An einem schrecklichen Tag wachen Sie auf und stellen fest, dass ein Mitarbeiter, dem Sie vertraut haben, von Ihrem Unternehmen unterschlagen wurde. Es ist eines der verheerendsten Dinge, die einem Kleinunternehmer passieren.
Beispiele für Unterschlagung gibt es zuhauf und es gibt keinen Mangel an Möglichkeiten, wie Mitarbeiter stehlen.
Das Ziel dieses Artikels ist es, Ihnen zu helfen, die Warnzeichen zu erkennen. Wenn Sie wie ein Veruntreuer denken können, wissen Sie, wonach Sie suchen müssen, um Ihr Unternehmen zu schützen.
Und schützen Sie es müssen! Die Folgen der Unterschlagung können für ein kleines Unternehmen katastrophal sein., Laut der Hiscox-Unterschlagungsstudie beträgt der mittlere Betrag eines Mitarbeiterdiebstahls satte 294,000 US-Dollar.
Die folgende Liste von Veruntreuungsbeispielen basiert auf meinem Fachwissen. Zu Beginn meiner Karriere war ich Inhouse-Anwalt bei einer Regionalbank. Wir untersuchten Hunderte von Veruntreuungsfällen mit Kunden der Bank, oft kleine Unternehmen. Später war ich Vizepräsident für Personalwesen in einem Unternehmen, in dem ich mich auch mit anderen Arten von Diebstahl und Betrug am Arbeitsplatz befasste. Also habe ich alles gesehen.
Was ist Unterschlagung?,
Bevor wir uns Beispiele für Unterschlagung ansehen, wollen wir zuerst verstehen, was Unterschlagung bedeutet.
Unterschlagung ist, wenn ein Mitarbeiter oder jemand anderes in einer vertrauenswürdigen Position von Ihrem Unternehmen stiehlt. Sie verwenden das Geld oder andere Vermögenswerte für ihren eigenen Gebrauch.
Unterschlagung impliziert oft ein White Collar Verbrechen, wo Mittel von Bankkonten genommen werden, oder vielleicht, wo Scheckfälschung oder Lohnbetrug beteiligt ist. Aber es ist nicht auf diese Umstände beschränkt.
Unterschlagung ist ein Verbrechen — die Person wird normalerweise wegen Diebstahls nach staatlichem Recht angeklagt., Unter bestimmten Umständen kann es sich auch um eine Bundeskriminalität handeln. Strafen können Gefängnisstrafe und Geldstrafen beinhalten. Der Veruntreuer wird in der Regel vom Gericht angewiesen, dem Unternehmen eine Rückerstattung zu zahlen. Unternehmen werden jedoch selten vollständig zurückgezahlt.
Beispiele für Unterschlagung
Hier sind die 25 besten Beispiele für Unterschlagung und Diebstähle am Arbeitsplatz, auf die Sie achten sollten:
Schmiedeschecks
Der Mitarbeiter schreibt Firmenschecks oder leistet elektronische Zahlungen an sich selbst. Der Angestellte kocht dann die Bücher, um den Diebstahl zu verbergen.,
Dieses klassische Veruntreuungsbeispiel wird erleichtert, wenn ein Unternehmen einen Signaturstempel der Unterschrift einer Führungskraft verwendet. Ein Signaturstempel ist buchstäblich so, als würde man Mitarbeitern einen Blankoscheck überreichen, weil sie Schecks ohne Ihr Wissen „signieren“ können.
Prävention: Separate Verantwortlichkeiten: ein Mitarbeiter zum Verarbeiten von Prüfungen und ein anderer zum Abgleichen von Transaktionen und Genehmigen der Dokumentation., Wenn Sie nicht genug Personal für separate Funktionen haben, stimmen Sie Kontoauszüge selbst ab. Erfordern, Bestellungen oder Rechnungen für jede Zahlung. Und hören Sie auf, einen Signaturstempel zu verwenden-oder halten Sie ihn unter Verschluss.
Einlösen von Kundenschecks
Der Mitarbeiter billigt und speichert Kundenschecks, die an das Unternehmen zu zahlen sind, und behält dann das Geld bei.
Heute, da mehr Zahlungen elektronisch werden, ist das wesentliche Verbrechen dasselbe. Der Arbeitnehmer kann ein Bankkonto mit einem fiktiven Namen einrichten, der dem des Arbeitgebers ähnelt, in das elektronische Zahlungen umgeleitet werden sollen., Kleine Banken und Kreditgenossenschaften können nachlässig sein, wenn sie zulassen, dass Konten vom Mitarbeiter unter Verwendung gefälschter „Doing Business as“ – Namen eingerichtet werden.
Prävention: Trennen Sie die Funktionen so, dass eine Person für die Abwicklung von Zahlungen und eine andere für die Abstimmung von Buchhaltungseinträgen verantwortlich ist. Implementieren Sie Kontrollen, um Kundenzahlungen bei jedem Schritt zu verfolgen, um diese Art von Veruntreuung zu vermeiden.
Fälschung von Lieferantenzahlungen
Als nächstes auf unserer Liste der Unterschlagungsbeispiele steht, wenn ein Mitarbeiter Firmengelder stiehlt, diese jedoch als Zahlungen an Lieferanten zu verbergen versucht., Treulose Mitarbeiter können gefälschte Lieferantenrechnungen erstellen und Buchhaltungssystemeinträge ändern, um ihre Spuren zu verbergen.
Prävention: Überprüfen Sie regelmäßig detaillierte Ausgabenberichte (nicht nur zusammenfassende Berichte), die nach Anbieter, Betrag und Zweck aufgeschlüsselt sind. Wenn Sie mit Ihren Nummern vertraut bleiben, ist es einfacher zu erkennen, wann ein Zahlungs-oder Buchhaltungseintrag verdächtig aussieht. Wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, trennen Sie die Funktionen, die Mitarbeiter ausführen.,
Kunden überbilden
Der Mitarbeiter überbildet Kunden, behält das zusätzliche Geld und deckt es mit falschen Buchhaltungseinträgen ab.
Manchmal ist dies ein groß angelegter Betrug, bei dem jeder Kunde oder jede Transaktion jahrelang von einer kleinen „Gebühr“ in Rechnung gestellt wird. In anderen Fällen wird derselbe Betrag zweimal doppelt abgerechnet oder es werden Gebühren für Artikel erhoben, die der Kunde nicht gekauft hat.
Sie könnten versucht sein, dies als Diebstahl von Kunden zu betrachten, aber es ist wirklich eine Art Unterschlagung., Ihr Unternehmen trägt die Verantwortung für Überbuchungen und muss den Kunden Gutes tun.
Prävention: Führen Sie eine regelmäßige Prüfung der Kundenabrechnungen durch. Achten Sie genau auf Kundenbeschwerden über Rechnungsfehler und erfordern gründliche Erklärungen von Mitarbeitern, wie sie aufgetreten sind. Beschwerden können ein Warnzeichen für ein größeres Problem sein.
Diebstahl von Kundenkartendaten
Ein Mitarbeiter, der telefonische Bestellungen entgegennimmt, kann später die Kreditkartendaten des Kunden verwenden, um persönliche Einkäufe online zu berechnen., Oder ein Tankstellenmanager kann ein Skimmergerät verwenden, um Kartendaten von Terminals an den Pumpen abzuschöpfen.
Eine nerdige Version ist, wenn ein Mitarbeiter Kreditkartendaten von IT-Systemen des Unternehmens herunterlädt. Dann verkauft er oder sie es im dunklen Web.
Prävention: Beschränken Sie den Zugriff auf Kundendaten nur auf diejenigen, die sie benötigen. Setzen Sie eine Technologie ein, die Kreditkartennummern redigiert oder nur die letzten Ziffern ausdruckt, um die Müllabfuhr oder die unbeabsichtigte Freigabe zu begrenzen. Ändern Sie die Berechtigungen, wenn jemand mit IT-Zugriff das Unternehmen verlässt., Wenn Sie Kartenterminals verwenden, installieren Sie die Anti-Skimming — Technologie-einige Gemeinden benötigen sie jetzt.
Auffüllen eines Spesenkontos
Auffüllen Beispiele reichen vom gelegentlichen Versuch, ein teures Mittagessen mit einer“ kreativen “ Beschreibung zu rechtfertigen, bis hin zur Ausarbeitung von Unterschlagungsschemata.
Große Unternehmen nehmen Sie ernst – sollten Sie nicht? Ein Hewlett Packard CEO wurde 2010 angesichts der Vorwürfe, er habe sein Spesenkonto aufgefüllt, um eine außereheliche Affäre zu verbergen, verdrängt. HP sah das Problem als Vertrauensfrage.,
Prävention: Haben Sie eine schriftliche Politik detailliert, was ist — und ist nicht — erstattungsfähig. Gehen Sie die Richtlinie in Personalversammlungen durch. Wenn Mitarbeiter viele Geschäftsreisen unternehmen, sollten Sie eine Kostenverwaltungs-App wie Zoho Expense oder Expensify verwenden, um Genehmigungen zu kontrollieren und gescannte Belege an einem Ort anzuzeigen.
Double Dipping
Als nächstes auf unserer Liste der Veruntreuungsbeispiele gibt es einen einzigen legitimen Geschäftsaufwand, aber der Mitarbeiter erhält zwei Erstattungen. Sie bezahlt zuerst einen Aufwand mit der Firmenkreditkarte., Später reicht sie einen Barerstattungsantrag für die gleichen Kosten ein.
Prävention: Bestehen Sie darauf, die zugrunde liegenden Einnahmen für alle Ausgaben zu sehen (überprüfen Sie nicht nur die Kreditkartenabrechnung). Verwenden Sie eine Kostenverwaltungssoftware, wenn Ihren Mitarbeitern viele erstattungsfähige Kosten entstehen.
Verwendung einer Firmenkreditkarte für den persönlichen Gebrauch
Der Mitarbeiter bezahlt die persönlichen Ausgaben mit einer Firmenkreditkarte. Die gute Nachricht ist, oft sind diese Diebstähle sporadisch und die Mengen sind gering.,
Was ist jedoch, wenn derselbe Mitarbeiter auch das Buchhaltungssystem verwaltet und erkennt, dass niemand außer ihr aufpasst? Die Verwendung einer Firmenkreditkarte für den persönlichen Gebrauch kann in Kombination mit gefälschten Buchhaltungsunterlagen zu massiven Veruntreuungsbeispielen werden.
Prävention: Immer zwei Personen in den Prozess involviert: eine zur Genehmigung von Ausgaben und eine zur Abwicklung der Buchhaltung. Erfordern Dokumentation des Ausgabenzwecks.
Leerstellen von Transaktionen an der Kasse
Ein Mitarbeiter an der Kasse Leerstellen Transaktionen und Taschen das Bargeld., Dies ist eine gängige Methode, um Geld von einem kleinen Einzelhandelsunternehmen abzuschöpfen.
Prävention: Neuere Point-of-Sale-Systeme verfügen über Sicherheitsprotokolle, um diese Art von Diebstahl zu verhindern. Sie ermöglichen beispielsweise Abfertigungsstufen, sodass Sie die Genehmigung des Managers benötigen können, um einen Verkauf zu stornieren. Mitarbeiter-ID-Nummern verfolgen, wie oft ein bestimmter Mitarbeiter Transaktionen löscht, sodass Sie Wiederholungstäter erkennen können.
Geldeinlagen abschöpfen
Vor dem Ablegen des Geldeinzahlungsbeutels bei der Bank am Abend steckt der Mitarbeiter einen Teil des Geldes ein. Der Betrag kann klein genug sein, um nicht verpasst zu werden-vielleicht $ 100., Aber Woche für Woche summiert es sich zu Tausenden von Dollar.
Prävention: Zählen Sie persönlich das Tagesgeld, füllen Sie den Einzahlungsschein aus und geben Sie den Betrag selbst in die Buchhaltungsunterlagen ein, bevor Sie die Tasche abgeben. Oder trennen Sie die Funktionen, damit zwei Personen beteiligt sind. Andere Strategien können helfen, z. B. Überwachungskameras in dem Bereich, in dem Bargeld gezählt wird, sowie die Verwendung verschlossener Einzahlungsbeutel. Weitere Tipps zur Bargeldabwicklung finden Sie hier.,
Plündern der kleinen Kasse oder des Safes
Dieser Diebstahl kann so einfach sein wie der Mitarbeiter, der $200 aus dem Safe oder der kleinen Kasse nimmt.
Prävention: Sperren Sie große Summen ein und bewahren Sie den Schlüssel selbst auf, um den Zugriff und die Versuchung der Mitarbeiter zu minimieren. Oder verwenden Sie Überwachungskameras. Lesen Sie: 20 Best Practices für den Umgang mit Bargeld.
Taschenfräsen Bargeld Aus Benefizveranstaltungen
Skimming Spendenaktion Geld is all too common in non-Profit-Organisationen. Diese Art von Betrug tritt jedoch auch in Unternehmen auf, die einen karitativen Zweck verfolgen., Wenn eine Person von Anfang bis Ende die vollständige Kontrolle über das Geld hat, kann sich die Versuchung zum Stehlen als zu groß erweisen.
Prävention: Lassen Sie immer mindestens zwei Personen am Workflow des Sammelns, Aufzeichnens, Hinterlegens und Überweisens von Spenden teilnehmen. Gib der Versuchung keine Chance.
Stehlen von Büromaterial
Es ist schockierend, wie viele Mitarbeiter das Gefühl haben, dass es in Ordnung ist, große Mengen an Büromaterial mit nach Hause zu nehmen. Der Diebstahl von Vorräten beinhaltet normalerweise Verbrauchsgegenstände wie Briefmarken, Post-It-Notizen oder Kaffeebedarf.,
Die Eigentümer eines Unternehmens, das während der Weltwirtschaftskrise gegründet wurde, hatten eine Lösung. Sie waren so sparsam, dass die Mitarbeiter ihre Bleistifte am Ende eines jeden Tages abgeben mussten! Sie müssen nicht so fest die Zügel zu halten. Aber vernünftige Kontrollen sind eine bewährte Methode.
Prävention: Setzen die meisten ihrer lieferungen unter schloss und schlüssel und füllen eine offene versorgung bereich sparsam, zu halten schrumpfung kleine. Eine Überwachungskamera kann helfen. Besprechen Sie die Verwendung von Vorräten in einer Unternehmenssitzung, um den Ton anzugeben und Unternehmenswerte zu vermitteln.,
Geräte oder Rohstoffe stehlen
In Bau-und Fertigungsbetrieben kann ein Mitarbeiter Firmeneigentum in einem Müllcontainer oder Lagerbereich verstecken und nach Stunden abrufen.
Gerätediebstahl tritt auch in Büros auf. Denken Sie an Laptops oder kleine Dokumentenscanner, die in einen Rucksack oder eine Handtasche gesteckt werden können.
Prävention: Wertvolle Gegenstände nach Möglichkeit verriegeln oder verschrauben. Kennzeichnen Sie wichtige Geräte mit einer Nummer und teilen Sie den Mitarbeitern mit, dass Sie regelmäßige Audits planen, um sicherzustellen, dass die Artikel noch vor Ort sind., Verwenden Sie Überwachungskameras und elektronische Zugangssysteme.
Produkte stehlen
Der Mitarbeiter stiehlt Unternehmensprodukte. Beispiele sind Schmuck oder Parfüm aus einem High-End-Einzelhandel. Typische Opfer sind kleine Einzelhändler, denen Schrumpfkontrollen fehlen. Es ist atemberaubend, wie viele Besitzer einfach Inventar in einen Lagerraum ohne Tracking-System stopfen.
Eine andere Variante ist, wenn ein Kellner keine Freunde für Speisen oder Getränke in einem Restaurant berechnet.
Prävention: Verwenden Sie Sicherheitskameras. Implementieren Sie ein Bestandsmanagementsystem und überprüfen Sie regelmäßig den Lagerbestand., Es gibt sogar POS-Technologie, die ungültige Transaktionen und Rabatte verfolgt, und warnt den Eigentümer oder Manager.
Einbruch in Firmengelände
Denken Sie klassisch Inside Job-mit oder ohne Komplizen. Der Mitarbeiter lässt eine Tür entriegelt oder benutzt einen Schlüssel, um nach Stunden einzusteigen. Ihre Firma wird abgezockt.
Prävention: Sicherheitskameras installieren. Implementieren Sie ein elektronisches Sicherheitssystem, um den Zugang nach den Stunden zu sichern und aufzuzeichnen, wer kommt und geht.,
Zurückgegebene Waren stehlen
Dieser Diebstahl kann in einem Einzelhandels-oder E-Commerce-Umfeld oder in jedem Unternehmen auftreten, das alte Geräte vertauscht. Der Mitarbeiter nimmt einfach zurückgegebene Artikel mit nach Hause oder verkauft sie auf Craigslist oder eBay weiter.
Ein Mangel an Kontrollen erleichtert diesen Diebstahl. In einigen kleinen Unternehmen können die Renditen willkürlich in einer Ecke gestapelt werden. Ist es ein Wunder, dass Sie verschwinden?
Prävention: Implementierung von Steuerungssystemen für die Verwaltung von Renditen und anderen Immobilien.,
die Behaupten, ein Laptop Verloren
Der Mitarbeiter gibt einen laptop oder mobilen Gerät, um ein Mitglied der Familie und teilt dem Arbeitgeber war es verloren. Das Unternehmen ersetzt dann den Artikel.
Prävention: Verwenden Sie eine Geräteverwaltungssoftware, mit der das Unternehmen verlorene Geräte deaktivieren und ihren Standort verfolgen kann.
Einrichten gefälschter Mitarbeiter
Der unterschlagene Mitarbeiter richtet gefälschte Mitarbeiter ein, kassiert den Lohn und kocht die Bücher, um die Transaktion zu verbergen. Dies geschieht in Unternehmen mit abwesenden Eigentümern oder übervertrauten Eigentümern, die nicht aufpassen.,
Prävention: Implementierung von Systemen zur Vereinbarkeit von Personal und Personalaufwand. Überprüfen Sie regelmäßig einen detaillierten Personalbericht, in dem die Ausgaben nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt sind. Denken Sie daran, detaillierte Berichte sind Ihr Freund. Veruntreuung ist viel schwieriger zu erkennen, wenn Sie nur zusammenfassende Berichte oder ein hochrangiges P&L.
Fälschung von Überstunden
Dies kann Systeme umfassen, bei denen Mitarbeiter füreinander ein-und ausgehen. Oder es kann sein, dass ein Lohnbuchhalter falsche Einträge für vermeintliche Überstunden erstellt, die er selbst bezahlt.
Prävention: Verwenden Sie elektronische Zeiterfassungssysteme., Beobachten Sie Überstunden zahlen genau für ungewöhnliche Erhöhungen. Vergleichen Sie detaillierte Berichte, um genau zu identifizieren, welche Mitarbeiter Überstunden bekommen und wann – Sie können verdächtige Muster erkennen.
Versäumnis, Lohnsteuergeld zu überweisen
Der Arbeitnehmer veruntreut Geld, das für Lohnsteuerüberweisungen oder andere Steuergelder des Arbeitgebers vorgesehen ist. Schließlich wird die Steuerbehörde hart auf den Geschäftsinhaber kommen, weil er das Steuergeld nicht eingeschickt hat, und kann ein Pfandrecht gegen das Unternehmen einreichen oder Eigentum beschlagnahmen. Sie müssen also nicht nur Verluste durch Unterschlagung erleiden, sondern auch die IRS auf Ihrem Schwanz haben — ein Doppelschlag!,
Dieses Unterschlagungsbeispiel wird von unehrlichen Buchhaltern, Finanzmitarbeitern, Lohnbuchhaltern und sogar kleinen externen Gehaltsabrechnungsdiensten begangen.
Prävention: Auslagern zu einem großen seriösen Lohnservice wie Paychex oder ADP. Es ist ein langer Weg, um einen Albtraum der Veruntreuung zu verhindern. Oder erfordern eine regelmäßige Prüfung durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
Sammeln von Rückschlägen von Anbietern
In diesem Schema erhält der Mitarbeiter Rückschläge von Anbietern und Sie sind sich dessen nicht bewusst. Kickbacks können Bargeld sein., Sie können auch die Form zusätzlicher Produkte und Dienstleistungen annehmen, die im Nebengeschäft oder zu Hause eines Mitarbeiters verwendet werden. Ein Warnzeichen ist eine ungewöhnlich enge Beziehung zwischen einem Verkäufer und einem Mitarbeiter.
Prävention: Beteiligen Sie sich an der Auswahl der Anbieter selbst. Dies minimiert Absprachen zwischen Anbietern und treulosen Mitarbeitern.
Verkauf von Geschäftsgeheimnissen; Unternehmensspionage
Der Mitarbeiter verkauft vertrauliche Informationen an einen Wettbewerber. Oder der Mitarbeiter nimmt vertrauliche Dokumente und Geschäftsgeheimnisse beim Jobwechsel mit.
Das sehen Sie in Hightech-Startups., Zum Beispiel wurde ein ehemaliger Google-Manager wegen Diebstahls von 14,000-Dateien für selbstfahrende Autotechnologie angeklagt und zu einem später von Uber erworbenen Startup gebracht.
Prävention: Haben starke Mitarbeitervereinbarungen. Gemeinsam genutzte Cloud-Speichersysteme helfen Ihnen bei der Verwaltung und Verfolgung, wer Zugriff auf was hat.
Diebstahl von Geschäftsidentitäten
Ein Mitarbeiter sichert eine Kredit-oder Darlehenslinie in Ihrem Firmennamen und verwendet das Geld für persönliche Einkäufe. Der Veruntreuer verwendet dann Firmengelder, um die Zahlungen zu leisten., Typische Unterschlager sind Finanzmitarbeiter oder Buchhalter mit Zugang zu Buchhaltungsunterlagen und legitimen Konten, die zur Deckung ihrer Spuren verwendet werden.
Ein ähnlicher Diebstahl ist, wenn ein Partner oder Familienmitglied in einem Familienunternehmen nicht autorisierte Kredite im Firmennamen aufnimmt.
Prävention: Durchführung interner Kontrollen für Checks and Balances. Benötigen Sie detaillierte Berichte, um zu sehen, wohin das Geld fließt. Plötzliche Cashflow-Probleme oder eine negative Änderung des Kredit-Scores Ihres Unternehmens können Anzeichen für Unterschlagung sein., Achten Sie besonders auf Dienste wie PayPal und andere, als vorab genehmigte Kredite oder Vorschüsse für Ihr Konto zuzulassen.
Gründung eines Unternehmens Mit Unternehmensressourcen
In dieser Situation gründen Mitarbeiter ihr eigenes Unternehmen pünktlich. Im schlimmsten Fall nutzen Mitarbeiter Unternehmensressourcen wie Software-Code in ihrem neuen Softwareprodukt oder stehlen Rohstoffe.
Machen Sie keinen Fehler: Das ist Diebstahl. Dennoch prahlen einige wahnhafte Seelen in den sozialen Medien damit, was sie tun!
Dennoch kann der Arbeitgeber das letzte Lachen bekommen. Warum?, Denn im Allgemeinen besitzt ein Arbeitgeber alle Arbeitsprodukte, die zu Firmenzeiten erstellt wurden.
Prävention: Setzen Sie die Erwartungen mit den Mitarbeitern richtig — und machen Sie Ihre Politik klar, was auch immer ist. Einige Arbeitgeber ermutigen Nebenunternehmen, aber andere haben eine No-Moonlighting-Politik. Selbst wenn Sie Nebenunternehmen zulassen, machen Sie deutlich, dass Aktivitäten während der Arbeitszeit nicht durchgeführt werden sollten und Unternehmensressourcen möglicherweise nicht verwendet werden.
Letzte Gedanken zur Veruntreuung
Es ist wichtig, ein engagierter Unternehmer zu sein. Achten Sie darauf, stellen Sie Fragen und überprüfen Sie detaillierte Berichte., Setzen Sie Technologie ein, um Zugriffs-und Genehmigungsstufen zu steuern und frühzeitig vor ungewöhnlichen Ereignissen zu warnen. Implementieren Sie vor allem Checks and Balances in Ihren Prozessen, um sicherzustellen, dass kein einziger Mitarbeiter die vollständige Kontrolle hat. Schritte wie diese helfen, den Lebensunterhalt aller im Geschäft zu schützen.