En viktig del av enhver kvalitetssystem evne til å arbeide i stilling og i henhold til standardiserte og definerte Standard Operating Procedures (Sop).
for Å sikre at du og laget ditt er i drift fra en formalisert og koordinert prosess som ikke bare øker produktiviteten og reduserer risikoen for feil. Mens alle kan være lurt å gjøre det rette, ofte alles versjon av denne retten ting er sannsynlig å være litt annerledes., Dette betyr at hvordan en oppgave er fullført vil trolig variere i henhold til hvem som utfører denne oppgaven.
Hvis forventningen til organisasjonen er at alle skal følge de samme reglene, så må du gjøre det klart hva disse reglene er. Den beste måten å gjøre dette på er å dokumentere dem.
For de som har Sop for første gang, eller jobber du i en liten organisasjon som er ute etter å sette Sop-er på plass, og vi har satt sammen en lett introduksjon til hva som Standard Operating Procedures er, og hvorfor din organisasjon behov for å gjennomføre dem.
Hva er Sop?,
Standard Operating Procedures (Sop) er det dokumenterte prosesser for at et selskap har på plass for å sikre at tjenester og produkter er levert konsekvent hver gang. Sop er ofte brukt for å demonstrere samsvar med forordning eller operasjonelle praksis, og til å dokumentere hvordan oppgaver må være gjennomført i organisasjonen.
Ofte når et selskap er økende, og bare starte, administrerende DIREKTØR eller ledelsen har en tendens til å gjøre alle de interne beslutninger., Som selskapet har nådd en bestemt størrelse, denne formen for beslutningstaking kan begrense sin evne til å vokse videre som administrerende DIREKTØR eller ledelsen kan ikke gjøre alle beslutninger i de aktuelle tidsrom, eller være involvert i alle aspekter av virksomheten. I dette tilfellet, din Sop vanligvis ville ta over, og loven som styrer ordet. Sop kan også være en effektiv måte å kommunisere endringer i måten din bedrift fungerer til de ansatte.
kravene for Sop og deres format, vil variere fra bransje til bransje., SOP krav kan også avhenge av hvilken type aktivitet organisasjonen er foretak, eller hva forskrifter virksomheten er underlagt. I klinisk forskning, disse kravene er presis.
Hvorfor trenger du Soper i din organisasjon?
Prosedyrer er ikke et være-all, end-all løsning – de vil ikke garantere utmerket ytelse eller gode resultater. Men, hva Sop vil gjøre er å sørge for at du har en strukturert kvalitet system og prosesser på plass, kvalifiserte medarbeidere, og en motiverende bedriftskultur., Sop, i sin reneste form støtte de riktige mennesker i de riktige omgivelsene.
Sop hjelpe deg å vurdere mer enn hva du gjør nå, men også hjelpe deg bestemme hvordan du skal gå frem. Tenk deg dersom din organisasjon ønsker å implementere nye document management software.
for Å finne ut hvilken programvare du skal kjøpe, trenger du å vite hvordan dine ansatte vil bruke programvaren, og hvordan det vil påvirke din bedrift prosesser. Hvis du har fullstendig og grundig Sop, kan du bruke dem til å evaluere den nye programvaren er styrker og svakheter., Ved å fullt ut forstå din nåværende prosesser, vil du foreta det beste valget for organisasjoner.
En SOP er en nyttig business tool som kommuniserer riktig måte å utføre en aktivitet i organisasjonen. Standard Operasjonelle Prosedyrer i det minste gi deg følgende:
- Konsistens – tallet en grunn for prosedyrer er konsistens i måten et individ utfører en bestemt oppgave eller aktivitet. Jo mer konsekvent en prosess fra person til person, jo mindre sjanse vil det være problemer med kvaliteten.,
- Reduksjon av feil – En skriftlig prosedyre detaljer et sett med instruksjoner for å utføre en oppgave. Så lenge hver enkelt i teamet utfører oppgaven som det er skrevet, det er en større sjanse for å redusere feil.
- Kommunikasjon – en Annen stor grunn til at du trenger Sop i organisasjonen er til fordel for kommunikasjon. Med forbedringer av prosesser, og de operasjonelle prosedyrer er oppdatert, og hver oppdatering krever ny opplæring. Oppdatering av Sop gir en metode for å kommunisere prosessen endringer for de ansatte.,
Fordeler av å ha Sop i organisasjonen
å Skape mer struktur i din virksomhet, kan dramatisk forbedre produktiviteten og redusere kostnadene. Ikke hver organisasjon vil dra nytte av denne form for standardisering, og det avhenger av deg, virksomheten eier eller leder, for å finne ut om det er arbeidsprosesser som kan dupliseres hver dag i din bedrift, og om det er verdt å undervise i disse prosessene ansatte gjennom Soper.
Mange store fordeler kan oppnås ved å bringe standardisering av prosesser og dokumentere formell Soper til din organisasjon., Her er en god liste fant vi ut fra Sanjay Kumar Jain:
- for Å gi mennesker med alle sikkerhets -, helse -, miljø-og operasjonell informasjon som er nødvendig for å utføre en jobb på riktig måte. Å plassere verdien bare på produksjon samtidig som de ignorerer sikkerhet, helse og miljø er dyrt i det lange løp. Det er bedre å trene ansatte i alle aspekter av å gjøre en jobb enn å møte ulykker, bøter, og søksmål senere.
- for Å sikre at produksjonen utføres konsekvent for å opprettholde kvaliteten kontroll av prosesser og produkter., Forbrukere, fra privatpersoner til bedrifter, vil produkter av samme kvalitet og spesifikasjoner. Sop angi jobb skritt som hjelper standardisere produkter og, derfor, kvalitet.
- for Å sikre at prosessene fortsetter uforstyrret, og er gjennomført på et fastsatt tidsplan. Ved å følge Sop, du bistå i å unngå prosess naps øker velværet forårsaket av utstyret eller annen innretning skade.
- for Å sikre at ingen feil oppstår i industrien og andre prosesser som ville skade noen i samfunnet rundt., Følgende helse-og miljømessige trinnene i Sop sikrer mot lekkasje og utslipp som truer anlegg naboer og skape samfunn voldshandling.
- for Å sikre at godkjente prosedyrer blir fulgt, i samsvar med selskapet og offentlige forskrifter. Godt skrevet, Kaffetrakter bidra til å sikre at offentlige forskrifter er oppfylt. De viser også et selskap som er i god tro hensikt å operere på riktig måte. Unnlatelse av å skrive og bruke riktig Sop vil bare signal regjeringen regulatorer at din bedrift ikke er så alvorlig om samsvar.,
- for Å tjene som en opplæring dokument for undervisning brukere om prosessen som SOP ble skrevet. Grundig Sop kan brukes som grunnlag for å gi standardisert opplæring for ansatte som er nye til en bestemt jobb, og for de som har behov for re-trening.
- for Å tjene som en sjekkliste for co-arbeidere som observerer utførelsen av jobben for å forsterke riktig ytelse. Prosessen med aktivt å bry seg om andre arbeidere innebærer en arbeidstaker coaching annen i alle aspekter av god jobbutførelse., Når som beskriver den korrekte prosedyrer i en god SOP, noen co-worker kan bruke som SOP å trene en annen og bidra til å forbedre arbeidet ferdigheter.
- for Å tjene som en sjekkliste for revisorer. Revisjon utførelsen av jobben er en prosess tilsvarende observasjon nevnt tidligere, bare det innebærer vanligvis journalføring. Sop skal tjene som et godt fundament når du utvikler detaljert revisjon sjekklister.
- for Å fungere som en historisk oversikt over hvordan, hvorfor og når av trinnene i en eksisterende prosessen. Dette gir et saklig grunnlag for å revidere disse trinnene når prosessen eller utstyret endres., Som folk flytter fra jobb til jobb innen og mellom bedrifter, uskrevne kunnskap og ferdigheter til å forsvinne fra arbeidsplassen. Skikkelig vedlikeholdt skrevet av Sop kan krønike den beste opplevelsen som kan tjene nye arbeidstakere når eldre flytte på.
- for Å fungere som en forklaring av trinn i en prosess for gjennomgang i ulykken undersøkelser. Selv om slike ulykker er uheldig, se på dem som muligheter til å lære hvordan til å forbedre forholdene. En god SOP gir deg et grunnlag for å starte etterforskning av ulykker.,
Takeaway
Klar til å automatisere hele livssyklusen til din kontrollerte dokumenter og opprette dine Sop? Du kan være interessert i å laste ned vår er DET SOP Mal startpakke for å hjelpe skissere hva du trenger for å opprettholde kontroll og etterrettelighet. Montrium tilbyr også en SOP skriving og gjennomgang service for å sikre samsvar med gjeldende GxP krav.,
for Å holde alle dine Sop klarte på ett sted, vår Kvalitet Koble til elektronisk kvalitetssystem kommer med en SOP Management modul laget for å håndtere alle kontrollerte dokumenter som inngår som en del av kvalitetssystemet. Enkel tilgang, sentralisert distribusjon og intuitiv arbeidsflyt sikre at kvalitet og overholdelse er i hjertet av din virksomhet.