en forfærdelig dag vågner du op og indser, at en medarbejder, du har tillid til, har underslæb fra din virksomhed. Det er en af de mest ødelæggende ting at ske for en lille virksomhedsejer.
eksempler på underslag bugner, og der er ingen mangel på måder, som medarbejderne stjæler.
målet med denne artikel er at hjælpe dig med at få øje på advarselsskiltene. Hvis du kan tænke som en underslag, vil du vide, hvad du skal kigge efter for at beskytte din virksomhed.
og beskytte det skal du! Konsekvenserne af underslag kan være katastrofale for en lille virksomhed., Ifølge Hisco. – Underslagsundersøgelsen er medianbeløbet for et medarbejdertyveri en kæmpe $294,000.
følgende liste over eksempler på underslæb er baseret på min faglige viden. Tidligt i min karriere var jeg intern advokat i en regional bank. Vi undersøgte hundredvis af underslæb sager, der involverer kunder i banken, ofte små virksomheder. Senere fungerede jeg som vice president for human resources i et selskab, hvor jeg også beskæftigede mig med andre former for tyveri og bedrageri på arbejdspladsen. Så jeg har set det hele.
Hvad er underslæb?,
før vi ser på eksempler på underslag, lad os først forstå, hvad underslag betyder.
underslæb er, når en medarbejder eller en anden i en betroet position stjæler fra din virksomhed. De bruger pengene eller andre aktiver til eget brug.
underslæb indebærer ofte en forbrydelse med hvid krave, hvor der tages midler fra bankkonti, eller måske hvor kontrolforfalskning eller lønsvindel er involveret. Men det er ikke begrænset til disse omstændigheder.underslæb er en forbrydelse-personen er normalt tiltalt for forbrydelsestyveri i henhold til statsretten., Under visse omstændigheder kan det også være en føderal forbrydelse. Sanktioner kan indebære fængsel tid og bøder. Den underslæb normalt er beordret af retten til at betale restitution til virksomheden. Virksomheder tilbagebetales dog sjældent fuldt ud.
eksempler på underslæb
Her er de 25 bedste eksempler på underslæb og tyverier på arbejdspladsen at passe på:
smedning af kontroller
medarbejderen skriver virksomhedskontrol eller foretager elektroniske betalinger til sig selv. Medarbejderen koger derefter bøgerne for at skjule tyveriet.,
dette klassiske underslagseksempel gøres lettere, når en virksomhed bruger et signaturstempel af en udøvende underskrift. Et signaturstempel er bogstaveligt talt som at give medarbejderne en tom check, fordi de kan “underskrive” checks uden din viden.
Forebyggelse: Særskilte ansvarsområder: en arbejdstager til proces kontrol og en anden til at forene transaktioner og godkende dokumentation., Hvis du ikke har nok personale til separate funktioner, skal du selv forene kontoudtog. Kræv indkøbsordrer eller fakturaer for hver betaling. Og stop med at bruge et signaturstempel – eller hold det under lås og nøgle.
indkassere Kundekontroller
medarbejderen godkender og indkasserer kundekontroller, der skal betales til virksomheden, og beholder derefter midlerne.
i dag, efterhånden som flere betalinger bliver Elektroniske, er den væsentlige forbrydelse den samme. Medarbejderen kan oprette en bankkonto med et fiktivt navn svarende til arbejdsgiverens at aflede elektroniske betalinger til., Små banker og kreditforeninger kan være slappe ved at tillade konti, der skal oprettes af medarbejderen ved hjælp af falske “drive forretning som” Navne.
forebyggelse: Adskil funktionerne, så en person er ansvarlig for behandling af betalinger og en anden for at forene regnskabsposter. Gennemføre kontroller for at spore kundebetalinger på hvert trin for at undgå denne form for underslæb.
Faking Vendor Payments
næste på vores liste over eksempler på underslæb er, når en medarbejder stjæler virksomhedens midler, men forsøger at skjule dem som betalinger til leverandører., Troløse medarbejdere kan oprette falske leverandørfakturaer og ændre regnskabssystemindgange for at skjule deres spor.
forebyggelse: regelmæssigt gennemgå detaljerede udgiftsrapporter (ikke kun sammenfattende rapporter) opdelt efter leverandør, beløb og formål. Hvis du forbliver fortrolig med dine numre, er det lettere at få øje på, når en betalings-eller regnskabspost ser mistænkelig ud. Hvis din virksomhed er stor nok, skal du adskille de funktioner, som medarbejderne udfører.,
Overbilling kunder
medarbejderen overbills kunder, holder de ekstra penge og dækker det med falske regnskabsposter.
Nogle gange er dette en storstilet bedrageri, hvor hver kunde eller transaktion er overbilled af en lille “gebyr” i årevis. Andre gange involverer det dobbelt fakturering det samme beløb to gange eller tacking på gebyrer for varer, som kunden ikke købte.
Du kan blive fristet til at tænke på dette som at stjæle fra kunder, men det er virkelig en form for underslæb., Din virksomhed bærer ansvaret for overbetalinger og bliver nødt til at gøre godt for kunderne.
forebyggelse: Foretag en periodisk revision af kundebetalinger. Vær meget opmærksom på kundeklager om faktureringsfejl og kræver grundige forklaringer fra personalet om, hvordan de opstod. Klager kan være et advarselstegn på et større problem.
Tyveri af Kunde-Kort Data
En medarbejder, der tager telefonen ordrer kan senere bruge kundens kreditkort data til at opkræve personlige online-køb., Eller en tankstationschef kan bruge en skimmerenhed til at skumme kortdata fra terminaler ved pumperne.
en mere nørdet version er, når en medarbejder do .nloader kreditkortdata fra virksomhedens IT-systemer. Så sælger han eller hun det på det mørke webeb.
forebyggelse: Begræns adgangen til kundedata til kun dem, der har brug for det. Implementer teknologi, der redacts kreditkortnumre eller kun udskriver de sidste cifre, at begrænse papirkurven høst eller utilsigtet deling. Skift tilladelser, når nogen med IT-adgang forlader virksomheden., Hvis du bruger kortterminaler, skal du installere anti-skimming — teknologi-nogle kommuner kræver det nu.
polstring en udgiftskonto
polstring eksempler spænder fra lejlighedsvis forsøg på at retfærdiggøre en dyr frokost ved hjælp af en “kreativ” beskrivelse, hele vejen til at udarbejde underslagsordninger.
store virksomheder tager polstring alvorligt – bør du ikke? En administrerende direktør for HE .lett Packard blev fjernet tilbage i 2010 i lyset af beskyldninger om, at han polstrede sin udgiftskonto for at skjule en udenægteskabelig affære. HP så spørgsmålet som en af tillid.,
forebyggelse: har en skriftlig politik, der beskriver, hvad der er — og ikke er — refunderbart. Gå over politikken i personalemøder. Hvis medarbejderne gør en masse forretningsrejser, kan du overveje at bruge en udgiftsstyringsapp som Zoho e .pense eller e .pensify til at kontrollere godkendelser og se scannede kvitteringer allt sted.
dobbeltdypning
næste på vores liste over eksempler på underslag er, når der er en enkelt legitim forretningsudgift, men medarbejderen får to refusioner. Hun betaler først for en udgift med firmaets kreditkort., Senere indsender hun en anmodning om kontant refusion for den samme udgift.
Forebyggelse: Insistere på at se underliggende kvitteringer for alle udgifter (ikke bare gennemgå kreditkort erklæring). Brug E .pense management soft .are, hvis dine medarbejdere pådrage sig en masse refunderbare udgifter.
brug af et firmakreditkort til personlig brug
medarbejderen betaler for personlige udgifter ved hjælp af et firmakreditkort. Den gode nyhed er, at disse tyverier ofte er sporadiske, og beløbene er små.,
men hvad nu hvis den samme medarbejder også styrer regnskabssystemet og realiserer ingen, men hendes opmærksomhed? Brug af et firmakreditkort til personlig brug kan blive til massive underslagseksempler, når de kombineres med forfalskede regnskaber.
forebyggelse: har altid to personer involveret i processen: en til at godkende udgifter og en til at håndtere regnskab. Kræv dokumentation af udgiftsformålet.
annullering af transaktioner i kasseapparatet
en associeret i kasseapparatet annullerer transaktioner og lommer kontanterne., Dette er en almindelig måde at skimming penge fra en detail lille virksomhed.
forebyggelse: nyere salgssteder har sikkerhedsprotokoller, der hjælper med at forhindre denne form for tyveri. For eksempel tillader de clearance niveauer, så du kan kræve manager godkendelse til at annullere et salg. Medarbejder-ID-numre sporer, hvor ofte en bestemt medarbejder annullerer transaktioner, så du kan få øje på gentagne lovovertrædere.
Siphoning off kontante indskud
før slippe ud kontant depositum taske i banken om aftenen, medarbejderen lommer nogle af kontanterne. Beløbet kan være lille nok til ikke at gå glip af — måske $100., Men uge efter uge, det tilføjer op til tusindvis af dollars.
forebyggelse: personligt tælle dagens kontanter, udfyld depositum slip og indtast beløbet i regnskabet selv før aflevering af posen. Eller adskille funktionerne, så to personer er involveret. Andre strategier kan hjælpe, såsom sikkerhedskameraer i det område, hvor kontanter tælles sammen med at bruge låste indskudsposer. Se flere tip til kontantbehandling.,
Raiding Petty Cash Box eller Computer
Dette tyveri kan være så simpelt som medarbejderen under $200 ud af de sikre eller smålige kassen.
forebyggelse: Lås store summer op, og hold nøglen selv for at minimere medarbejdernes adgang og fristelse. Eller brug overvågningskameraer. Læs: 20 Kontanthåndtering Bedste Praksis.
indkasserer kontanter fra Fundraisers
Skimming fundraiser penge er alt for almindeligt i non-profit. Men denne type svig forekommer også i virksomheder, der påtager sig en velgørende sag., Hvis en person har fuldstændig kontrol over pengene, fra start til slut, kan fristelsen til at stjæle vise sig for stor.
forebyggelse: har altid mindst to personer involveret i arbejdsgangen med at indsamle, registrere, deponere og overføre donationer. Giv ikke fristelsen en chance.
stjæle kontorartikler
det er chokerende, hvor mange medarbejdere synes at føle det er okay at tage store mængder kontorartikler med hjem. Tyveri af forsyninger involverer normalt forbrugsvarer som frimærker, Post-It-noter eller kaffeforsyninger.,
ejerne af en virksomhed, der startede under den store Depression, havde en løsning. De var så sparsommelige de krævede medarbejdere til at vende i deres blyanter i slutningen af hver dag! Du behøver ikke at holde det stramme tøjler. Men rimelige kontroller er en god praksis.
forebyggelse: sæt de fleste af dine forsyninger under lås og nøgle og genopfyld et åbent forsyningsområde sparsomt for at holde krympningen lille. Et sikkerhedskamera kan hjælpe. Diskuter brugen af forsyninger i et virksomhedsmøde for at sætte tonen og formidle virksomhedens værdier.,
stjæle udstyr eller råmaterialer
I bygge-og fremstillingsvirksomheder kan en medarbejder skjule virksomhedsejendomme i en dumpster eller et lagerområde og hente det efter timer.
udstyrstyveri forekommer også i kontorer. Tænk bærbare computere eller små dokumentscannere, der kan glide i en rygsæk eller håndtaske.
forebyggelse: Lås op eller bolt ned værdifulde genstande, hvis det er muligt. Mærk Vigtigt udstyr med et nummer, og lad medarbejderne vide, at du planlægger regelmæssige revisioner for at sikre, at genstande stadig er på stedet., Brug sikkerhedskameraer og elektroniske adgangssystemer.
stjæle produkter
medarbejderen stjæler virksomhedens produkter. Eksempler inkluderer smykker eller parfume fra en high end detailbutik. Typiske ofre er små detailhandlere, der mangler svind kontrol. Det er fantastisk, hvor mange ejere simpelthen fylder lager i et opbevaringsrum uden sporingssystem.
en anden variation er, når en tjener ikke opkræver venner for mad eller drikke i en restaurant.
forebyggelse: brug sikkerhedskameraer. Gennemføre en lagerstyringssystem og regelmæssigt kontrollere lagerniveauer., Der er endda POS-teknologi, der sporer annullerede transaktioner og rabatter og advarer ejeren eller manageren.
indbrudstyveri virksomhedens lokaler
tænk klassisk inde job — med eller uden medskyldige. Medarbejderen efterlader en dør ulåst eller bruger en nøgle til at komme ind efter timer. Din virksomhed bliver flået.
forebyggelse: installer sikkerhedskameraer. Implementere et elektronisk sikkerhedssystem for at sikre adgang efter lukketid og registrere, hvem der kommer og går.,
stjæle returnerede varer
dette tyveri kan forekomme i en detail-eller e-handelsindstilling eller i enhver virksomhed, der bytter gammelt udstyr. Medarbejderen tager simpelthen returnerede varer hjem eller videresælger dem på Craigslist eller eBay.
manglende kontrol gør dette tyveri lettere. I nogle små virksomheder kan returneringer stables tilfældigt i et hjørne. Er det underligt, at de forsvinder?
forebyggelse: implementere kontrolsystemer til styring af afkast og anden ejendom.,
hævder en virksomhed bærbar computer blev tabt
medarbejderen giver en bærbar computer eller mobil enhed til et familiemedlem og fortæller arbejdsgiveren det var tabt. Virksomheden erstatter derefter varen.
forebyggelse: brug enhedsstyringssoft .are, der gør det muligt for virksomheden at deaktivere mistede enheder og spore deres placering.
opsætning af falske medarbejdere
den underslæbende medarbejder opretter falske medarbejdere, lommer lønnen og koger bøgerne for at skjule transaktionen. Dette sker i virksomheder med fraværende ejere eller over-tillidsfulde ejere, der ikke er opmærksomme.,
forebyggelse: implementere systemer til at forene medarbejderantal med personaleudgifter. Regelmæssigt gennemgå en detaljeret medarbejderrapport, der nedbryder udgifter efter medarbejder. Husk, detaljerede rapporter er din ven. Underslæb er meget sværere at få øje på, hvis alle, du nogensinde se på, er de sammenfattende rapporter eller en høj-niveau P&L.
Forfalskning Overarbejde
Dette kan omfatte ordninger, hvor medarbejdere ur ind og ud for hinanden. Eller det kan involvere en lønseddel, der opretter falske poster for formodet overarbejde, som han betaler sig selv.
forebyggelse: brug elektroniske timesedelsystemer., Se overarbejde betale nøje for usædvanlige stigninger. Sammenlign detaljerede rapporter for at identificere nøjagtigt, hvilke medarbejdere der får overarbejde, og hvornår – du kan få øje på mistænkelige mønstre.
manglende overførsel af Lønbeskatningspenge
medarbejderen underslår penge, der er øremærket til arbejdsgiverens lønbeskatningsoverførsler eller andre skattepenge. Til sidst vil skattemyndigheden komme hårdt ned på virksomhedsejeren for ikke at sende skattepenge, og kan indgive en tilbageholdelsesret mod virksomheden eller beslaglægge ejendom. Så ikke kun har du tab fra underslæb, men du har IRS på halen-en dobbelt whhammy!,
dette underslagseksempel udføres af uærlige bogholdere, finansielt personale, lønningskonsulenter og endda små uden for lønningstjenester.
forebyggelse: Outsource til en stor velrenommeret løntjeneste som Payche.eller ADP. Det går en lang vej at forhindre en underslæb mareridt. Eller kræve en regelmæssig revision af et eksternt regnskabsfirma.
indsamling af tilbageslag fra leverandører
i denne ordning får medarbejderen sælgers tilbageslag, og du er uvidende. Tilbageslag kan være kontanter., De kan også tage form af yderligere produkter og tjenester, der bruges i en medarbejders sidevirksomhed eller hjem. Et advarselsskilt er et usædvanligt tæt forhold mellem en leverandør og en medarbejder.
forebyggelse: Bliv involveret i at vælge leverandører selv. Dette minimerer samtaler mellem leverandører og troløse medarbejdere.
salg af forretningshemmeligheder; virksomhedsspionage
medarbejderen sælger følsomme oplysninger til en konkurrent. Eller medarbejderen tager fortrolige dokumenter og forretningshemmeligheder med sig, når han skifter job.
du ser dette i højteknologiske startups., For eksempel blev en tidligere Google-direktør anklaget for kriminelle anklager for at stjæle 14.000 filer til selvkørende bilteknologi og tage dem til en opstart senere erhvervet af Uber.
forebyggelse: har stærke medarbejderaftaler. Delte cloud storage-systemer hjælper dig med at administrere og spore, hvem der har adgang til hvad.
Forretningsidentitetstyveri
en medarbejder sikrer en kredit-eller lånelinje i dit firmanavn ved at bruge pengene til personlige køb. Underslæb bruger derefter virksomhedens midler til at foretage betalingerne., Typiske underslæb er finanspersonale eller bogholdere med adgang til regnskaber og legitime konti, der bruges til at dække deres spor.et lignende tyveri er, når en partner eller et familiemedlem i en familievirksomhed tager uautoriserede lån i firmanavnet.
forebyggelse: gennemføre interne kontroller for kontrol og balance. Kræv detaljerede rapporter for at se, hvor pengene går. Pludselige pengestrømsproblemer eller en negativ ændring i din virksomheds kredit score kan være advarselsskilte om underslag., Vær særlig opmærksom på tjenester som PayPal og andre end at tillade forhåndsgodkendte lån eller forskud på din konto.
start af en virksomhed ved hjælp af virksomhedens ressourcer
i denne situation starter medarbejderne deres egne virksomheder på virksomhedens tid. I de værste situationer bruger medarbejdere virksomhedens ressourcer såsom soft .arekode i deres nye Soft .areprodukt eller stjæler råvarer.
tag ikke fejl af det: Dette er tyveri. Endnu, nogle vrangforestillinger praler på sociale medier om, hvad de laver!
stadig kan arbejdsgiveren få den sidste latter. Hvorfor?, Fordi generelt en arbejdsgiver ejer alt arbejde produkt skabt på virksomhedens tid.
forebyggelse: Indstil forventninger korrekt med medarbejderne — og gør din politik klar, uanset hvad der er. Nogle arbejdsgivere tilskynde side virksomheder, men andre har en ikke sort arbejde politik. Selv hvis du tillader sidevirksomheder, skal du gøre det klart, at aktiviteter ikke bør udføres i arbejdstiden, og virksomhedsressourcer må ikke bruges.
Afsluttende tanker om underslæb
det er vigtigt at være en engageret virksomhedsejer. Vær opmærksom, still spørgsmål og gennemgå detaljerede rapporter., Implementer teknologi til at kontrollere adgangs-og godkendelsesniveauer og give tidlig advarsel om noget usædvanligt. Mest af alt, implementere checks and balances i dine processer for at sikre, at ingen enkelt medarbejder har fuld kontrol. Trin som disse hjælper med at beskytte levebrød for alle i virksomheden.