Den ultimative Guide til RFP ‘ er

Har du fået til opgave at oprette en anmodning om forslag eller en RFP?

uanset om du ikke har nogen ID.om, hvad det er eller ikke har skrevet en i et stykke tid, kan dagens guide hjælpe.

vi dykker ind i detaljerne om, hvad en RFP faktisk er, hvorfor du muligvis har brug for en, og hvordan du opretter din allerførste i dag.

for at starte, skal du forstå, hvad alle disse bogstaver endda betyder.

Når din virksomhed har et nyt (ofte stort) projekt, eller et, der er mere komplekst og kræver lidt outsourcing, kan en RFP hjælpe dig med at få arbejdet gjort rigtigt første gang.,

RFP doc bliver en måde for dig til hurtigt at afdække styrker og svagheder af potentielle leverandører i forhold til dit projekt, uden at skulle bruge for meget af din tid på jagt efter dem selv.

rfp ‘ er kan også give dig et smugkig ind i forskellige strategier, som du måske ikke har overvejet, da hver leverandør vil omfatte deres egen unikke handlingsplan sammen med deres bud.,

og du vil have disse oplysninger, før du nogensinde nødt til at forpligte sig til sælgeren.

husk, dette bør ikke forveksles med en RF..

RFP vs. RF.

en RF., eller anmodning om tilbud, er lidt anderledes end en RFP, da det bare er selve citatet. Her anmoder virksomheder om flere pristilbud fra forskellige leverandører for at sammenligne tjenester baseret på pris alene. Mens en RFP inkluderer et pristilbud (sammen med flere andre detaljer), beskriver en RF.ikke andet end pris.

i modsætning til en RFP er en RF.en anmodning om tilbud eller tilbud.,

Sådan forstår du forskellen:

mens du teknisk modtager et tilbud i en RFP, får du også oplysninger som handlingsplanen, tidslinjen for færdiggørelse, leveringsplan og listen over leverede tjenester.

men med en RF.modtager du kun selve tilbudet for den service eller de produkter, du er interesseret i at købe.

i de fleste tilfælde er det ikke nok at sammenligne tilbud for at se, om en potentiel leverandør er den rigtige pasform til din virksomhed, hvorfor en RFP er mere passende i disse situationer.,

RFP-processen forklaret

før potentielle tilbudsgivere kan indsende deres forslag, skal en RFP udarbejdes af det firma, der anmoder om arbejdet. (P. S. Vi viser dig, hvordan du gør dette senere i denne vejledning)

dette giver potentielle entreprenører en bedre ID.om, hvad din virksomhed leder efter.

Når din RFP er sendt ud, kan entreprenører eller leverandører gennemgå det og indsende deres bedste bud for at konkurrere om jobbet.,

I disse forslag, leverandører generelt indeholde følgende punkter:

• En handlingsplan for, hvordan de kommer til at løse det problem
• En tidslinje over, hvad du kan forvente
• Alle nødvendige baggrundsinformation
• Hvor meget de forventer, at hele projektet til at koste

I visse tilfælde, tilbudsgivere kan komme tilbage og sige, at specifikke dele af RFP har brug for at blive justeret baseret på deres erfaring i branchen.,

På dette tidspunkt kan du enten gennemgå deres feedback og oprette en ny RFP for at justere ændringerne, eller du kan forlade originalen som den er og huske den, mens du overvejer de andre indsendte bud.

Når du har modtaget alle forslagene, vil det være næsten ubesværet at sammenligne hver enkelt og bestemme, hvilken leverandør der passer bedst til din virksomhed.

ud af stakken med budgivere vil du indsnævre dette til en håndfuld af dine top tre, fem eller 10 favoritter at overveje, afhængigt af hvor mange du modtager eller er interesseret i.,herfra vil du bruge tid på at undersøge potentielle leverandører yderligere for at afgøre, hvem der virkelig er den ideelle pasform til jobbet.

Nogle virksomheder kan anmode om et mere bedste og endelige tilbud fra deres top-leverandører, efter at de har startet denne forhandlingsproces for at sikre, at de ikke kun den rigtige person eller virksomhed til jobbet, men til den rigtige pris også.selvom dette kan lyde som et ekstra skridt, er det et, der kan spare dig for penge, tid og hovedpine ned ad vejen.

men dette fører os også til et stort spørgsmål: er alt dette virkelig nødvendigt?,

kan du ikke bare bruge tid på at gennemgå to eller tre leverandører alene?

som du vil se næste, er denne rute bestemt ikke i din bedste interesse.

hvorfor udstede en anmodning om forslag?

lad os kort sammenligne disse to scenarier:

• Option #1: Brug tid på at finde den perfekte leverandør på egen hånd.2: Brug en RFP til at få potentielle leverandører til at komme til dig.

Vælg den første rute, og du vil sandsynligvis bruge dine kolleger, venner og netværksgrupper til at hjælpe med at anmode om mulige henvisninger til jobbet.,

eller du kan udføre en Google-søgning for at tjekke de bedste leverandører i dit område.

når du har gennemgået websiteebstedet for en mulig kandidat til jobbet, laver du den perfekte besked for at nå ud og lære, om de endda kan hjælpe.

derefter skal du forklare detaljerne i dit projekt, og du kan eller ikke bede dem om at indsende et forslag, før du beslutter dig for at vælge dem til dit projekt.

det er ikke en kompliceret proces, men nævnte vi, at du skal gentage det for hver lovende henvisning eller leverandør, du støder på?

Forestil dig, hvor lang tid det vil tage!,hvad nu hvis disse potentielle entreprenører allerede kendte dine projektoplysninger, og de kom tilbage med deres bedste handlingsplan og et formelt bud på, at du skal gennemgå?

så i stedet for at skulle forklare dine behov hver gang, vil du blot skitsere det en gang og sende det ud til masserne.

og for at spare dig endnu mere tid, ville det være op til potentielle entreprenører — ikke dig — at nå ud.RFP-ruten giver dig også et smugkig ind i hver leverandørs virkelige handlingsplan, ikke den, de taler dig ind i over telefonen eller personligt.,da potentielle kandidater skal indsende et formelt bud, skal de bruge tid på at skitsere løsningen og virkelig arbejde gennem det aktuelle problem.

og hvis de ikke gør det, har du en nem måde at udslette leverandører og skære igennem stakken af muligheder ret hurtigt.

men for at komme til dette punkt kan du ikke begå denne næste fejl.

her er hvad man ikke skal gøre med en RFP

Hvis du vil finde den rigtige leverandør, skal du have din RFP til at være specifik.

kun at stille “ja” eller “nej” spørgsmål vil ikke få dig overalt.,derfor skal du oprette specifikke spørgsmål, der kræver tankevækkende svar.

Prøv at bruge sætninger, der ligner disse:

• Kan du dele et eksempel på, hvordan du har løst dette problem eller en lignende for et andet selskab? Stødte du på uforudsete vejspærringer? Hvad ville du gøre det samme eller anderledes denne gang?

• med din foreslåede redesign, hvor lang tid ville det tage en ikke-teknisk kyndig person at udfylde den nye registreringsformular? Hvor meget tid vurderer du, at dette kan spare?

med disse tips i tankerne er du klar til at udarbejde din første RFP.,

Hvordan til at Skrive en RFP

Her er den grundlæggende struktur i et RFP, og hvad der skal medtages i dit:

Projektet Oversigt

Før du går ind i detaljerne af din virksomhed, skal du give en kort introduktion til selve projektet, så leverandører ved højre væk, hvis det er noget værd at byde på.

din virksomheds baggrund

dette bør ikke være en lang historie for din virksomhed. Det skal snarere give entreprenører en bedre ID.om, hvad din virksomhed gør, og hvem du tjener som målmarked.,

målene for dit projekt

klart identificere, hvad du håber at opnå med dette projekt, og hvad du ser som en “winin”, så alle er på samme side.

projektomfang

detaljerne i projektet er vigtige i en RFP. På samme måde ønsker du ikke at bruge vage spørgsmål, et vagt projektomfang hjælper dig heller ikke med at finde den rigtige leverandør.

brug tid på virkelig at specificere dit projektomfang, så der er ingen overraskelser senere.,

Målleverbar tidsplan

selvom dine frister ikke er super stramme, skal du stadig have en målleverbar tidsplan i tankerne. Dette skal inkluderes i din RFP, så potentielle leverandører kan måle korrekt, hvis de har ressourcer og båndbredde til at fuldføre jobbet til tiden.

mulige vejspærringer

Skjul ikke dine eksisterende eller potentielle problemer under den legendariske tæppe, hvis du vil have dem til at forsvinde. En vellykket RFP er eksplicit klar over tekniske problemer eller mulige vejspærringer, såsom: Har du at gøre med brugerdefineret kodning eller en forældet platform?, Har dit team begrænsede ressourcer?

Ved at forklare disse foran, vil potentielle leverandører vide præcis, hvad de kommer ind på.

du vil også naturligvis udslette entreprenører, der ikke kan håndtere opgaven på grund af disse begrænsninger.

men du vil også forbinde med virksomheder, der ved, hvordan man arbejder omkring disse fælles problemer med dygtighed og finesse.

husk, det er langt bedre at finde ud af det nu, end efter at du har accepteret tilbuddet og startet arbejdet.

budgetmæssige begrænsninger

det er også vigtigt at være upfront med dit budget også., Jo mere du kan fjerne overraskelser, jo bedre for alle involverede parter.

Hvad Du Leder Efter Potentielle Leverandører

en Anden måde at reducere eller eliminere overraskelser er at forklare præcis, hvad du leder efter i potentielle entreprenører.

alt hvad du skal gøre er at skitsere, hvad der betyder mest for dit projekt (dvs.tid, løsning, budget osv.) og vis, hvordan du vil evaluere deres forslag baseret på det.

Vi viser dig, hvordan dette gøres snart, men før vi gør det, er der endnu en ting at tilføje her: et RFP-følgebrev.,

ligesom et følgebrev til et CV skaber et RFP følgebrev et professionelt billede til dit brand og sætter tonen for potentielle leverandører. Det signalerer, at de bør tage forslaget og projektet alvorligt.

den gode nyhed er, at der er en række værktøjer til at gøre det lettere og mindre stressende at oprette RFP ‘ er, end du forestiller dig.

Forslagssoft .areværktøjer til at hjælpe dig med at administrere RFP ‘ er

i denne artikel skitserede vi 10 værktøjer til at hjælpe dig med at administrere og oprette professionelt udseende forslag på kortere tid.,

For dagens formål, og de følgende fem redskaber er gode steder at komme i gang med:

RFPIO

RFPIO Løser problemet med at reagere på rfp ‘ er, fra projektledelse til at samarbejde, til at integrere med andre programmer. Deres løsning inkluderer rapportering af dashboards, auto-responsfunktioner og automatiseret generering af proaktive forslag fra din CRM. RFPIO inkluderer også et intelligent svarbibliotek, der forvandler tidligere RFP-svar til on-demand-intelligens, der giver indtægtshold med virksomhedsindhold lige ved hånden, uanset hvor arbejdet er.,

og hvad er bedre? RFPIO har en integration med HubSpot, der automatisk synkroniserer din RFP med din portal, hvilket gør det nemt at dele information med dit team.

PandaDoc

Hvis du vil oprette tilpassede RFP ‘ er med dit eget branding, skal du overveje at bruge forslagssoft .aren PandaDoc.

Her kan du konfigurere din første RFP inden for få minutter og endda samarbejde med teammedlemmer ved hjælp af realtidsopdateringer i selve dokumentet.,

Nusii

i lighed med andre forslag software på markedet, Nusii bruger en drag and drop editor, der gør bygningen rfp ‘ er en leg — især for begyndere.

takket være det rene, moderne, enkle design er det også meget nemt at finde ud af.

en af de mest nyttige funktioner i Nusii bruger den til at omarbejde eksisterende RFP ‘ er for at spare tid. Bare kopier indholdet fra en RFP, du kan lide, og rediger oplysninger, så de passer til din nye anmodning.

Loopio

hvordan planlægger du at organisere alle svarene på dine RFP ‘ er?,en fremtrædende funktion med Loopio er dets RFP-responsbibliotek, som giver dig øjeblikkelig adgang til alle dine svar fra tidligere RFP ‘ er. Dette sparer besværet med at grave rundt for at finde det, du har brug for i en overfyldt indbakke.

deres magiske funktion vil endda hjælpe dig med automatisk at udfylde et svar, hvis det ser ud som et, du allerede har gjort.

Plus, kan du styre hele din RFP proces — herunder sende automatiserede svar — og samarbejde med dit team på Int sted med deres intuitive dashboard.,

og hvis forslagsværktøjer er ude af budgettet lige nu, eller hvis du gerne vil prøve din hånd på at oprette din egen først, skal du bruge denne skabelon som udgangspunkt.

RFP360

RFP360 strømliner din tilgang til RFP response management. Deres intuitive viden management ,floworkflo.og samarbejde funktioner gør det nemt at oprette, gennemgå, opdatere og godkende overbevisende svar i et enkelt bibliotek., Forslag automatisering og svar intelligens (AI) kapaciteter fremskynde din evne til at besvare spørgsmål, tyder det bedst mulige svar og automatisk udfylde dem i løs vægt.

Du kan også importere rfp ‘ er i forskellige formater og generere poleret endelige forslag, og integreret extensions gør det muligt for alle på tværs af din organisation til at bruge indhold fra din viden bibliotek i Microsoft Office-filer, online spørgeskemaer og formularer — uden at forlade disse programmer.,

Gratis og Redigeres RFP Skabelon

Download en gratis, redigerbare RFP-skabelon.for at bruge denne skabelon skal du blot do .nloade den her eller udfylde formularen nedenfor. Du kan fjerne sektioner eller oplysninger, der ikke vedrører dit projekt og tilføje hvad du ellers har brug for til dine RFP ‘ er.