En forferdelig dag våkner du opp og innse en ansatt du pålitelige har vært å ha underslått fra selskapet. Det er en av de mest ødeleggende ting til å skje til eier en liten bedrift.
Eksempler på underslag florerer, og det er ingen mangel på måter som ansatte stjele.
målet med denne artikkelen er å hjelpe deg å oppdage faresignaler. Hvis du kan tenke som en embezzler, vil du vite hva du skal se etter for å beskytte din bedrift.
Og beskytt det du skal! Konsekvensene av vann kan være katastrofalt for en liten bedrift., I henhold til Hiscox Underslag Studie, median beløp for en ansatt tyveri er en heidundrende $294,000.
følgende liste av underslag eksempler er basert på min faglige kunnskap. Tidlig i min karriere jeg var en in-house advokat i en regional bank. Vi har undersøkt hundrevis av underslag saker som involverer kunder av banken, ofte små bedrifter. Senere har jeg fungert som direktør for menneskelige ressurser i et selskap hvor jeg også jobbet med andre typer arbeidsplasser tyveri og svindel. Slik jeg har sett det alle.
Hva er Vann?,
Før vi ser på underslag eksempler, la oss først forstå hva underslag betyr.
Underslag er når en ansatt eller en annen person i en betrodd stilling stjeler fra bedriften. De bruker penger eller andre eiendeler til eget bruk.
Underslag medfører ofte en hvit krage kriminalitet der hvor midlene er tatt fra bankkontoer, eller kanskje hvor sjekke forfalskning eller lønn svindel er involvert. Men det er ikke begrenset til, de omstendigheter.
Underslag er en forbrytelse — personen er vanligvis siktet for forbrytelse tyveri under statlig lovgivning., I visse tilfeller kan det også være en føderal forbrytelse. Straffen kan innebære fengsel og bøter. Den embezzler vanligvis er oppnevnt av retten til å betale oppreisning til virksomheten. Men bedrifter er sjelden tilbakebetales i sin helhet.
Underslag Eksempler
Her er topp 25 underslag eksempler og arbeidsplassen tyverier å se opp for:
Smiing Sjekker
Den ansatte skriver selskapet kontrollerer eller gjør elektroniske betalinger til seg selv. Den ansatte så kokker bøker for å skjule tyveriet.,
Dette klassiske underslag eksempel, er gjort enklere når et selskap bruker en signatur preg av en leder signatur. En underskrift stempel er bokstavelig talt som å dele de ansatte en blank sjekk fordi de kan «skilt» kontroll uten din viten.
Forebygging: Eget ansvar: en arbeidstaker til å behandle sjekker og en annen til å forene transaksjoner og godkjenne dokumentasjon., Hvis du ikke har nok ansatte til separate funksjoner, deretter avstemme kontoutskrifter deg selv. Krever kjøp ordrer eller fakturaer for hver betaling. Og slutte å bruke en signatur, stempel — eller holde den under lås og nøkkel.
Hever Kunden Sjekker
Den ansatte slutter og pengeplasseringer kunden sjekker betales til selskapet, da holder de midler.
i Dag, som flere betalinger bli elektroniske de grunnleggende kriminalitet er den samme. Den ansatte kan sette opp en bankkonto med et fiktivt navn lignende til arbeidsgiver er å viderekoble elektroniske betalinger inn., Små banker og kreditt fagforeninger kan være slapp i la kontoer å bli etablert for de ansatte ved hjelp av falske «som driver virksomhet som» navn.
Forebygging: Separate funksjoner, slik at en person er ansvarlig for behandling av betalinger, og en annen for å avstemme regnskap oppføringer. Gjennomføre kontroller for å spore kunden betalinger på hvert trinn for å unngå denne type svindel.
Faking Leverandør Betalinger
Neste på listen vår over underslag eksempler er når en ansatt stjeler selskapets midler, men prøver å skjule dem som betaling til leverandører., Troløse ansatte kan opprette falske leverandør faktura og endre økonomisystemet bidrag til å skjule sine spor.
Forebygging: Regelmessig gjennomgang detaljert reiseregninger (ikke bare sammendrag rapporter) brutt ned av leverandør, beløp og formål. Hvis du bor kjent med tall, det er lettere å oppdage når en betaling eller regnskap oppføring ser mistenkelig ut. Hvis din bedrift er stor nok, separate funksjoner ansatte utfører.,
Overbilling Kunder
Den ansatte overbills kunder, holder de ekstra pengene og dekker det opp med falske regnskap oppføringer.
noen Ganger er dette en storstilt svindel, der hver enkelt kunde eller en transaksjon er overbilled av en liten «avgift» for år. Andre ganger er det innebærer dobbel fakturering samme beløpet to ganger eller overvinne om priser for varene kunden ikke kjøpe.
Du kan bli fristet til å tenke på dette som å stjele fra kundene, men det er egentlig en type svindel., Firmaet bærer ansvar for overbillings og er nødt til å gjøre gode for kundene.
Forebygging: Gjennomføre en periodisk revisjon av kunden i billings. Betaler nær oppmerksomhet til kunden klager om fakturering feil og krever grundige forklaringer fra de ansatte om hvordan de skjedde. Klager kan være en advarsel tegn på et større problem.
Tyveri av Kunde-Kortet Data
En arbeidstaker som tar telefonen bestillinger kan senere bruke kundens kredittkort data for å lade personlige kjøp online., Eller en bensinstasjon manager kan bruke en skimmer-enheten til å skumme-kortet data fra terminaler på pumpene.
En mer nerdete versjonen er når en ansatt nedlastinger kredittkort data fra selskapets IT-systemer. Deretter kan han eller hun selger det på det mørke nettet.
Forebygging: Begrense tilgang til kundens data til kun de som trenger det. Implementere teknologi som redacts kreditt kort nummer eller bare skriver ut den siste sifre, for å begrense søppel fangst eller utilsiktet deling. Endre tillatelser når noen med DET tilgang forlater selskapet., Hvis du bruker kort-terminaler, installere anti-skimming teknologi — noen kommuner nå krever det.
Polstring En Kostnad Konto
Polstring eksempler spenner fra sporadiske forsøk på å rettferdiggjøre en dyr lunsj ved hjelp av en «kreativ» beskrivelse, hele veien å utdype underslag ordninger.
Store bedrifter kan ta polstring på alvor – skulle ikke du? En Hewlett Packard administrerende DIREKTØR ble styrtet tilbake i 2010 i møte med påstander han polstret hans bekostning konto for å skjule en utenomekteskapelig affære. HP så problemet som en av tillit.,
Forebygging: Har en skriftlig policy detaljering hva som er — og ikke er — refunderes. Gå over politikken i personalmøter. Dersom de ansatte gjør mye av business travel, bør du vurdere å bruke en skattekostnad ledelse app som Zoho Regning eller Expensify å kontrollere godkjenninger og se skannede kvitteringer på ett sted.
Dobbel Dyppe
Neste på listen vår over underslag eksempler er når det er en enkelt legitim virksomhet for egen regning, men den ansatte får to refusjoner. Hun først betaler for en kostnad med selskapets kredittkort., Senere ble hun sender en kontant tilbakebetaling forespørsel til samme kostnad.
Forebygging: Insisterer på å se underliggende kvitteringer for alle utgifter (ikke bare gjennom kontoutskrift). Bruk bekostning management software hvis dine ansatte pådrar deg for mye av refunderes utgifter.
ved Hjelp av et Selskap Kredittkort For Personlig Bruk
Den ansatte betaler for personlige utgifter ved hjelp av et selskap kredittkort. Den gode nyheten er at disse ofte tyverier er sporadiske og beløpene er små.,
Men hva hvis den samme ansatte forvalter også økonomisystemet, og innser at ingen andre enn henne betaler oppmerksomhet? Ved hjelp av en bedrift kredittkort for personlig bruk, kan slå til massiv underslag eksempler når kombinert med forfalskede regnskap.
Forebygging: har Alltid to personer er involvert i prosessen: en for å godkjenne utgifter og en for å håndtere regnskap. Krever dokumentasjon av utgiftene hensikt.
Ugyldig Transaksjoner På kassaapparat
En medarbeider på kassaapparat tomrom transaksjoner og lommer kontanter., Dette er en vanlig måte å titte penger fra en detaljist små bedrifter.
Forebygging: Nyere point-of-sale-systemer har sikkerhetsprotokoller for å bidra til å forhindre denne typen tyveri. For eksempel, de tillater klaring nivåer, slik at du kan kreve manager godkjenning til å annullere et salg. Ansattes ID-numre for å spore hvor ofte en bestemt medarbeider tomrom transaksjoner, slik at du kan oppdage tilbakefall.
Siphoning Av Bankinnskudd
Før du slippe av depositum bag i banken i kveld, de ansattes lommer noen av kontanter. Beløpet som kan være små nok til ikke å bli savnet, kanskje $100., Men uke etter uke, det legger opp til tusenvis av dollar.
Forebygging: Personlig count dagens kontanter, komplett deposit slip og skriv inn beløpet i regnskapet selv før innlevering av posen. Eller separate funksjoner, slik at to personer er involvert. Andre strategier kan hjelpe, for eksempel overvåkingskameraer i området hvor kontanter er regnet sammen med bruker låst innskudd poser. Se flere tips for kontanter behandling.,
Raiding Smålig Kontanter Boksen eller Trygt
Denne tyveri kan være så enkelt som at den ansatte tar 200 dollar ut av det trygge eller kasse-boksen.
Forebygging: Lås opp store summer og hold-tasten for deg selv, for å minimere tilgang og fristelsen av de ansatte. Eller bruk overvåkingskameraer. Les Også: 20 Kontanthåndtering Beste Praksis.
Pocketing Penger Fra Innsamlere
Skimming fundraiser penger er alt for vanlig i non-profitt. Men denne typen svindel forekommer også i bedrifter som ta på seg en veldedig sak., Hvis en person har fullstendig kontroll over pengene, fra start til slutt, fristelsen til å stjele kan vise seg å bli for stor.
Forebygging: har Alltid minst to personer involvert i arbeidsflyten for innsamling, lagring, deponering og remitting donasjoner. Ikke gi fristelsen en sjanse.
Stjele kontorrekvisita
Det er sjokkerende hvor mange ansatte føler at det er greit å ta store mengder av kontorrekvisita hjem. Tyveri av rekvisita innebærer vanligvis rekvisita som frimerker, Post-it lapper eller kaffe rekvisita.,
eierne av en bedrift i gang under den Store Depresjonen hadde en løsning. De var så nøysom de nødvendige ansatte til å slå i sine blyanter på slutten av hver dag! Du trenger ikke å holde DET stramt en rein. Men rimelig kontroller er en beste praksis.
Forebygging: Bruk mesteparten av din forsyninger under lås og nøkkel og fylle en åpen forsyne området med måte, for å holde krymper lite. En sikkerhet kamera kan hjelpe. Drøft bruk av rekvisita i et selskap møte for å sette tonen og formidle selskapets verdier.,
Stjele Utstyr eller Råvarer
I konstruksjon og produksjon av bedrifter, en ansatt kan skjule selskapets eiendom i en søppelcontainer eller lagringsplass og hente den etter timer.
Utstyr tyveri oppstår også i kontorer. Tror bærbare datamaskiner eller lite dokument skannere som kan puttes inn i en ryggsekk eller veske.
Forebygging: Lås opp eller bolt ned verdifulle gjenstander hvis det er mulig. Etiketten viktig utstyr med et tall og la ansatte vet du planlegger regelmessige revisjoner for å sikre elementer er fortsatt på stedet., Bruk sikkerhet kameraer og elektronisk tilgang systemer.
Stjele Produkter
Den ansatte stjeler selskapets produkter. Eksempler inkluderer smykker eller parfyme fra en high end retail shop. Typiske ofrene er små forhandlere som mangler krymping kontroller. Det er fantastisk hvor mange eiere bare ting inventar i en bod uten sporing system.
en Annen variant er når en servitør ikke belaste venner for mat eller drikke i en restaurant.
Forebygging: Bruk overvåkingskameraer. Gjennomføre en inventory management system og regelmessig sjekk lagerbeholdningen nivåer., Det er enda POS teknologi som spor annullert transaksjoner og rabatter, og varsler eier eller leder.
Burglarizing Selskapets Lokaler
Tror klassiske inne jobb — med eller uten medskyldige. Den ansatte forlater et døren ulåst eller bruker en nøkkel for å komme i etter timer. Ditt selskap får dratt av.
Forebygging: Installere overvåkingskameraer. Implementere et elektronisk sikkerhetssystem for å sikre etter-timer-tilgang, og registrere hvem som kommer og går.,
Stjele Returnerte Varer
Denne tyveri kan oppstå i en detaljhandel eller netthandel innstillingen, eller i alle virksomheter som bytter ut gammelt utstyr. Den ansatte tar rett og slett returnerte varene hjem eller resells dem på Craigslist eller eBay.
En mangel av andre kontroller, som gjør denne tyveri lettere. I enkelte små bedrifter, avkastningen kan bli stablet på måfå i et hjørne. Er det noe rart de forsvinner?
Forebygging: Gjennomføre kontroll systemer for å håndtere returer og annen eiendom.,
Hevde et Selskap Laptop Ble Tapt
Den ansatte gir en bærbar datamaskin eller en mobil enhet til en familie medlem, og forteller arbeidsgiver det var tapt. Selskapet erstatter deretter elementet.
Forebygging: Bruk enhetsbehandling programvare som gjør det mulig for selskapet å deaktivere mistet enheter og spore deres posisjon.
Sette Opp Falske Ansatte
å ha underslått ansatte setter opp falske ansatte, lommer betale, og kokker bøker å skjule transaksjonen. Dette skjer i bedrifter med absentee eiere eller over-tillitsfull eiere som ikke betaler oppmerksomhet.,
Forebygging: Implementere systemer for å forene antall ansatte med bemanning og kostnader. Regelmessig gjennomgå en detaljert antall ansatte rapporterer bryte ned utgifter ved ansattes. Husk, detaljerte rapporter er din venn. Underslag er mye vanskeligere å få øye på hvis alt du noen gang ser på er sammendrag av rapporter eller en høy-nivå P&L.
Forfalske Overtid
Dette kan omfatte ordninger der medarbeiderne klokke inn og ut til hverandre. Eller det kan innebære en lønn kontorist å skape falske registreringer for antatte overtid at han lønner seg.
Forebygging: Bruk elektronisk timesheet systemer., Se overtidsgodtgjørelse tett for uvanlig øker. Sammenlign detaljerte rapporter for å identifisere nøyaktig hvilke ansatte får overtid og når — kan du oppdage mistenkelige mønstre.
Unnlate Å Betale Arbeidsgiveravgift Penger
Den ansatte embezzles penger øremerket for arbeidsgiveravgift arbeidsgiveravgift tilskudd eller annen skatt penger. Til slutt skattemyndigheten vil komme å slå hardt ned på bedriftseier for ikke å sende i skatte penger, og kan sende en panterett mot virksomheten eller beslaglegge eiendom. Så ikke bare vil du møte tap ved underslag, men du har SKATTEMYNDIGHETENE på halen din — en dobbel whammy!,
Dette underslag eksempel er begått av uærlig bookkeepers, finansielle personale, lønn funksjonærer og selv små utenfor lønn og sosiale tjenester.
Forebygging: Outsource til en stor anerkjente lønn-tjeneste, for eksempel Paychex eller ADP. Det går en lang vei å hindre en underslag mareritt. Eller kreve jevnlig revisjon av et eksternt regnskapskontor.
Samle Kickbacks Fra Leverandørene
I denne ordningen, vil den ansatte får leverandøren kickbacks og du er klar. Kickbacks kan være kontanter., De kan også ta form av flere produkter og tjenester som brukes i en arbeidstakers side bedrift eller hjem. Et tegn er et uvanlig nært forhold mellom en leverandør og en ansatt.
Forebygging: Få involvert i å velge leverandører deg selv. Dette minimerer samarbeid mellom leverandører og troløs ansatte.
Selge forretningshemmeligheter; Eierstyring og Spionasje
Den ansatte selger sensitiv informasjon til en konkurrent. Eller arbeidstaker tar konfidensielle dokumenter og forretningshemmeligheter med ham når du bytter jobber.
Du kan se dette i high tech startups., For eksempel, en tidligere Google-executive var tiltalt på straffesaker for å stjele 14,000 filer for selvkjørende bil teknologi og tar dem til en oppstart senere kjøpt opp av Uber.
Forebygging: Har sterk ansatt avtaler. Felles cloud storage systems hjelpe deg med å administrere og spore hvem som har tilgang til hva.
Business Identitetstyveri
En ansatt sikrer en linje av kreditt eller lån i selskapets navn, bruke penger til personlig kjøp. Den embezzler deretter bruker selskapets midler til å foreta betalinger., Typisk embezzlers er finans ansatte eller bookkeepers med tilgang til regnskap og legitime kontoer som brukes til å skjule sine spor.
Et lignende tyveri er når en partner eller familie medlem i en familie bedrift tar ut uautorisert lån i selskapet navn.
Forebygging: Gjennomføre internkontroll for sjekker og balanserer. Krever detaljerte rapporter for å se hvor pengene går. Plutselig kontantstrøm problemer eller en negativ endring i din kreditt score kan være en advarsel tegn på svindel., Vær spesielt oppmerksom på tjenester som PayPal og andre enn å la pre-godkjent lån eller forskudd mot din konto.
Starte En Bedrift ved Bruk av Selskapets Ressurser
I denne situasjonen, ansatte starte sine egne bedrifter for selskapet. I de verste situasjoner ansatte bruker bedriftens ressurser slik som programvare koden i sin nye programvare produkt eller stjele råvarer.
Gjør ingen feil om det: dette er tyveri. Likevel, noen vrangforestillinger sjeler skryte på sosiale medier om hva de gjør!
Likevel, arbeidsgiver kan få le sist. Hvorfor?, Fordi generelt sett, en arbeidsgiver eier alle produkt som er opprettet for selskapet.
Forebygging: Sett forventninger riktig med ansatte — og gjør ditt personvern fjerne, uansett hva det er. Noen arbeidsgivere oppfordrer side bedrifter, men andre har ingen moonlighting politikk. Selv om du tillate side virksomheter, gjøre det klart at aktiviteter bør ikke bli utført i arbeidstiden, og selskapets ressurser kan ikke brukes.
Siste Tanker om Underslag
Det er viktig å være en engasjert eier. Betale oppmerksomhet, stille spørsmål og vurdere detaljerte rapporter., Implementere teknologien for å kontrollere tilgang og godkjenning nivåer, og gi tidlig varsling av noe uvanlig. Mest av alt, gjennomføre sjekker og balanserer i dine prosesser for å sørge for at ingen enkelt ansatt har full kontroll. Trinnene som disse beskytte levekår for alle i bransjen.