Was sind SOPs? und Warum braucht Meine Organisation Sie?

Ein wesentlicher Aspekt jedes Qualitätssystems die Fähigkeit, in Ausrichtung und nach standardisierten und expliziten Standard-Betriebsverfahren (SOPs) zu arbeiten.

Um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team von einem formalisierten und koordinierten Prozess aus arbeiten, wird nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch das Fehlerrisiko verringert. Während jeder das Richtige tun möchte,ist die Version dieses Richtigen oft etwas anders., Dies bedeutet, dass die Art und Weise, wie eine Aufgabe ausgeführt wird, wahrscheinlich je nachdem variiert, wer diese Aufgabe ausführt.

Wenn die Erwartung in Ihrer Organisation ist, dass jeder die gleichen Regeln befolgen soll, dann müssen Sie klarstellen, was diese Regeln sind. Der beste Weg, dies zu tun, ist, sie zu dokumentieren.

Für diejenigen, die SOPs zum ersten Mal erleben oder in einer kleinen Organisation arbeiten, die SOPs einführen möchte, haben wir eine leichte Einführung in die Standardbetriebsverfahren zusammengestellt und warum Ihre Organisation sie implementieren muss.

Was sind SOPs?,

Standard Operating Procedures (SOPs) sind die dokumentierten Prozesse, die ein Unternehmen implementiert, um sicherzustellen, dass Dienstleistungen und Produkte jedes Mal konsistent geliefert werden. SOPs werden häufig verwendet, um die Einhaltung der Vorschriften oder Betriebspraktiken nachzuweisen und zu dokumentieren, wie Aufgaben in Ihrem Unternehmen erledigt werden müssen.

Oft, wenn ein Unternehmen wächst und gerade erst beginnt, neigt der CEO oder Management-Team, alle internen Entscheidungen zu treffen., Wenn das Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht, kann diese Form der Entscheidungsfindung seine Fähigkeit einschränken, weiter zu wachsen, da der CEO oder das Managementteam nicht alle Entscheidungen im geeigneten Zeitrahmen treffen oder in jeden Aspekt des Geschäfts involviert sein kann. In diesem Fall würde Ihr SOPs normalerweise übernehmen und als Ihr leitendes Wort fungieren. SOPs kann auch eine effektive Möglichkeit sein, Änderungen in der Arbeitsweise Ihres Unternehmens an Ihre Mitarbeiter zu kommunizieren.

Die Anforderungen an SOPs und deren Format reichen von Industrie zu Industrie., Die SOP-Anforderungen können auch von der Art der Aktivität abhängen, die Ihre Organisation durchführt, oder von welchen Vorschriften Ihr Unternehmen unterliegt. In der klinischen Forschung sind diese Anforderungen genau.

Warum brauchen Sie SOPs in Ihrem Unternehmen?

Verfahren sind keine Allheillösung-sie garantieren weder eine hervorragende Leistung noch gute Ergebnisse. SOPs stellt jedoch sicher, dass Sie über ein strukturiertes Qualitätssystem und-prozesse, qualifizierte Mitarbeiter und eine motivierende Unternehmenskultur verfügen., SOPs, in ihrer reinsten Form unterstützen die richtigen Menschen in der richtigen Umgebung.

SOPs helfen Ihnen, mehr zu bewerten als das, was Sie jetzt tun, aber auch zu entscheiden, wie Sie vorankommen. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen möchte neue Dokumentenverwaltungssoftware implementieren.

Um zu bestimmen, welche Software Sie kaufen möchten, müssen Sie wissen, wie Ihre Mitarbeiter die Software verwenden und wie sie sich auf Ihre Geschäftsprozesse auswirkt. Wenn Sie über vollständige und gründliche SOPs verfügen, können Sie diese verwenden, um die Stärken und Schwächen der neuen Software zu bewerten., Wenn Sie Ihre aktuellen Prozesse vollständig verstehen, treffen Sie die beste Wahl für Ihre Organisationen.

Ein SOP ist ein nützliches Business-Tool, da es die richtige Art und Weise der Durchführung einer Aktivität in Ihrer Organisation kommuniziert. Standard – Betriebsverfahren auf ein Minimum geben Ihnen die folgenden:

• Konsistenz-Die Nummer eins Grund für Verfahren ist Konsistenz in der Art und Weise eine Person führt eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität. Je konsequenter ein Prozess von Person zu Person verläuft, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Qualitätsprobleme auftreten.,
• Reduzierung von Fehlern-Eine schriftliche Prozedur enthält eine Reihe von Anweisungen zum Ausführen einer Aufgabe. Solange jede Person in Ihrem Team die Aufgabe so ausführt, wie sie geschrieben wird, besteht eine größere Chance, Fehler zu reduzieren.
• Kommunikation – Ein weiterer guter Grund, warum Sie SOPs in Ihrem Unternehmen benötigen, ist zum Wohle der Kommunikation. Mit Verbesserungen an Prozessen werden die Betriebsabläufe aktualisiert und jedes Update erfordert eine neue Schulung. Die Aktualisierung von SOPs bietet eine Methode, um die Prozessänderungen an die Mitarbeiter weiterzuleiten.,

Vorteile von SOPs in Ihrem Unternehmen

Durch die Schaffung von mehr Struktur in Ihren Geschäftsaktivitäten kann die Produktivität erheblich verbessert und die Kosten gesenkt werden. Nicht jede Organisation wird von dieser Art der Standardisierung profitieren, und es hängt von Ihnen, dem Geschäftsinhaber oder Manager, ab, ob es Arbeitsprozesse gibt, die jeden Tag in Ihrem Unternehmen dupliziert werden können, und ob es sich lohnt, diese Prozesse den Mitarbeitern durch SOPs beizubringen.

Viele große Vorteile können realisiert werden, indem standardisierende Prozesse und die Dokumentation formaler SOPs in Ihr Unternehmen integriert werden., Hier ist eine großartige Liste, die wir von Sanjay Kumar Jain gefunden haben:

1. Um den Menschen alle Sicherheits -, Gesundheits -, Umwelt-und Betriebsinformationen zur Verfügung zu stellen, die für eine ordnungsgemäße Ausführung einer Arbeit erforderlich sind. Wert nur auf die Produktion zu legen und dabei Sicherheit, Gesundheit und Umwelt zu ignorieren, ist auf lange Sicht kostspielig. Es ist besser, Mitarbeiter in allen Aspekten einer Arbeit auszubilden, als später mit Unfällen, Geldstrafen und Rechtsstreitigkeiten konfrontiert zu werden.
2. Um sicherzustellen, dass die Produktion konsequent durchgeführt werden, um die Qualitätskontrolle von Prozessen und Produkten aufrechtzuerhalten., Verbraucher, von Einzelpersonen bis hin zu Unternehmen, wollen Produkte von gleichbleibender Qualität und Spezifikationen. SOPs spezifizieren Auftragsschritte, die zur Standardisierung von Produkten und damit zur Qualität beitragen.
3. Um sicherzustellen, dass die Prozesse ununterbrochen fortgesetzt und nach einem vorgeschriebenen Zeitplan abgeschlossen werden. Indem Sie SOPs befolgen, helfen Sie dabei, Prozessabschaltungen zu vermeiden, die durch Geräteausfälle oder andere Anlagenschäden verursacht werden.
4. Um sicherzustellen, dass keine Fehler in der Herstellung und andere Prozesse auftreten, die jemand in der umliegenden Gemeinschaft schaden würde., Das Befolgen von Gesundheits-und Umweltmaßnahmen in SOPs schützt vor Verschüttungen und Emissionen, die die Nachbarn von Pflanzen bedrohen und Empörung in der Gemeinschaft hervorrufen.
5. Um sicherzustellen, dass genehmigte Verfahren in Übereinstimmung mit Unternehmens-und Regierungsvorschriften befolgt werden. Gut geschriebene SOPs tragen dazu bei, dass die staatlichen Vorschriften eingehalten werden. Sie zeigen auch die gute Absicht eines Unternehmens, korrekt zu arbeiten. Das Versäumnis, ordnungsgemäße SOPs zu schreiben und zu verwenden, signalisiert den staatlichen Aufsichtsbehörden nur, dass Ihr Unternehmen die Einhaltung nicht ernst nimmt.,
6. Dient als Schulungsdokument, um Benutzern den Prozess beizubringen, für den der SOP geschrieben wurde. Gründliche SOPs können als Grundlage für die Bereitstellung standardisierter Schulungen für Mitarbeiter, die neu in einem bestimmten Job sind, und für diejenigen, die eine Umschulung benötigen, verwendet werden.
7. Dient als Checkliste für Mitarbeiter, die die Arbeitsleistung beobachten, um die ordnungsgemäße Leistung zu verbessern. Der Prozess der aktiven Betreuung von Kollegen beinhaltet, dass ein Arbeitnehmer einen anderen in allen Aspekten einer guten Arbeitsleistung coacht., Wenn Sie die richtigen Verfahren in einem guten SOP skizzieren, kann jeder Mitarbeiter diesen SOP verwenden, um einen anderen zu coachen und die Arbeitsfähigkeiten zu verbessern.
8. Als Checkliste für Wirtschaftsprüfer dienen. Die Prüfung der Arbeitsleistung ist ein ähnlicher Prozess wie die zuvor erwähnte Beobachtung, nur dass normalerweise Aufzeichnungen geführt werden. SOPs sollte als solide Grundlage bei der Entwicklung detaillierter Prüfchecklisten dienen.
9. Als historische Aufzeichnung des Wie, Warum und wann der Schritte in einem bestehenden Prozess zu handeln. Dies bietet eine faktische Grundlage für die Überarbeitung dieser Schritte, wenn ein Prozess oder eine Ausrüstung geändert wird., Wenn Menschen innerhalb und zwischen Unternehmen von Job zu Job wechseln, verschwinden ungeschriebene Kenntnisse und Fähigkeiten vom Arbeitsplatz. Richtig gepflegte schriftliche SOPs können die beste Erfahrung aufzeichnen, die neuen Arbeitern dienen kann, wenn ältere weiterziehen.
10. Als Erklärung der Schritte in einem Prozess zur Überprüfung bei Unfalluntersuchungen zu fungieren. Obwohl Unfälle unglücklich sind, betrachten Sie sie als Möglichkeiten zu lernen, wie man die Bedingungen verbessert. Ein guter SOP gibt Ihnen eine Grundlage, um Unfälle zu untersuchen.,

Das Mitnehmen

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