Der ultimative Leitfaden für RFPs

Wurden Sie mit der Aufgabe beauftragt, eine Anfrage für einen Vorschlag oder einen RFP zu erstellen?

Egal, ob Sie keine Ahnung haben, was das ist oder seit einiger Zeit nicht mehr geschrieben haben, der heutige Leitfaden kann helfen.

Wir tauchen in die Einzelheiten ein, was ein RFP tatsächlich ist, warum Sie einen benötigen und wie Sie heute Ihren allerersten erstellen.

Um zu beginnen, sollten Sie verstehen, was all diese Buchstaben überhaupt bedeuten.

Wenn Ihr Unternehmen ein neues (oft großes) Projekt hat oder eines, das komplexer ist und ein wenig Outsourcing erfordert, kann ein RFP Ihnen helfen, die Arbeit beim ersten Mal richtig zu erledigen.,

Mit dem RFP-Dokument können Sie die Stärken und Schwächen potenzieller Anbieter in Bezug auf Ihr Projekt schnell aufdecken, ohne zu viel Zeit damit verbringen zu müssen, selbst nach ihnen zu suchen.

RFPs können Ihnen auch einen Einblick in verschiedene Strategien geben, die Sie möglicherweise nicht in Betracht gezogen haben, da jeder Anbieter seinen eigenen eindeutigen Aktionsplan zusammen mit seinem Angebot enthält.,

Und Sie haben diese Informationen, bevor Sie sich jemals an den Anbieter binden müssen.

Beachten Sie, dies sollte nicht mit einer ANFRAGE verwechselt werden.

RFP vs. ODM

Eine Anfrage oder Angebotsanfrage unterscheidet sich geringfügig von einer RFP, da es sich nur um das Angebot selbst handelt. Hier fordern Unternehmen mehrere Preisangebote von verschiedenen Anbietern an, um Dienstleistungen allein anhand des Preises zu vergleichen. Während ein RFP ein Preisangebot enthält (zusammen mit einigen anderen Besonderheiten), beschreibt eine Ausschreibung nichts anderes als den Preis.

Im Gegensatz zu einem RFP ist eine Ausschreibung eine Angebotsanfrage oder ein Angebot.,

So verstehen Sie den Unterschied:

Während Sie technisch ein Angebot in einem RFP erhalten, erhalten Sie auch Informationen wie den Aktionsplan, den Zeitplan für die Fertigstellung, den lieferbaren Zeitplan und die Liste der bereitgestellten Dienste.

Bei einer Ausschreibung erhalten Sie jedoch nur das Angebot selbst für die Dienstleistung oder Produkte, die Sie kaufen möchten.

In den meisten Fällen reicht der einfache Vergleich von Angeboten nicht aus, um festzustellen, ob ein potenzieller Anbieter für Ihr Unternehmen geeignet ist, weshalb ein RFP in diesen Situationen besser geeignet ist.,

Der RFP-Prozess erklärt

Bevor potenzielle Bieter ihre Vorschläge einreichen können, muss ein RFP von dem Unternehmen ausgearbeitet werden, das die Arbeit anfordert. (PS Wir zeigen Ihnen später in diesem Handbuch, wie Sie dies tun können)

Dies gibt potenziellen Auftragnehmern eine bessere Vorstellung davon, wonach Ihr Unternehmen sucht.

Sobald Ihr RFP gesendet wurde, können Auftragnehmer oder Anbieter es überprüfen und ihre besten Angebote einreichen, um um den Job zu konkurrieren.,

In diesen Vorschlägen enthalten Anbieter im Allgemeinen die folgenden Punkte:

• Ein Aktionsplan, wie sie das Problem lösen werden
• Eine Zeitleiste dessen, was Sie erwarten können
• Alle notwendigen Hintergrundinformationen
• Wie viel sie erwarten, dass das gesamte Projekt kostet

In bestimmten Fällen können Bieter zurückkommen und sagen, dass bestimmte Komponenten des RFP basierend auf ihren Branchenerfahrungen angepasst werden müssen.,

An dieser Stelle können Sie entweder ihr Feedback überprüfen und einen neuen RFP erstellen, um sich an die Änderungen anzupassen, oder Sie können das Original unverändert lassen und es unter Berücksichtigung der anderen eingereichten Gebote berücksichtigen.

Sobald Sie alle Vorschläge erhalten haben, ist es fast mühelos, jeden zu vergleichen und festzustellen, welcher Anbieter für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Aus dem Stapel der Bieter möchten Sie dies auf eine Handvoll Ihrer drei besten, fünf oder 10 Favoriten eingrenzen, je nachdem, wie viele Sie erhalten oder an denen Sie interessiert sind.,

Von hier aus möchten Sie Zeit damit verbringen, potenzielle Anbieter weiter zu überprüfen, um festzustellen, wer wirklich ideal für den Job geeignet ist.

Einige Unternehmen können ein weiteres bestes und endgültiges Angebot von ihren Top-Anbietern anfordern, nachdem sie diesen Verhandlungsprozess begonnen haben, um sicherzustellen, dass sie nicht nur die richtige Person oder Firma für den Job bekommen, sondern auch zum richtigen Preis.

Während dies wie ein zusätzlicher Schritt klingen mag, ist es eine, die Sie Geld, Zeit und Kopfschmerzen auf der Straße sparen können.

Aber das führt uns auch zu einer großen Frage: Ist das alles wirklich notwendig?,

Können Sie nicht einfach Zeit damit verbringen, zwei oder drei Anbieter selbst zu überprüfen?

Wie Sie als nächstes sehen werden, ist diese Route definitiv nicht in Ihrem besten Interesse.

Warum ein Request for Proposal?

Vergleichen wir kurz diese beiden Szenarien:

• Option #1: Verbringen Sie Zeit damit, den perfekten Anbieter selbst zu finden.
• Option #2: Verwenden Sie einen RFP, um potenzielle Anbieter dazu zu bringen, zu Ihnen zu kommen.

Wählen Sie die erste Route, und Sie werden wahrscheinlich Ihre Mitarbeiter, Freunde und Netzwerkgruppen verwenden, um mögliche Empfehlungen für den Job zu erbitten.,

Oder Sie können eine Google-Suche durchführen, um die Top-Anbieter in Ihrer Nähe zu überprüfen.

Nachdem Sie die Website eines möglichen Kandidaten für den Job überprüft haben, erstellen Sie die perfekte Nachricht, um herauszufinden, ob sie überhaupt helfen können.

Dann müssen Sie die Besonderheiten Ihres Projekts erläutern und Sie können oder können sie nicht bitten, einen Vorschlag einzureichen, bevor Sie sich entscheiden, sie für Ihr Projekt auszuwählen.

Es ist kein komplizierter Prozess, aber haben wir erwähnt, dass Sie ihn für jede vielversprechende Überweisung oder jeden Anbieter wiederholen müssen, auf den Sie stoßen?

Stell dir vor, wie lange das dauern wird!,

Was ist nun, wenn diese potenziellen Auftragnehmer Ihre Projektdetails bereits kennen und sie ihren besten Aktionsplan und ein formelles Angebot zur Überprüfung vorlegen?

Anstatt also jedes Mal Ihre Bedürfnisse erklären zu müssen, würden Sie es einfach einmal skizzieren und an die Massen senden.

Und um Ihnen noch mehr Zeit zu sparen, liegt es an potenziellen Auftragnehmern — nicht an Ihnen -, sich zu wenden.

Die RFP-Route gibt Ihnen auch einen Einblick in den tatsächlichen Aktionsplan jedes Anbieters, nicht in den, in den sie Sie telefonisch oder persönlich einbringen.,

Da potenzielle Kandidaten ein formelles Angebot einreichen müssen, müssen sie Zeit damit verbringen, die Lösung zu skizzieren und das Problem wirklich zu lösen.

Und wenn nicht, haben Sie eine einfache Möglichkeit, Anbieter auszusortieren und den Stapel von Optionen ziemlich schnell zu durchschneiden.

Aber um zu diesem Punkt zu gelangen, können Sie diesen nächsten Fehler nicht machen.

Hier ist, was nicht mit einem RFP zu tun

Wenn Sie den richtigen Anbieter finden möchten, müssen Sie Ihren RFP spezifisch sein.

Wenn Sie nur „Ja“ – oder „Nein“ – Fragen stellen, gelangen Sie nirgendwohin.,

Deshalb müssen Sie bestimmte Fragen erstellen, die nachdenkliche Antworten erfordern.

Versuchen Sie, ähnliche Sätze zu verwenden:

• Können Sie ein Beispiel dafür geben, wie Sie dieses oder ein ähnliches Problem für ein anderes Unternehmen gelöst haben? Sind Ihnen unvorhergesehene Straßensperren aufgefallen? Was würdest du dieses Mal genauso oder anders machen?

• Wie lange würde es dauern, bis eine technisch versierte Person mit Ihrem vorgeschlagenen Redesign das neue Registrierungsformular ausgefüllt hat? Wie viel Zeit, schätzen Sie, könnte dies sparen?

Mit diesen Tipps sind Sie bereit, Ihren ersten RFP zu entwerfen.,

So schreiben Sie einen RFP

Hier ist die Grundstruktur eines RFP und was Sie in Ihren aufnehmen sollten:

Projektübersicht

Bevor Sie sich mit den Besonderheiten Ihres Unternehmens befassen, sollten Sie eine kurze Einführung in das Projekt selbst geben, damit Sie sofort wissen, ob es sich lohnt, darauf zu bieten.

Ihr Unternehmen Hintergrund

Dies sollte keine lange Geschichte Ihres Unternehmens sein. Vielmehr sollte es Auftragnehmern eine bessere Vorstellung davon geben, was Ihr Unternehmen tut und wem Sie als Zielmarkt dienen.,

Die Ziele Ihres Projekts

Identifizieren Sie klar, was Sie mit diesem Projekt erreichen möchten und was Sie als „Gewinn“ sehen, sodass sich alle auf derselben Seite befinden.

Projektumfang

Die Details des Projekts sind in einem RFP unerlässlich. Ebenso wie Sie keine vagen Fragen verwenden möchten, hilft Ihnen ein vager Projektumfang auch nicht, den richtigen Anbieter zu finden.

Verbringen Sie Zeit damit, Ihren Projektumfang wirklich zu detaillieren, damit es später keine Überraschungen gibt.,

Ziel lieferbarer Zeitplan

Auch wenn Ihre Fristen nicht sehr eng sind, sollten Sie immer noch einen Ziel lieferbaren Zeitplan im Auge haben. Dies muss in Ihrem RFP enthalten sein, damit potenzielle Anbieter richtig einschätzen können, ob sie über die Ressourcen und Bandbreite verfügen, um den Auftrag pünktlich abzuschließen.

Mögliche Straßensperren

Verstecken Sie Ihre vorhandenen oder potenziellen Probleme nicht unter dem sprichwörtlichen Teppich, wenn Sie möchten, dass sie verschwinden. Ein erfolgreicher RFP ist sich explizit über technische Probleme oder mögliche Straßensperren im Klaren, z. B.: Haben Sie es mit benutzerdefinierter Codierung oder einer veralteten Plattform zu tun?, Hat Ihr Team begrenzte Ressourcen?

Wenn potenzielle Anbieter diese im Voraus erklären, wissen sie genau, worauf sie sich einlassen.

Sie werden natürlich auch Auftragnehmer aussortieren, die die Aufgabe aufgrund dieser Einschränkungen nicht bewältigen können.

Aber Sie werden sich auch mit Unternehmen verbinden, die wissen, wie man diese häufigen Probleme mit Geschick und Finesse umgeht.

Denken Sie daran, es ist viel besser, dies jetzt herauszufinden, als nachdem Sie das Gebot angenommen und mit der Arbeit begonnen haben.

Budgetbeschränkungen

Es ist auch wichtig, mit Ihrem Budget im Voraus zu sein., Je mehr Sie Überraschungen beseitigen können, desto besser für alle Beteiligten.

Was Sie bei potenziellen Anbietern suchen

Eine weitere Möglichkeit, Überraschungen zu reduzieren oder zu beseitigen, besteht darin, genau zu erklären, wonach Sie bei potenziellen Auftragnehmern suchen.

Sie müssen lediglich skizzieren, was für Ihr Projekt am wichtigsten ist (z. B. Zeit, Lösung, Budget usw.) und zeigen Sie, wie werden Sie die Auswertung Ihrer Vorschläge basierend auf, dass.

Wir zeigen Ihnen, wie das bald gemacht wird, aber bevor wir es tun, gibt es noch eine Sache hier hinzuzufügen: ein RFP Anschreiben.,

Genau wie ein Anschreiben für einen Lebenslauf erstellt ein RFP-Anschreiben ein professionelles Image für Ihre Marke und gibt den Ton für potenzielle Anbieter an. Es signalisiert, dass sie den Vorschlag und das Projekt ernst nehmen sollten.

Die gute Nachricht ist, dass es eine Reihe von Tools gibt, mit denen Sie RFPs einfacher und weniger stressig erstellen können, als Sie sich vorstellen.

Vorschlag Software-Tools, um Ihnen Helfen, Verwalten Sie Angebote

In diesem Artikel berichteten wir über 10 tools zum verwalten und erstellen Sie Professionell aussehende Vorschläge in weniger Zeit.,

Für die heutigen Zwecke sind die folgenden fünf Tools ein guter Einstieg:

RFPIO

RFPIO Löst das Problem der Reaktion auf RFPs, vom Projektmanagement über die Zusammenarbeit bis hin zur Integration in andere Software. Ihre Lösung umfasst Reporting-Dashboards, Auto-Response-Funktionen und die automatisierte Generierung proaktiver Vorschläge aus Ihrem CRM heraus. RFPIO enthält auch eine intelligente Antwortbibliothek, die frühere RFP-Antworten in On-Demand-Intelligenz verwandelt, die Revenue-Teams mit Enterprise-Inhalten an ihren Fingerspitzen befähigt, wo immer die Arbeit.,

Und was ist besser? RFPIO hat eine Integration mit HubSpot, die automatisch Ihre RFP mit Ihrem Portal synchronisiert, so dass es einfach, Informationen mit Ihrem Team zu teilen.

PandaDoc

Um benutzerdefinierte RFPs mit Ihrem eigenen Branding zu erstellen, sollten Sie die Vorschlagssoftware PandaDoc verwenden.

Hier können Sie Ihren ersten RFP innerhalb weniger Minuten einrichten und sogar mit Teammitgliedern über Echtzeit-Updates im Dokument selbst zusammenarbeiten.,

Nusii

Ähnlich wie andere Proposal — Software auf dem Markt verwendet Nusii einen Drag & Drop-Editor, der das Erstellen von RFPs zum Kinderspiel macht-insbesondere für Anfänger.

Dank seines sauberen, modernen, einfachen Designs ist es auch sehr einfach herauszufinden.

Eine der hilfreichsten Funktionen von Nusii ist die Verwendung für die Überarbeitung vorhandener RFPs, um Zeit zu sparen. Kopieren Sie einfach den Inhalt eines gewünschten RFP und bearbeiten Sie die Informationen entsprechend Ihrer neuen Anfrage.

Loopio

Wie planen Sie, alle Antworten auf Ihre RFPs zu organisieren?,

Eine herausragende Funktion mit Loopio ist die RFP-Antwortbibliothek, mit der Sie sofort auf alle Ihre Antworten früherer RFPs zugreifen können. Dies erspart Ihnen den Aufwand des Grabens um zu finden, was Sie in einem überfüllten Posteingang benötigen.

Ihre magische Funktion hilft Ihnen sogar dabei, eine Antwort automatisch zu füllen, wenn sie der bereits durchgeführten ähnelt.

Außerdem können Sie Ihren gesamten RFP — Prozess-einschließlich des Sendens automatisierter Antworten-verwalten und mit Ihrem Team an einem Ort mit ihrem intuitiven Dashboard zusammenarbeiten.,

Und wenn Ihre Tools gerade nicht im Budget sind oder Sie zuerst versuchen möchten, Ihre eigenen zu erstellen, verwenden Sie diese Vorlage als Ausgangspunkt.

RFP360

RFP360 optimiert Ihren Ansatz für RFP Response Management. Ihre intuitiven Wissensmanagement -, Workflow-und Kollaborationsfunktionen machen es einfach, überzeugende Antworten in einer einzigen Bibliothek zu erstellen, zu überprüfen, zu aktualisieren und zu genehmigen., Funktionen zur Automatisierung von Vorschlägen und zur Beantwortung von Fragen (KI) beschleunigen Ihre Fähigkeit, Fragen zu beantworten, indem Sie die bestmöglichen Antworten vorschlagen und diese automatisch in großen Mengen abschließen.

Sie können RFPs auch in verschiedenen Formaten importieren und ausgefeilte endgültige Vorschläge erstellen, und integrierte Erweiterungen ermöglichen es jedem in Ihrem Unternehmen, Inhalte aus Ihrer Wissensbibliothek in Microsoft Office — Dateien, Online-Fragebögen und Formularen zu verwenden-ohne diese Anwendungen zu verlassen.,

Freie und editierbare RFP-Vorlage

Laden Sie eine kostenlose, editierbare RFP-Vorlage herunter.

Um diese Vorlage zu verwenden, laden Sie sie einfach hier herunter oder füllen Sie das untenstehende Formular aus. Sie können Abschnitte oder Informationen entfernen, die sich nicht auf Ihr Projekt beziehen, und alles hinzufügen, was Sie sonst noch für Ihre RFPs benötigen.