tanker
forskjellen mellom å utføre en god eller dårlig forretning ligger i måten du håndterer dine klienter og kunder. Dette står i oppfyllelse når du faktura. Kontroller at du er høflig mens utforme din faktura form, holde dem korte og enkle, klare i form av priser og avgifter, og tilbyr mer enn ett betalingsalternativ.,
Sine sterkt anbefalt å bruke en god fakturering programvare som kan ta seg av faktura-format. For eksempel, i ProfitBooks, kan du angi betingelsene gang, og det vil vises på alle fakturaer automatisk.
Begynn å Lage Fakturaer Med ProfitBooks