Rechnungen sind oft das erste und manchmal das letzte Dokument, das an den Kunden geht. Wir müssen also beim Senden von Rechnungen einen guten Eindruck hinterlassen. Abgesehen von den obligatorischen Dingen wie Kundenname und Artikeldetails sollte eine Rechnung verschiedene andere wichtige Elemente enthalten.
Eines der Elemente ist-Zahlungsbedingungen.,
Wenn es darum geht, ein Unternehmen zu gründen oder ein bestehendes Unternehmen effektiv zu verwalten, ist das wichtigste Element, die Rechnungszahlungsbedingungen klar festzulegen.
Ironischerweise ist es auch der am wenigsten belästigte Teil. Obwohl alle Unternehmen ihre Zahlungsbedingungen festlegen, werden sie nicht ordnungsgemäß auf Rechnungen erstellt. Infolgedessen können betriebliche Probleme wie schlechte Zahlungen von Kunden, rechtliche Auswirkungen, unerwünschte Zahlungsnachverfolgung und viele solcher Probleme auftreten.
Selbst nach der Erstellung von Geschäftsbedingungen für Verkaufsrechnungen steht ein Unternehmer häufig vor Problemen., Dies geschieht aufgrund des Fehlens einer ordnungsgemäßen oder unvollständigen Ausarbeitung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Standard-Zahlungsbedingungen für Rechnungen schreiben, während Sie Rechnungen an Ihre Kunden senden. Erfahren Sie auch mehr über die wichtigen Elemente, die abgedeckt werden müssen, wie Garantie, Vorauszahlungen, Rückgaberecht, Gebühren für verspätete Zahlungen und vieles mehr. Wir werden uns die Best Practices für das Schreiben von Begriffen zusammen mit einigen Beispielen ansehen.,
Notwendigkeit von Geschäftsbedingungen auf Rechnungen
Es ist nicht nur so, dass die Situation für den Geschäftsmann oder den Dienstleister mühsam wird, der Kunde macht auch eine schlechte Erfahrung. Klar definierte Geschäftsbedingungen bringen Klarheit in vielerlei Hinsicht für beide Seiten:
1) Besseres Verständnis
Wenn Geschäftsbedingungen definiert sind, hält der Dienstleister die Zahlungsbedingungen klar. Zum Beispiel wird es leicht zu verstehen, ob die Zahlung per Kreditkarte erfolgen kann oder nicht. Oder was ist die Strafe, wenn sich die Zahlung verzögert?,
2) Geltendes Recht
Es gibt auch die Gerichtsbarkeiten und geltenden Gesetze und Behörden im Falle von Streitigkeiten in Zahlungen.
3) Reibungsloser Betrieb
Wenn die Zahlungsfrist oder die Bedingungen definiert sind, ist dem Kunden die Zeitdauer bekannt, bis zu der die Zahlung abgewickelt werden muss. Ebenso plant die Unternehmerin ihr Budget nach den fälligen Zahlungen, die ihr helfen, das Geld im Geschäft zu zirkulieren, entscheidend für ihre Rentabilität.,
4) Folgen bei Nichteinhaltung
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen definieren die Folgen der Nichteinhaltung bei Zahlungen. Wenn sich die Zahlung beispielsweise verzögert, sind Zinsen von 10% pro Monat fällig.
Best Practices für das Schreiben von Rechnungsbedingungen
Es gibt viele kleine und kritische Aspekte beim Schreiben guter und vollständiger Geschäftsbedingungen für Verkaufsrechnungen, z. B.:
- Verwendung einer einfachen, höflichen und unkomplizierten Sprache.
- Angabe der vollständigen Details der Firma und des Kunden.,
- Vollständige Details des Produkts oder der Dienstleistung, einschließlich Steuern oder Rabatte.
- Die Referenznummer oder Rechnungsnummer.
- Erwähnung des Zahlungsmodus.
Darüber hinaus gibt es Best Practices, die, wenn sie befolgt oder verwendet werden, die Dinge einfach und schneller machen können. Dies sind:
1) Verkaufsbedingungen
Eine klare Abgrenzung der Verkaufsbedingungen löscht die Möglichkeit von Missverständnissen oder Meinungsverschiedenheiten zwischen den Parteien aus., Daher ist es von größter Bedeutung, die Verkaufsbedingungen wie Kosten, Menge, Einzelstückkosten, Lieferdatum oder – zeit der Dienstleistung, Zahlungsmethode oder Kredit, falls vorhanden, zu erwähnen.
Dies ist am wichtigsten bei grenzüberschreitenden Transaktionen oder Deals. Die Erwähnung der“ Verantwortung “ für internationale Steuern, Abgaben oder andere Vorschriften macht den Zahlungsprozess störungsfrei.
2) Zahlung im Voraus
Es ist eine der üblichsten Zahlungsbedingungen, bei der der Dienstleister vor der Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung eine vollständige oder teilweise Zahlung verlangt., Dies ist in der Dienstleistungsbranche weit verbreitet und wird befolgt, um eine Rückforderung nach Nichtzahlung nach dem Verkauf zu vermeiden. Es wird praktiziert, Out-of-Pocket-Ausgaben zu vermeiden, um das Projekt zu beenden.
Normalerweise als „PIA“ geschrieben, muss es aufgenommen werden, wenn es von der Firma gefolgt wird, und in ähnlicher Weise sollte der Kunde nach solchen Dingen Ausschau halten, die auf dem Deal erwähnt werden.
3) Sofortige Zahlung
Der Dienstleister verlangt die Zahlung unmittelbar nach Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung. Es wird oft als „Nachnahme“ (COD) bezeichnet oder manchmal bei Erhalt zahlbar., In Ermangelung der Einhaltung der Frist wird der Deal oder die Lieferung als storniert oder nichtig angesehen.
Die Erwähnung dieses Begriffs oder dieser Bedingung ist wichtig, da der Kunde verärgert sein kann, wenn eine solche Bedingung nicht erwähnt wird.
4) Netto 7, Netto 10, Netto 30
Es gibt Bedingungen für die Vorauszahlung, wenn dem Kunden Kredit angeboten wird. Es wird als „Netto 7“ oder „Netto 30“ erwähnt, was bedeutet, zahlen Sie die Fälligkeit nach sieben oder dreißig Tagen nach dem Datum der Verkaufsrechnung. Der Begriff macht dem Kunden klar, „wann die Zahlung fällig ist“. Aber manchmal kann es Verwirrung stiften, wenn ihm der „Begriff“ nicht klar ist., Es wird daher empfohlen, es auf eine der anderen genauen Arten wie- „Bitte leisten Sie die Zahlung nach 7 Tagen ab Rechnungsdatum“ oder einfach „Tag 7“.
Dem Kunden werden viele Anreize angeboten, um die Zahlung durch Eingabe als „2/5 Net 7″vorzubeugen. Es steht für – „Zahlen Sie in fünf Tagen und erhalten Sie 2% Rabatt“. Das Vermeiden einer solchen Darstellung und das Schreiben „Bitte zahlen Sie innerhalb von fünf Tagen und sparen Sie 2 Prozent“ wirken sich besser aus.,
5) Garantiebedingungen
Die Rechnung muss die Garantiebedingungen für Produkte oder Dienstleistungen beleuchten und die Anzahl der Tage angeben, nach denen die Garantie nicht anwendbar ist. Es sollte auch angegeben werden, wann die Garantie nichtig ist, und/oder deutlich erwähnen, dass die Garantie nicht die Rückgabe des Produkts bedeutet. Die Garantiebedingungen sind der Rechnung beizufügen. Häufig verwendete Garantiebedingungen sind:
- Produkte, die während des Transports beschädigt wurden, fallen nicht unter die Garantie.
- Das Produkt hat eine Garantie von 90 Tagen, sofern nicht anders angegeben.,
- Das Produkt trägt nur Herstellergarantie und keine Rückkehr oder Austausch unterhalten werden.
6) rückkehr oder Ersatz Politik
Jedes kleine unternehmen muss die rückkehr politik, vor allem wenn es ist in einzelhandel. Die Anzahl der Rücksendungen oder die Rückerstattungsrichtlinie entscheiden über die Beliebtheit Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistungen. Gleichzeitig können Sie sich vor falschen Ansprüchen und Bestellungen schützen.
Diese Bedingungen reduzieren auch Ihre wahrscheinlichen Verluste aufgrund von Rücksendungen oder Rückerstattungen., Einige der Beispielbedingungen, die in Ihre Einzelhandelsrechnung aufgenommen werden können, sind-
- Alle Produkte, die zur Rückerstattung/Ersetzung zurückgegeben oder auf Kredit verlängert werden, müssen in einem „verkaufsfähigen“ Zustand mit Originalverpackung zurückgegeben werden.
- 10% Nachfüllgebühren gelten für alle nicht defekten Ersetzungen.
- Im Falle eines beschädigten Produkts oder Artikels kontaktieren Sie bitte unsere gebührenfreie Nummer-1800-328-XXXX.,
7) Zahlungsverzug Strafen
Um die Beziehung zwischen dem Lieferanten und dem Kunden zu verbessern, ist es von größter Bedeutung, den Kunden über überfällige Zahlungen und deren Folgen aufzuklären. Es schadet nicht, die Bedingungen für Zahlungsverzug in Ihrer Vereinbarung als –
- Sie erinnern den Kunden an das Fälligkeitsdatum.
- Kompensieren Sie Ihre finanziellen Kosten durch Verzögerung.
- Verbessert die gesamte Zahlungszeit und den gesamten Prozess.,
Einige Beispiele für Begriffe & höfliche Bedingungen sind:
Wenn der Rechnungsbetrag bis zum genannten Fälligkeitstermin nicht beim Unternehmen eingeht, gilt Folgendes, ohne die Rechte des Unternehmens einzuschränken.
- Diese Gebühren können Verzugszinsen @ 2% des ausstehenden Saldos pro Woche oder den gesetzlich zulässigen Höchstsatz anfallen, je nachdem, welcher niedrigere Wert niedriger ist.
- Wir können zukünftige Vertragsverlängerungen/Serviceverlängerungen konditionieren oder unsere Dienstleistungen für Sie aussetzen, bis dieser Betrag vollständig bezahlt ist.,
Grundbegriffe zu beachten
Einige andere Begriffe und ihre Kurzformen sind zu beachten:
– EOM: Monatsende
– CWO: Bargeld mit Bestellung
– CND: Nachnahme per Nachnahme
– CBS: Bargeld vor Versand
Letzte Gedanken
Der Unterschied zwischen der Durchführung eines guten oder schlechten Geschäfts liegt in der Art und Weise, wie Sie mit mit Ihren Kunden und Kunden. Dies gilt, wenn Sie Rechnung. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnungsbedingungen höflich sind, halten Sie sie kurz und einfach, klar in Bezug auf Preise und Steuern und bieten Sie mehr als eine Zahlungsoption an.,
Seine dringend empfohlen, um einen guten invoicing software, die können nehmen Pflege der Rechnung format. In ProfitBooks können Sie die Begriffe beispielsweise einmal festlegen und sie werden automatisch auf allen Rechnungen angezeigt.
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