Ein Lockbox-Service bei einer Bank gewährt Ihnen Zugriff auf eine oder mehrere Lockboxen, bei denen es sich um Postfächer handelt, die die Bank an verschiedenen Orten im ganzen Land einrichten kann, damit Ihr Unternehmen Schecks oder Rechnungszahlungen von Kunden erhält.
Lockbox-Systeme helfen Unternehmen Zahlungen effizienter zu gestalten., Anstatt eingehende Zahlungen selbst abzuwickeln (und darauf zu warten, dass sich diese Zahlungen per Post bewegen), gehen Zahlungen an eine Lockbox, und die Bank kann diese Zahlungen sammeln, Informationen über die Transaktion für Ihre Aufzeichnungszwecke erfassen und sogar das Geld auf Ihr Geschäftskonto legen. Wenn Sie herausfinden, welche Bank Lockbox-Systeme Sie anbieten, können Sie feststellen, ob es sich um eine sinnvolle Ergänzung Ihres Debitorensystems handelt.,
Mehrere Arten von Bank-Lockboxen
Sie haben die Wahl zwischen drei Arten von Lockbox-Diensten:
- Einzelhandel: Diese Bank-Lockbox-Option wird von Organisationen verwendet, die ein großes Volumen relativ kleiner Zahlungen erhalten. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das Kunden im ganzen Land hat (z. B. eine Telefongesellschaft), in mehreren Bereichen Lockboxen einrichten, um zu verhindern, dass Zahlungen mehrere Tage in der Post verbringen. Diese Zahlungen werden häufig abgebildet und die Daten werden mit einem computerlesbaren Zahlungscoupon erfasst., In vielen Fällen landen“ Online “ – Rechnungszahlungen von Ihrem Verbraucherbankkonto in diesen Schließfächern.
- Großhandel: Wird für größere, weniger häufige Zahlungen verwendet, z. B. Zahlungen zwischen Geschäftspartnern (z. B. Lieferanten). Da diese Zahlungen groß sein können, könnte es sich lohnen, das Geld schneller auf der Bank zu haben. Diese Forderungen sind jedoch in der Regel nicht so einfach wie ein Scheck mit einem standardisierten Zahlungscoupon; Es erfordert mehr Arbeit und Know-how, um Daten durch spezialisierte Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) und Seitenscan-Technologie zu verarbeiten.,
- Sonstiges: Dies ist eine benutzerdefinierte Bank Lockbox-Lösung, die Sie für jeden Zweck bei bestimmten Banken eingerichtet haben können. Wenn Forderungen außerhalb der oben beschriebenen per Post eingehen müssen, kann die Bank oft eine kreative, maßgeschneiderte Lösung entwerfen.
Schnelle Zahlung
Wenn Kunden oder Partner normalerweise Ihr Geschäftsgeld senden, müssen Sie diese Gelder einzahlen., Das bedeutet, warten, bis die Zahlung eintrifft, jemanden mit dem Scheck an die Bank senden (oder einen Mitarbeiter die Zahlung in eine elektronische Zahlung umwandeln lassen) und darauf warten, dass das Geld auf Ihrem Konto gelöscht wird.
Wenn Sie über ein hohes Forderungsvolumen verfügen, sind für die Abwicklung dieser Zahlungen erhebliche Ressourcen erforderlich. Darüber hinaus bedeutet das Warten auf Papierschecks, die sich durch das Postsystem bewegen und ihren Weg durch das Land finden, dass Sie mindestens ein bis drei Tage warten müssen, bevor Sie bezahlt werden.
Mit einem Bank-Lockbox-System werden Sie schneller bezahlt., Sie können POSTFACH in ausgewählten geografischen Gebieten einrichten lassen, die die E-Mail-Zeit von Kunden minimieren und die Gesamtverarbeitungszeit für Sammlungen häufig von einigen Stunden auf einige Tage verkürzen.
Mehrere Lieferungen pro Tag
Mit Ihrem lokalen Postdienst erhalten Sie möglicherweise nur eine Lieferung pro Tag. Dies führt zu einer zusätzlichen „Float“ – Zeit, die sich darauf bezieht, wie lange Schecks im Postsystem ausgegeben werden. Besonders wenn die Dollarbeträge groß sind, kann es kostspielig sein, nur einen zusätzlichen Werktag zu warten.,
Je nach dem von Ihnen gewählten Lockbox-System können E-Mails mehrmals in Postzentren mit hohem Volumen zugestellt werden, wodurch Sie auch schneller sammeln können.
Outsourcing von Forderungen
Ohne Lockbox muss einer oder mehrere Ihrer eigenen Mitarbeiter E-Mails öffnen und Transaktionsinformationen erfassen, die sie von umsatzgenerierenden Aktivitäten entfernen können.
Im Gegensatz dazu öffnet ein Mitarbeiter Ihres Bank-Lockbox-Dienstes E-Mails, gibt alle Informationen aus Zahlungen ein und stellt manchmal zusätzliche Dienste bereit., Das Versprechen von Anbietern ist, dass Sie Ihre Ressourcen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig die Zahlungsabwicklung übernehmen können.
Da Sie keine Mitarbeiter an diesen Standorten haben—die Bank tut-bereit sein, eine monatliche Gebühr für die Mailbox und eine Transaktionsgebühr pro Zahlung für jemanden zu zahlen, der diese Zahlungen für Sie verarbeitet.
Zusätzliche Tools
Einige Lockbox-Systeme bieten zusätzliche Funktionen, die die Dinge reibungslos in Bewegung halten., Beispielsweise kann Ihre Bank Kontonummern von Kundenkontrollen erfassen, damit sie erkennen kann, wie eine Zahlung gutgeschrieben wird, wenn Ihr Kunde vergisst, einen Zahlungscoupon einzufügen (oder der Kunde seine Kontonummer nicht angibt). Bei seltsamen Gegenständen oder Fehlern richtet die Bank möglicherweise ein Online-Portal ein, in dem Sie diese Probleme anzeigen und beheben können.
Elektronische Optionen
Viele Banken konvertieren Scheckzahlungen für Sie in elektronische Zahlungen (wenn dies zulässig ist)., Andere bieten elektronische Schließfächer an, bei denen Scheckzahlungen aggregiert und dann als ACH-Einzahlung direkt auf das Geschäftsbankkonto gesendet werden. Mit dieser Option kann Ihr Unternehmen zwei bis drei Tage schneller bezahlt werden als mit Papierschecks.
Neue Alternativen zu Lockboxen, die Banken anbieten, kommen von Fintech-Startups wie LiquidX, Tiplalti und C2FO. Dies sind nur einige Unternehmen, die daran arbeiten, Probleme im Zusammenhang mit Float-Zeit, Zeitverzögerung, Papierlast und Fehlern bei B2B-Zahlungen zu lösen.,