Den Ultimate Guiden til RFPs

Har du fått i oppdrag med jobben med å skape en forespørsel til forslaget, eller en RFP?

Enten du har ingen anelse om hva som er eller har ikke skrevet ett i en stund, dagens guide kan hjelpe.

Vi dykke inn i detaljene av hva en RFP faktisk er, hvorfor det kan hende du trenger en, og hvordan du kan lage din aller første i dag.

for Å starte, må du forstå hva alle disse bokstavene selv mener.

Når firmaet har en ny (ofte store prosjekt, eller en som er mer komplekse og krever en bit av outsourcing, en RFP kan hjelpe deg å få jobben gjort riktig første gang.,

RFP doc blir en måte for deg å raskt avdekke styrker og svakheter av potensielle leverandører i forhold til prosjektet uten å måtte bruke for mye av tiden din på jakt etter dem selv.

RFPs kan også gi deg en sniktitt inn i forskjellige strategier som du kanskje ikke har vurdert siden hvert program har sine egne unike handlingsplan sammen med sine bud.,

Og du vil ha denne informasjon før du noensinne har å forplikte seg til en leverandør.

husk, dette må ikke forveksles med en RFQ.

RFP vs. RFQ

En RFQ, eller tilbudsforespørsel, er litt annerledes enn en RFP siden det er bare sitere seg selv. Her selskaper rekruttere flere pristilbud fra ulike leverandører for å sammenligne tjenester basert på pris alene. Mens en RFP inkluderer et pristilbud (sammen med flere andre detaljer), en RFQ ikke detalj noe annet enn pris.

i motsetning til en RFP, en RFQ er en forespørsel om tilbud eller tilbud.,

Her er hvordan du skal forstå forskjellen:

Mens du er teknisk motta et tilbud i en RFP, du også få informasjon som handlingsplanen, tidslinje av ferdigstillelse, som kan leveres tidsplan, og på listen over tjenester som tilbys i tillegg.

Men med en RFQ, du er bare motta sitatet i seg selv for tjenesten eller produktene du er interessert i å kjøpe.

I de fleste tilfeller, er det bare å sammenligne sitater er ikke nok til å se om en potensiell leverandør er riktig passform for din bedrift, som er grunnen til en RFP er mer passende i disse situasjonene.,

RFP Prosessen Forklart

Før potensielle tilbydere kan sende inn sine forslag, en RFP må være utarbeidet av selskapet ber om arbeidet. (P. S. Vi vil vise deg hvordan å gjøre dette senere i denne veiledningen)

Dette gir potensielle entreprenører et bedre inntrykk av hva bedriften er ute etter.

Når RFP er sendt ut, entreprenører eller leverandører kan se gjennom den og sende inn sine beste bud for å konkurrere om jobben.,

I disse forslagene, leverandører vanligvis omfatte følgende elementer:

• En handlingsplan for hvordan de kommer til å løse saken
• En tidslinje over hva du kan forvente
• Alle nødvendige bakgrunnsinformasjon
• Hvor mye de forventer at hele prosjektet til å koste

I visse tilfeller, tilbydere kan komme tilbake og si spesifikke komponenter av RFP må justeres basert på deres erfaring i bransjen.,

På dette punktet, kan du enten skrive en anmeldelse sine tilbakemeldinger og opprette en ny RFP for å justere for endringer, eller du kan la den originale som de er og holde det i bakhodet mens du vurderer andre sendt inn bud.

Når du får alle forslag, vil det være nesten uanstrengt for å sammenligne hver og en avgjøre hvilken leverandør er det som passer best for din bedrift.

Ut av bunken av tilbydere, vil du ønsker å begrense dette ned til en håndfull av dine topp tre, fem eller 10 favoritter til å vurdere, avhengig av hvor mange du mottar eller er interessert i.,

Fra her, vil du ønsker å bruke tid på kritisk potensielle leverandører videre for å avgjøre hvem er egentlig den ideelle passer for jobben.

Noen selskaper kan be om å få en mer beste og siste tilbud fra sine beste leverandører etter at de har startet denne forhandlingsprosessen for å sikre at de er ikke bare å få rett person eller selskap for jobben, men til riktig pris, også.

Mens dette kan høres ut som et ekstra trinn, er det en som kan spare deg penger, tid og hodepine ned den veien.

Men dette også fører oss til et stort spørsmål: Er alt dette virkelig nødvendig?,

Kan du ikke bare bruke tid på å gjennomgå to eller tre leverandører på egen hånd?

Som du vil se neste, at ruten er definitivt ikke er i din beste interesse.

Hvorfor Utsteder en Forespørsel om Forslaget?

La oss raskt sammenlikne disse to scenarier:

• Alternativ #1: Bruke tid på å finne den perfekte leverandøren på egen hånd.
• Alternativ #2: Bruk en RFP å få potensielle leverandører til å komme til deg.

Velg den første ruten, og du vil sannsynligvis bruke dine kolleger, venner, grupper og nettverk for å hjelpe be om mulig henvisninger for jobben.,

Eller du kan utføre et Google-søk for å sjekke ut den øverste leverandører i ditt område.

Etter at du gjennom nettstedet til en mulig kandidat til jobben, vil du craft den perfekte meldingen for å nå ut og lære om de kan også hjelpe.

Så, du vil nødt til å forklare detaljene i prosjektet, og du kan eller kan ikke be dem om å sende inn et forslag før du bestemmer deg for å velge dem for prosjektet.

Det er ikke en komplisert prosess, men glemte vi å nevne at du må gjenta det for hver lovende henvisning eller leverandør du kommer over?

Tenk deg hvor lang tid det kommer til å ta!,

Nå, hva om disse potensielle entreprenører allerede visste prosjektet detaljer, og de kom tilbake med sin beste handlingsplan og et formelt bud for deg til å skrive en anmeldelse?

Så i stedet for å måtte forklare dine behov hver gang, du ville bare skissere det en gang, og sende det ut til massene.

Og for å spare enda mer tid, ville det være opp til potensielle entreprenører — ikke du — for å nå ut.

RFP rute gir deg også en sniktitt inn i hver leverandør er ekte handlingsplan, og ikke den de snakker du inn over telefon eller i person.,

Siden potensielle kandidater må sende inn et formelt bud, de trenger å bruke tid skisserte løsningen og virkelig jobbe gjennom problemet for hånden.

Og hvis de ikke gjør det, har du en enkel måte å luke ut leverandører og skjære gjennom bunken av valg ganske raskt.

Men, for å komme til dette punktet, du kan ikke gjøre dette neste feil.

Her er Hva du Ikke Skal Gjøre Med en RFP

Hvis du ønsker å finne riktig leverandør, trenger du RFP for å være spesifikk.

Bare spør «ja» eller «nei» – spørsmål vil ikke få deg hvor som helst.,

Det er grunnen til at du må lage konkrete spørsmål som krever gjennomtenkte svar.

Prøv å bruke setninger som ligner på dette:

• Kan du gi et eksempel på hvordan du har løst dette problemet, eller en lignende en for et annet selskap? Gjorde du støter på noen uforutsette veisperringer? Hva ville du gjøre det samme eller annerledes denne gangen?

• Med din foreslåtte redesign, hvor lang tid ville det ta en ikke-teknisk kyndig person til å fullføre det nye registreringsskjemaet? Hvor mye tid vil du anslå dette kan redde?

Med disse tipsene i bakhodet, er du klar for å lage utkast til din første RFP.,

Hvordan å Skrive en RFP

Her er den grunnleggende strukturen i en RFP og hva som skal inkluderes i ditt:

Prosjekt Oversikt

Før du går inn i detaljene av din bedrift, bør du gi en kort introduksjon til prosjektet i seg selv, slik at leverandørene vet med en gang om det er noe som er verdt å by på.

Din Bedrift Bakgrunn

Dette bør ikke være en lang historie av din bedrift. I stedet bør gi entreprenører et bedre inntrykk av hva bedriften gjør og hvem du vil tjene som en målgruppe.,

Målene i Prosjektet

Tydelig identifisere hva du håper å oppnå med dette prosjektet og hva du ser på som en «vinner», slik at alle er på samme side.

Omfang av Prosjektet

detaljer om prosjektet er viktig i en RFP. På samme måte som du ikke ønsker å bruke vage spørsmål, en vag omfang av prosjektet vil ikke hjelpe deg med å finne riktig leverandør enten.

Bruke tid på å virkelig detaljering din omfang av prosjektet, så det er ingen overraskelser senere.,

Målet Ytelsen Planlegge

Selv om tidsfrister er ikke super tight, bør du fortsatt har et mål ytelsen planlegge i tankene. Dette må inkluderes i RFP slik at potensielle leverandører kan riktig å vurdere om de har ressurser og båndbredde for å fullføre jobben i tide.

Mulig Veisperringer

ikke skjule dine eksisterende eller potensielle problemer under den velkjente teppe hvis du vil ha dem til å forsvinne. En vellykket RFP er uttrykkelig klart om noen tekniske problemer eller mulige faktorer, slik som: Er du arbeider med egendefinert koding eller en gammel plattform?, Gjør ditt team har begrensede ressurser?

Ved å forklare disse opp foran, potensielle leverandører vil vite nøyaktig hva de får inn.

Du vil også naturlig å luke ut entreprenører som ikke kan håndtere oppgaven på grunn av de begrensninger.

Men du vil også kontakt med selskaper som vet hvordan de skal omgå disse vanlige problemene med dyktighet og eleganse.

Husk, det er langt bedre å finne ut av dette nå enn når du har godtatt bud og startet arbeidet.

Økonomiske Begrensninger

Det er også viktig å være åpen med budsjettet for., Jo mer du kan eliminere overraskelser, jo bedre for alle parter involvert.

Hva Du Leter Etter i Potensielle Leverandører

en Annen måte å redusere eller eliminere overraskelser er å forklare nøyaktig hva du leter etter i potensielle entreprenører.

Alt du trenger å gjøre er å skissere hva som betyr mest for prosjektet (dvs., tid, løsning, budsjett, etc.) og vise hvordan vil du vurdere sine forslag basert på dette.

Vi vil vise deg hvordan dette er gjort snart, men før vi gjør det, det er en ting å legge til her: en RFP cover letter.,

Akkurat som et følgebrev for en cv, en RFP følgebrev skaper en profesjonell bilde for merkevaren din og setter tonen for potensielle leverandører. Det signaler om at de bør ta forslaget og prosjektet på alvor.

Den gode nyheten er at det finnes en rekke verktøy for å lage å lage RFPs enklere og mindre stressende enn du forestille seg.

Forslaget Programvare Verktøy for å Hjelpe Deg med å Administrere RFPs

I denne artikkelen, vi skissert 10 verktøy for å hjelpe deg med å administrere og opprette profesjonelle forslag i mindre tid.,

For dagens formål, følgende fem verktøyene er gode steder for å komme i gang:

RFPIO

RFPIO Løser problemet med å svare på RFPs, fra prosjektledelse til samarbeid, til å integrere med annen programvare. Løsningen omfatter rapportering oversikter, auto-respons funksjoner, og automatisert generering av proaktiv forslag fra innen CRM. RFPIO inneholder også et intelligent svar bibliotek som slår forrige RFP svar til on-demand intelligens som gir inntekter lag med enterprise content ved sine fingertupper uansett hvor de jobber.,

Og hva er bedre? RFPIO har en integrasjon med HubSpot som vil automatisk synkronisere RFP med portalen, noe som gjør det enkelt å dele informasjon med andre.

PandaDoc

for Å lage tilpassede RFPs med din egen merkevarebygging, bør du vurdere å bruke forslaget programvare PandaDoc.

Her kan du sette opp din første RFP i løpet av minutter og til og med samarbeide med team medlemmer ved hjelp real-time oppdateringer i selve dokumentet.,

Nusii

på samme måte som andre forslag programvaren på markedet, Nusii bruker dra-og-slipp-editor som gjør bygningen RFPs en lek — spesielt for nybegynnere.

Takk for sin rene, moderne, enkel design, og det er også veldig lett å finne ut av det også.

En av de mest nyttige funksjonene i Nusii er å bruke det for å re-arbeider eksisterende RFPs å spare deg for tid. Bare kopiere innhold fra en RFP du liker og redigere informasjon for å passe din nye forespørsel.

Loopio

Hvordan har du tenkt på å organisere alle svarene til din RFPs?,

En standout funksjon med Loopio er dens RFP response biblioteket, noe som gir deg umiddelbar tilgang til alle dine svar fra tidligere RFPs. Dette sparer deg bryet med å grave rundt for å finne det du trenger i en overfylt innboks.

Sine magiske funksjonen vil også hjelpe deg å automatisk fylle ut et svar hvis det vises tilsvarende til en du allerede har gjort.

Pluss, kan du administrere hele RFP prosess — inkludert å sende automatiske svar — og samarbeide med kollegene dine på ett sted med sin intuitive dashbordet.,

Og hvis forslaget verktøy er ute av billig akkurat nå, eller hvis du ønsker å prøve deg på å lage dine egne først, kan du bruke denne malen som utgangspunkt.

RFP360

RFP360 effektiviserer din tilnærming til RFP response management. Deres intuitive knowledge management, arbeidsflyt og samarbeid funksjonene gjør det enkelt å lage, gjennomgang, oppdatering og godkjenne overbevisende svar på et enkelt bibliotek., Forslaget automatisering og svar intelligens (AI) evner akselerere din evne til å svare på spørsmål, noe som tyder på best mulig svar og automatisk fullføring dem i bulk.

Du kan også importere RFPs i ulike formater og generere polert endelige forslag, og integrert utvidelser gjør at hvem som helst i hele organisasjonen til å bruke innhold fra din kunnskap bibliotek i Microsoft Office-filer, online spørreundersøkelser og former — uten å forlate disse programmene.,

Gratis og Redigerbare RFP Mal

Last ned en gratis, redigerbare RFP mal.

for Å bruke denne malen, bare laste det ned her eller fyll ut skjemaet nedenfor. Du kan fjerne deler av eller biter av informasjon som ikke er relevant for dine prosjekt og legge alt annet du trenger for ditt RFPs.