Sådan skriver du faktura betalingsbetingelser & betingelser

fakturaer er ofte det første og undertiden det sidste dokument, der går til klienten. Så vi skal gøre et godt indtryk, mens vi sender fakturaer. Bortset fra de obligatoriske ting som Klientnavn og vareoplysninger, skal en faktura indeholde forskellige andre vigtige elementer.

et af elementerne er – betalingsbetingelser.,

Når det kommer til at starte en virksomhed eller styre en eksisterende virksomhed effektivt, er det mest kritiske element at indstille faktura betalingsbetingelser og betingelser klart.

ironisk nok er det også den mindst generede del. Selvom alle virksomheder sætter deres betalingsbetingelser, udarbejdes de ikke korrekt på fakturaer. Som et resultat kan operationelle problemer som-dårlige betalinger fra klienter, juridiske konsekvenser, uønskede betalingsopfølgninger og mange sådanne problemer opstå.

mange gange, selv efter udarbejdelse af vilkår og betingelser på salgsfakturaer, står en iværksætter over for problemer., Det sker på grund af manglen på korrekt eller ufuldstændig udarbejdelse af standardbetingelser og betingelser.

i denne artikel vil vi se, hvordan du skriver standard faktura betalingsbetingelser, mens du sender regninger til dine kunder. Lær også om de vigtige elementer, der skal dækkes som garanti, forskud, Returpolitik, gebyrer for forsinket betaling og meget mere. Vi vil se på den bedste praksis for at skrive Vilkår sammen med nogle eksempler.,

behov for Vilkår og betingelser på fakturaer

det er ikke kun, at situationen bliver generende for forretningsmanden eller tjenesteudbyderen, klienten gennemgår også en dårlig oplevelse. Klart definerede vilkår og betingelser giver klarhed i mange aspekter for begge parter:

1) Bedre forståelse

Når vilkår og betingelser er defineret, holder tjenesteudbyderen betalingsbetingelserne klare. For eksempel bliver det let at forstå, om betalingen kan foretages med kreditkort eller ej. Eller for den sags skyld, Hvad er straffen, hvis betalingen er forsinket.,

2) gældende love

det specificerer også jurisdiktioner og gældende love og myndigheder i tilfælde af tvister i betalinger.

3) glatte operationer

Når betalingsperioden eller betingelserne er defineret, er kunden opmærksom på den tidsperiode, hvormed betalingen skal afregnes. Tilsvarende planlægger iværksætteren sit budget i henhold til de forfaldne betalinger, der hjælper hende med at cirkulere pengene i virksomheden, kritisk for hendes rentabilitet.,

4) konsekvenser i tilfælde af manglende overholdelse

standardbetingelserne definerer konsekvenserne af manglende overholdelse i betalinger. For eksempel, hvis betalingen er forsinket, opkræves en rente på 10% pr.

Bedste Praksis for at Skrive Faktura Vilkår og Betingelser

Der er mange små og kritiske aspekter i at skrive en god og fuldstændige vilkår og betingelser for salg fakturaer, sådan som:

• Brug af enkle, høflig, og ligetil sprog.
• nævne de fuldstændige detaljer om firmaet og klienten.,
• fuldstændige oplysninger om produktet eller tjenesten, herunder skatter eller rabatter.
• referencenummer eller fakturanummer.
• omtale af betalingsmåden.derudover er der Bedste praksis, som når de følges eller bruges, kan gøre tingene enkle og hurtigere. Disse er:
  

  1) salgsbetingelser

  klar afgrænsning af salgsbetingelser vil udslette enhver potentiel chance for misforståelse eller uenighed fra nogen af parterne., Derfor er det yderst vigtigt at nævne salgsbetingelserne som – omkostninger, mængde, enkelt enhedsomkostninger, leveringsdato eller tidspunkt for service, betalingsmetode eller kredit, hvis nogen.

  dette er vigtigst i forbindelse med grænseoverskridende transaktioner eller transaktioner. At nævne” ansvaret ” for internationale skatter, afgifter eller enhver anden regulering gør betalingsprocessen problemfri.

  2) forudbetaling

  det er et af de mest almindelige betalingsbetingelser, hvor tjenesteudbyderen beder om fuld eller delvis betaling inden levering af produkt eller service., Dette er udbredt i servicebranchen og følges for at undgå efter-salg manglende betaling opsving. Det praktiseres for at undgå out-of-pocket udgifter til at afslutte projektet.

  normalt skrevet som “Pia”, det skal indarbejdes, hvis det efterfølges af forretningsfirmaet, og på samme måde burde klienten passe på sådanne ting, der er nævnt på aftalen.

  3) øjeblikkelig betaling

  tjenesteudbyderen kræver betaling umiddelbart efter levering af produktet eller tjenesten. Det kaldes ofte “kontant ved levering” (COD), eller undertiden betales ved modtagelse., I mangel af overholdelse af udtrykket tages handlen eller leveringen som annulleret eller ugyldig.

  det er vigtigt at nævne dette udtryk eller betingelse, da klienten kan blive irriteret, hvis en sådan tilstand ikke er nævnt.

  4) Netto 7, netto 10, netto 30

  Der er betingelser for forudbetaling, når kunden tilbydes kredit. Det nævnes som “Net 7” eller “Net 30″, hvilket betyder at betale det skyldige efter syv eller tredive dage efter datoen for salgsregningen. Udtrykket gør det klart for kunden”når betalingen forfalder”. Men nogle gange kan det skabe forvirring, hvis “udtrykket” ikke er klart for ham., Det anbefales derfor at placere det på en af de andre præcise måder som – ” foretag betalingen efter 7 dage efter fakturadatoen “eller blot”dag 7”.

  mange gange incitamenter tilbydes kunden for at pre-pone betalingen ved at sætte i som “2/5 Netto 7”. Det står for- “betal om fem dage og få 2% rabat”. At undgå en sådan repræsentation og skrive “vær venlig at betale inden for fem dage og spar 2 procent” gør en bedre indvirkning.,

  5) garantibetingelser

  fakturaen skal oplyse Garantibetingelserne for produktet eller tjenesten og angive det antal dage, hvorefter garantien ikke finder anvendelse. Det skal også angive, hvornår garantien er ugyldig og/eller tydeligt nævne, at garantien ikke betyder returnering af produktet. Garantibetingelserne skal vedlægges fakturaen. Almindeligt anvendte garantibetingelser er:

  1. produkter, der er beskadiget under transit, vil ikke blive dækket af garantien.
  2. produktet har 90 dages garanti, Medmindre andet er angivet.,
  3. produktet bærer kun producentens garanti, og ingen retur eller bytte vil blive underholdt.

  6) Return or Replacement Policy

  enhver lille virksomhed skal indarbejde returpolitikken, især hvis den er i detailhandelen. Antallet af returnering eller refusionspolitikken bestemmer populariteten af dit produkt eller dine tjenester. Samtidig kan du beskytte dig selv mod Fau.krav og ordrer.

  disse vilkår vil også reducere dine sandsynlige tab som følge af returneringer eller tilbagebetalinger., Nogle af prøvens vilkår og betingelser, der kan indarbejdes i din detailfaktura, er-

  1. alle produkter, der returneres til refusion/udskiftning eller forlænget på kredit, skal returneres i “salgbar” tilstand med original emballage.
  2. 10% udsætning afgifter er gældende på alle ikke-defekte udskiftninger.
  3. i tilfælde af et beskadiget produkt eller en vare modtaget bedes du kontakte vores gratis nummer-1800-328-x….,

  7) sanktioner for forsinket betaling

  for at forbedre forholdet mellem leverandør og kunde er det yderst vigtigt at uddanne kunden om forsinkede betalinger og deres efterfølgende konsekvenser. Der er ingen skade ved at nævne de sene betalingsbetingelser i din aftale som –

  • de minder klienten om forfaldsdatoen.
  • kompensere dine økonomiske omkostninger på grund af forsinkelse.
  • forbedrer den samlede betaling tid og proces.,

  få eksempler på udtryk & betingelser på en høflig måde er:

  Hvis et faktureret beløb ikke modtages af virksomheden inden den nævnte forfaldsdato, vil følgende være gældende uden at begrænse virksomhedens rettigheder.

  1. disse gebyrer kan påløbe sene renter @ 2% af restbeløbet pr.uge eller den maksimumssats, der er tilladt i henhold til loven, alt efter hvad der er lavere.
  2. Vi kan konditionere fremtidige kontraktfornyelser / servicefornyelser eller suspendere vores tjenester til dig, indtil et sådant beløb er betalt fuldt ud.,

  de Grundlæggende Vilkår for at Holde i Tankerne

  Nogle andre vilkår, og deres korte formularer for at være holdt i tankerne er:

  – EOM: Slutningen af Måneden

  – CWO: Kontanter med Henblik

  – CND: Kontant Næste Levering

  – CBS: Kontant før Forsendelse

  Sidste Tanker

  forskellen mellem at udføre en god eller dårlig forretning ligger i den måde, du håndtere dine klienter og kunder. Dette gælder, når du fakturerer. Sørg for, at du er høflig, mens du udarbejder dine faktura vilkår, hold dem korte og enkle, klare med hensyn til priser og skatter, og tilbyde mere end en betalingsmulighed.,

  dens stærkt foreslået at bruge en god fakturering soft .are, som kan tage sig af faktura format. For eksempel i ProfitBooks kan du indstille vilkårene en gang, og det vises automatisk på alle fakturaer.

  begynd at oprette fakturaer med ProfitBooks