et P. O. eller Indkøbsordrenummer er et unikt nummer tildelt en indkøbsordreformular. Købsordren beskriver de produkter eller tjenester, en virksomhed ønsker at modtage fra en bestemt leverandør (eller leverandør). Købsordrenummeret vil blive refereret i hele transaktionsprocessen af både køber og sælger.
Her er hvad vi vil dække:
hvordan fungerer indkøbsordrer og fakturaer?
Hvad er P. O. faktura og ikke-P. O. faktura?
hvordan opretter du et P. O.-nummer?,
hvilke oplysninger skal være på en indkøbsordre?
Hvordan fungerer indkøbsordrer og fakturaer?
en købsordre oprettes og udstedes af køberen (eller klienten) af et produkt eller en tjeneste ved starten af en transaktion. Den beskriver oplysningerne om et salg, såsom de krævede produkter eller tjenester, beløbene og den aftalte prissætning. En korrekt udfyldt købsordre skal være detaljeret nok til, at sælgeren let forstår det uden at skulle stille spørgsmål. Da købsordren er godkendt af begge parter, betragtes den som juridisk bindende.,
indkøbsordrenummeret, som normalt findes øverst i formularen, vil blive refereret kontinuerligt under hele transaktionen, såsom i klienttelefonopkald, forsendelsesformularer og til sidst fakturaen.
en faktura udstedes af sælgeren mod slutningen af transaktionen, efter afslutningen af betingelserne som beskrevet i købsordren. Fakturaen er regningen. Som med købsordren vil den liste detaljerne om de produkter eller tjenester, som sælgeren leverede eller leverede, mængder og pris. Det vil også henvise til P. O.-nummeret for at vise, at denne transaktion blev forhåndsgodkendt., Ved modtagelse forventes køberen at betale det inden for de betingelser, der tidligere er aftalt (for eksempel kan sælgeren kræve betalinger fra alle sine leverandører inden for 30 dage).
Hvad er P. O. faktura og ikke-P. O. faktura?
en P. O. faktura er en faktura, der refererer til købsordrenummeret i den faktiske faktura. En ikke-P. O. faktura ikke. En ikke-P. O. faktura betyder, at købsordren ikke blev oprettet eller krævet for den transaktion, der faktureres for., Årsagerne til ikke at generere en købsordre kunne omfatte:
- ordren var presserende og behandlet hurtigt (med andre ord, kunden havde ikke tid til at udstede en).
- transaktionen var under et bestemt dollartal. Mange virksomheders politik er ikke at levere P. O. S for hver transaktion, kun for dem, der overstiger et bestemt dollarbeløb. For eksempel kan en virksomhed ikke kræve købsordrer på alle transaktioner under $10.000. Hvis det gør det, kræves der en købsordre til ledelsens godkendelse.,
- den virksomhed, der har brug for tjenesten eller produktet, er så lille, at de ikke har ressourcerne på plads til et korrekt regnskabs-eller indkøbsordresystem.
Hvordan opretter du et P. O.-nummer?
selvom der ikke er noget, der forhindrer en lille virksomhed i blot at oprette sin egen indkøbsordreskabelon og tildele numre til hver ny ordre, vil licensering af et professionelt indkøbsordresystem (som en del af en større regnskabssoft .areløsning) spare meget tid og kræfter.,
Regnskabssoft .are genererer automatisk felter til indtastning af indkøbsordreoplysninger og tildeler et nyt og unikt nummer til hver enkelt. En ordentlig soft .are regnskabssystem vil også automatisk rute indkøbsordrer for log off.
hvilke oplysninger skal være på en indkøbsordre?
en indkøbsordre kræver indtastning af detaljerede oplysninger for ikke at blive fortolket senere. Se “hvordan indkøbsordrer fungerer” for en komplet oversigt over, hvad der skal inkluderes i en indkøbsordre.