Hvad er SOPs? og hvorfor har min organisation brug for dem?

et væsentligt aspekt af ethvert kvalitetssystem evnen til at arbejde i justering og i henhold til standardiserede og eksplicitte standardoperationsprocedurer (SOP ‘ er).

for at sikre, at du og dit team opererer fra en formaliseret og koordineret proces, øger ikke kun produktiviteten, men reducerer risikoen for fejl. Mens alle måske ønsker at gøre det rigtige, vil alles version af den rigtige ting sandsynligvis være noget anderledes., Dette betyder, at hvordan en opgave er afsluttet, sandsynligvis vil variere afhængigt af, hvem der udfører denne opgave.

hvis forventningen i din organisation er, at alle skal følge de samme regler, skal du gøre det klart, hvad disse regler er. Den bedste måde at gøre dette på er at dokumentere dem.

For dem, der oplever Standardforskrifter for første gang, eller arbejder i en lille organisation, der søger at sætte Sop ‘ er på plads, vi har sat sammen på en let introduktion til, hvad standardprocedurer er, og hvorfor din organisation har behov for til at gennemføre dem.

Hvad er SOPs?,

Standard Operating Procedures (SOP ‘ er) er de dokumenterede processer, som en virksomhed har indført for at sikre, at tjenester og produkter leveres konsekvent hver gang. SOP ‘ er bruges ofte til at demonstrere overholdelse af forordningen eller driftspraksis og til at dokumentere, hvordan opgaver skal udføres i din organisation.

ofte når en virksomhed vokser og lige er begyndt, har administrerende direktør eller ledelsesteam en tendens til at tage alle de interne beslutninger., Når virksomheden når en bestemt størrelse, kan denne form for beslutningstagning begrænse sin kapacitet til at vokse yderligere, da administrerende direktør eller ledelsesteam ikke kan tage alle beslutninger inden for den passende tidsramme eller være involveret i alle aspekter af virksomheden. I indeværende instans, jeres SOPs ville typisk overtage og opføre sig nemlig jeres styrende ord. SOPs kan også være en effektiv måde at kommunikere ændringer i den måde din virksomhed opererer til dine medarbejdere.

kravene til SOP ‘ er og deres format vil variere fra industri til industri., SOP krav kan også afhænge af typen af aktivitet din organisation virksomhed, eller hvilke regler din virksomhed er underlagt. I klinisk forskning er disse krav præcise.

Hvorfor har du brug SOPs på din organisation?

procedurer er ikke en be-all, end-all løsning – de garanterer ikke fremragende ydeevne eller gode resultater. Men hvad SOPs vil gøre er at sikre, at du har et struktureret kvalitetssystem og processer på plads, kvalificerede medarbejdere og en motiverende virksomhedskultur., SOP ‘ er støtter i deres reneste form de rigtige mennesker i det rigtige miljø.

SOPs hjælp jer hen til vurdere flere end hvad du laver nu men ligeledes hjælp jer afgøre hvor hen til bevæge sig fremad. Forestil dig, om din organisation søger at implementere ny dokumentstyringssoft .are.

for at bestemme, hvilken soft .are du skal købe, skal du vide, hvordan dine medarbejdere vil bruge soft .aren, og hvordan den vil påvirke dine forretningsprocesser. Selv om du har hel og grundig SOPs, Jer kunne Hjælp sig hen til vurdere den ny soft .are ‘ s styrker og svagheder., Ved fuldt ud at forstå dine nuværende processer, vil du gøre det bedste valg for dine organisationer.

en SOP er et nyttigt forretningsværktøj, da det kommunikerer den rigtige måde at udføre en aktivitet i din organisation. Standard driftsprocedurer på et minimum giver dig følgende:

• konsistens – den vigtigste årsag til procedurer er konsistens i den måde, en person udfører en bestemt opgave eller aktivitet. Jo mere konsekvent en proces er fra person til person, jo mindre chance vil der være kvalitetsproblemer.,
• reduktion af fejl – en skriftlig procedure beskriver et sæt instruktioner til udførelse af en opgave. Så længe hver enkelt i dit team udfører opgaven, som den er skrevet, er der større chance for at reducere fejl.
• kommunikation – en anden stor grund til, at du har brug for SOP ‘ er i din organisation, er til gavn for kommunikation. Med forbedringer af processer opdateres driftsprocedurerne, og hver opdatering kræver ny træning. Opdatering SOPs giver en metode hen til meddele den proces forandringer hen til medarbejdere.,

fordele ved at have SOPs i din organisation

at skabe mere struktur i dine forretningsaktiviteter kan dramatisk forbedre produktiviteten og reducere omkostningerne. Ikke enhver organisation vil drage fordel af denne form for standardisering, og det afhænger af dig, virksomhedsejeren eller lederen, at afgøre, om der er arbejdsprocesser, der kan duplikeres hver dag i din virksomhed, og om det er værd at undervise disse processer til medarbejdere gennem SOP ‘ er.

mange store fordele kan realiseres ved at bringe standardiseringsprocesser og dokumentere formelle SOP ‘ er til din organisation., Her er en fantastisk liste, vi fandt fra Sanjay Kumar Jain:

1. for at give folk alle de sikkerheds -, sundheds -, miljømæssige og operationelle oplysninger, der er nødvendige for at udføre et job korrekt. Det er dyrt i det lange løb at placere værdi kun på produktionen, samtidig med at man ignorerer sikkerhed, sundhed og miljø. Det er bedre at uddanne medarbejdere i alle aspekter af at gøre et job end at møde ulykker, bøder og retssager senere.
2. for at sikre, at produktionsoperationer udføres konsekvent for at opretholde kvalitetskontrol af processer og produkter., Forbrugere, fra enkeltpersoner til virksomheder, ønsker produkter af ensartet kvalitet og specifikationer. SOP ‘ er specificerer jobtrin, der hjælper med at standardisere produkter og derfor kvalitet.
3. for at sikre, at processerne fortsætter uafbrudt og afsluttes på en foreskrevet tidsplan. Ved at følge SOP ‘ er, du hjælpe med at undgå proces shut-do .ns forårsaget af udstyr fiasko eller andre anlæg skader.
4. for at sikre, at der ikke opstår fejl i fremstilling og andre processer, der ville skade nogen i det omgivende samfund., Følgende sundheds-og miljømæssige skridt i SOPs sikrer mod spild og emissioner, der truer plante naboer og skabe fællesskabet Harme.
5. for at sikre, at godkendte procedurer følges i overensstemmelse med Virksomheds-og regeringsbestemmelser. Velskrevne SOP ‘ er bidrager til at sikre, at regeringens regler er tilfredse. De demonstrerer også en virksomheds godtroende hensigt om at fungere korrekt. Undladelse af at skrive og bruge ordentlig SOP ‘ er vil kun signal regering regulatorer at din virksomhed er ikke seriøs omkring overholdelse.,
6. at tjene som et træningsdokument til undervisning af brugere om den proces, som SOP blev skrevet til. Grundig Sop kan bruges som grundlag for at give standardiseret uddannelse for medarbejdere, der er nye til et bestemt job og for dem, der har brug for re-uddannelse.
7. at tjene som en tjekliste for medarbejdere, der observerer jobpræstationer for at styrke korrekt præstation. Processen med aktivt at bekymre sig om kolleger involverer en arbejdstager coaching en anden i alle aspekter af god jobpræstation., Når skitserer de korrekte procedurer i en god SOP, kan enhver medarbejder bruge denne SOP til at coache en anden og hjælpe med at forbedre arbejdsevner.
8. at tjene som en tjekliste for revisorer. Revision af jobpræstation er en proces, der ligner den tidligere nævnte observation, kun det involverer normalt journalføring. SOP ‘ er skal tjene som et solidt fundament, når de udvikler detaljerede revisionschecklister.
9. at fungere som en historisk oversigt over hvordan, hvorfor og hvornår trin i en eksisterende proces. Dette giver et faktuelt grundlag for at revidere disse trin, når en proces eller udstyr ændres., Når folk flytter fra job til job inden for og mellem virksomheder, forsvinder uskreven viden og færdigheder fra arbejdspladsen. Korrekt vedligeholdt skriftlige SOP ‘ er kan krønike den bedste oplevelse, der kan tjene nye arbejdere, når ældre går videre.
10. at fungere som en forklaring af trin i en proces til gennemgang i ulykkesundersøgelser. Selv om ulykker er uheldige, se dem som muligheder for at lære at forbedre forholdene. En god SOP giver dig et grundlag, hvorfra du kan begynde at undersøge ulykker.,

Takea ?ay

klar til at automatisere hele livscyklussen for dine kontrollerede dokumenter og oprette dine SOPs? Du kan være interesseret i at do .nloade vores IT SOP Template starter pack for at hjælpe med at skitsere, hvad du har brug for for at bevare kontrollen og overholdelse af reglerne. Montrium tilbyder også en sop-skrivning og gennemgangstjeneste for at sikre overholdelse af de nuværende g .p-krav.,

for at holde alle dine SOP ‘ er administreret Onet sted, leveres vores Qualityuality Connect electronic qualityuality management system med et SOP-styringsmodul designet til at håndtere alle kontrollerede dokumenter, der udgør en del af dit kvalitetssystem. Nem adgang, centraliseret distribution og intuitive arbejdsgange sikrer, at kvalitet og overholdelse er kernen i dine operationer.